Was ist anteilige SaaS-Abrechnung?

Anteilige SaaS-Abrechnung ist eine Methode, bei der Kunden nur für den genauen Anteil des Abonnementzeitraums bezahlen, den sie nutzen. Dies ist besonders relevant, wenn ein Kunde seinen Plan mitten im Abrechnungszyklus abonniert, kündigt, upgradet oder downgradet.

Diese Vorgehensweise ist wichtig, da sie Fairness und Transparenz in Ihrer Abrechnung gewährleistet, was das Vertrauen und die Loyalität der Kunden stärkt. Indem Unternehmen die Flexibilität bieten, jederzeit Änderungen vorzunehmen, ohne zu viel berechnet zu bekommen, können sie die Kundenabwanderung reduzieren und einen erheblichen Wettbewerbsvorteil erzielen.

Die Berechnung basiert auf einem einfachen, zweistufigen Prinzip, das für die meisten Kundenszenarien relevant ist, einschliesslich Flatrate- und nutzungsbasierten Geschäftsmodellen:

1. Ermitteln Sie zunächst den Tagessatz, indem Sie die Gesamtkosten des Abonnements (z. B. die monatliche Gebühr) durch die genaue Anzahl der Tage im jeweiligen Abrechnungsplan dividieren.
2. Bestimmen Sie dann die Gebühr, indem Sie den Tagessatz mit der genauen Anzahl der Tage multiplizieren, an denen der Service vom Kunden zu diesem spezifischen Betrag genutzt wurde.
   
   Im Folgenden wird erläutert, wie diese Methode für die folgenden gängigen Abrechnungsvorgänge relevant ist:
   

• Upgrades & Downgrades: Wenn ein Kunde seinen Plan mitten im Zyklus ändert, basieren die Kosten auf den Tagen, die er im alten Plan verbracht hat, und es wird eine weitere Berechnung für die verbleibende Anzahl von Tagen im neuen Plan durchgeführt. Die endgültige Belastung oder Gutschrift ist die Summe dieser beiden Beträge.
• Kündigungen: Dasselbe Prinzip wird verwendet, um eine Rückerstattung oder die endgültige Gebühr zu bestimmen. Wenn beispielsweise ein Kunde mit einem **$60/Monat-Plan**  am 15. Tag eines 30-Tage-Monats kündigt, beträgt der Tagessatz **$2**  ($60 / 30 Tage). Die endgültige Gebühr wäre **$30**  (15 Tage × $2).
• Nutzungsbasierte Abrechnung: SaaS-Anteilsberechnung gilt auch hier, setzt aber eine genaue Nutzungsnachverfolgung voraus. Die Kosten werden proportional basierend auf den Ressourcen berechnet, die während der spezifischen Zeiträume innerhalb des Abrechnungszyklus des Abonnements verwendet werden, um sicherzustellen, dass die endgültige Rechnung die Kosten mit dem Wert in Einklang bringt.

Obwohl insgesamt vorteilhaft, sollten Sie einige Hürden beachten, bevor Sie sich entscheiden, die Anteilsberechnung in Ihre Plattform zu integrieren:

• Abrechnungskomplexität: Ein leistungsstarkes Abrechnungssystem ist unerlässlich. Sich auf manuelle Berechnungen oder einfache Tabellenkalkulationen zu verlassen, ist nicht praktikabel und führt wahrscheinlich zu kostspieligen Fehlern.
• Kundenverwirrung: Wenn die Berechnungen nicht leicht verständlich und klar auf den Rechnungen dargestellt sind, führt dies zu Verwirrung und schädigt das Vertrauen, das Sie aufbauen möchten.
• Umsatzprognose: Kurzfristige Umsatzprognosen können aufgrund der monatlichen Schwankungen kleiner, variabler Rechnungsbeträge zu größeren Herausforderungen führen.

Die Implementierung von anteiliger Abrechnung geht über die reine Mathematik hinaus, da sie Ihre Tools und Prozesse nutzt.

• Abrechnungssoftware: Die zuverlässigste Methode zur Implementierung der anteiligen Abrechnung ist die Partnerschaft mit einer modernen Abonnement-Management-Plattform. Dienstleistungen wie PayPro Global verfügen über automatisierte Prorations-Engines, die im Service enthalten sind und alle komplizierten Berechnungen für Upgrades, Downgrades und Stornierungen verwalten. Die manuelle Berechnung ist nicht skalierbar und fehleranfällig und wird weder genau noch sofort durchgeführt.
• Interne Prozesse: Stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team aufeinander abgestimmt ist. Dies erfordert, dass Ihre Kundendienst- und Finanzmitarbeiter in der spezifischen Prorationsrichtlinie Ihres Unternehmens geschult werden, damit sie Kundenfragen sicher beantworten und die Finanzaufzeichnungen korrekt verwalten können.

Nicht immer. Obwohl die Proration in der Regel als fair angesehen wird, müssen Sie dennoch eine strategische Denkweise in Bezug auf Ihre Richtlinie einnehmen, also seien Sie transparent über Ihre Regeln in Ihren Nutzungsbedingungen.

• Anteilige Berechnung von Upgrades: Es ist in der Regel eine gute Praxis, Upgrades anteilig zu berechnen. Dies ermutigt Kunden, sofort zu einem höheren Tarif zu wechseln, wo sie sofortigen Zugriff erhalten, ohne für zwei Tarife gleichzeitig bezahlen zu müssen.
  
• Handhabung von Downgrades oder Kündigungen: Dies ist eine Frage der Wahl. Und einige Unternehmen entscheiden sich dagegen, Downgrades oder Kündigungenanteilig zu berechnen. Stattdessen tritt die Änderung am Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums in Kraft. Dies kann helfen, zu verhindern Abwanderung und vereinfachen die Rechnungsstellung, aber seien Sie gewarnt, es kann von Kunden als weniger flexibel empfunden werden.

Die anteilige Berechnung wirkt sich darauf aus, wie Sie Ihre finanzielle Gesundheit verfolgen, insbesondere Ihre Monthly Recurring Revenue (MRR).

• MRR-Schwankungen: Anteilige Gebühren verursachen eine kleine, einmalige Anpassung Ihres MRR. Wenn ein Kunde beispielsweise ein Upgrade durchführt, erhöht die anteilige Gebühr Ihren MRR für diesen Monat, wird aber nicht auf die wiederkehrenden Einnahmen des nächsten Monats übertragen. Ihr Finanzanalyse-Tool muss zwischen tatsächlich wiederkehrenden Einnahmen und diesen einmaligen Anpassungen unterscheiden.
• Umsatzerkennung: Aus buchhalterischer Sicht müssen anteilige Gebühren und Gutschriften in dem Zeitraum korrekt berechnet werden, in dem sie verdient wurden. Dies erhält Ihre finanzielle Integrität in den Abschlüssen und spiegelt die Leistung des Unternehmens genau wider, eine wichtige Voraussetzung für Finanzprüfungen oder Investitionsrunden.

Klarheit auf Ihrer Rechnung ist der beste Weg, um Kundensupport-Tickets und Abrechnungsstreitigkeiten zu vermeiden. Vermeiden Sie es, eine einzelne, verwirrende Zahl anzuzeigen. Gliedern Sie die Gebühren stattdessen mit klaren Einzelposten auf.

Eine Best-Practice-Rechnung sollte die Gutschrift für nicht genutzte Zeit im alten Tarif und die neue Berechnung für die Zeit im neuen Tarif explizit ausweisen.