SaaS-Zahlungen

Was ist eine SaaS-Bestellung?

Q: Was ist ein SaaS-Bestellschein?

Ein SaaS-Bestellschein (PO) ist ein offizielles Dokument, das ein SaaS-Unternehmen an einen Softwareanbieter sendet, um den Zugriff auf ein Produkt oder eine Dienstleistung im Rahmen eines Abonnements zu autorisieren. Ein Bestellschein bestätigt verschiedene produktbezogene Details, wie Abonnementbedingungen, Preise und Rechnungsinformationen. Er ist ein wichtiges Dokument in Bezug auf Finanzkontrolle, Verantwortlichkeit und Transparenz.

Q: Warum ist ein SaaS-Bestellauftrag wichtig?

Ein SaaS-Bestellauftrag ist im Kontext eines Abonnements relevant, da dies wiederkehrende Transaktionen, Vertragsbedingungen und Compliance-Verpflichtungen beinhaltet. SaaS-Unternehmen nutzen diese Art von Dokument zur Dokumentation, internen Budgetverwaltung und für Audit-Prozesse. Ohne einen Bestellauftrag (PO) können Teams unterschiedliche Dienstleistungen mit finanzieller Genehmigung vereinbaren, was zu Budgetverwirrung führen kann.

Q: Welche Informationen sind in einem SaaS-Bestellauftrag enthalten?

Die gängigen Bestandteile von SaaS-Bestellungen sind: Firmenname und Rechnungsadresse, Name und Kontaktdaten des Anbieters, Beschreibung des SaaS-Produkts, Anzahl der Lizenzen oder Nutzer, Abonnementlaufzeit (monatlich, jährlich, mehrjährig), Preis pro Lizenz oder Gesamtwert des Vertrags, Zahlungsbedingungen (Netto 30, Vorauszahlung, etc.), Bestellnummer zur Nachverfolgung.

Q: Wie können Unternehmen das SaaS-Bestellmanagement verbessern?

Die Verbesserung des SaaS-Bestellprozesses erfordert Standardisierung. Einige wichtige Schritte Ihres Optimierungsprozesses sind: Implementierung einer Beschaffungssoftware zur Automatisierung der Bestellerstellung, Überwachung der Verlängerungsdaten, um unerwartete Kosten zu vermeiden, Zentralisierung der SaaS-Verträge in einem Dashboard, Abstimmung der IT- und Finanzteams hinsichtlich der Genehmigungsschwellenwerte und vierteljährliche Überwachung der SaaS-Ausgaben.

Autor: Ioana Grigorescu, Content Managerin

Geprüft von: George Ploaie, Chief Operating Officer (COO)

Was ist ein SaaS-Bestellschein?

Ein SaaS-Bestellauftrag (PO) ist ein offizielles Dokument, das ein SaaS-Unternehmen an einen Softwareanbieter sendet, um den Zugang zu einem Produkt oder einer Dienstleistung im Rahmen eines Abonnements zu genehmigen.

Ein Bestellauftrag bestätigt verschiedene produktbezogene Details, wie zum Beispiel Abonnementbedingungen, Preise und Abrechnungsinformationen.

Es ist ein wichtiges Dokument im Hinblick auf Finanzkontrolle, Rechenschaftspflicht und Transparenz.

Warum ist ein SaaS-Bestellauftrag wichtig?

Eine SaaS-Bestellung ist im Kontext eines Abonnements relevant, da dies wiederkehrende Transaktionen, Vertragsbedingungen und Compliance-Verpflichtungen beinhaltet. SaaS-Unternehmen verwenden diese Art von Dokument zur Dokumentation, für das interne Budgetmanagement und für Auditprozesse.

Ohne eine Bestellung können Teams unterschiedliche Dienstleistungen mit finanzieller Genehmigung vereinbaren, was zu Budgetverwirrung führen kann.

Welche Informationen sind in einem SaaS-Bestellauftrag enthalten?

Die häufigsten Bestandteile von SaaS-Bestellungen sind:

Firmenname und Rechnungsadresse
Name des Anbieters und Kontaktdaten
Beschreibung des SaaS-Produkts
Anzahl der Lizenzen oder Benutzer
Abonnementlaufzeit (monatlich, jährlich, mehrjährig)
Preis pro Lizenz oder Gesamtwert des Vertrags
Zahlungsbedingungen (Netto 30, Vorauszahlung usw.)
Bestellnummer zur Nachverfolgung

Pro-Tipp:

Wenn Ihr Abonnement eine automatische Verlängerung beinhaltet, vergessen Sie nicht, das Verlängerungsdatum und die Kündigungsbedingungen in Ihr Bestelldokument aufzunehmen.

Wie unterscheidet sich eine SaaS-Bestellung von einer Rechnung?

Eine SaaS-Bestellung und eine Rechnung sind zwei verschiedene Dokumente. Der Hauptunterschied zwischen den beiden ist der Zweck.

Eine SaaS-Bestellung bestätigt und autorisiert eine Zahlung.
Eine SaaS-Rechnung fordert zur Zahlung auf.

Bestellung	Rechnung
Vom Kunden erstellt Genehmigt die Zahlung Vor der Transaktion gesendet	Vom Anbieter erstellt Fordert zur Zahlung auf Bezieht sich auf die Bestellnummer

Wann benötigen Unternehmen eine SaaS-Bestellung?

SaaS-Unternehmen benötigen in bestimmten Situationen eine Bestellung:

Der Vertragswert überschreitet einen bestimmten Schwellenwert
Das Abonnement ist jährlich oder mehrjährig
Das Unternehmen ist in regulierten Branchen tätig
Beschaffungsrichtlinien schreiben eine vorherige Genehmigung vor

Im Allgemeinen ist ein Bestellauftrag ein Dokument, das von größeren Konzernen oder Unternehmen verwendet wird. Start-ups und kleinere Unternehmen benötigen in der Regel keinen Bestellauftrag.

Wie können Unternehmen das SaaS-Bestellmanagement verbessern?

Die Verbesserung des SaaS-Bestellablaufs erfordert Standardisierung. Einige wichtige Schritte Ihres Optimierungsprozesses sind:

Implementieren Sie eine Beschaffungssoftware, um die Erstellung von Bestellaufträgen zu automatisieren.
Überwachen Sie Verlängerungstermine, um unerwartete Kosten zu vermeiden.
Zentralisieren Sie SaaS-Verträge in einem Dashboard.
Stimmen Sie IT- und Finanzteams bezüglich Genehmigungsschwellenwerte ab.
SaaS-Ausgaben quartalsweise überwachen

Beachten Sie:

Ohne Klarheit können SaaS-Unternehmen unerwartete Verlängerungen, Preiserhöhungen oder Compliance-Risiken.

Schlussfolgerung

Eine SaaS-Bestellung ist viel mehr als ein Dokument. Sie stellt ein Kontrollsystem dar, das Budgets einhält und nicht genehmigte Käufe vermeidet, die zu finanzieller Unübersichtlichkeit führen können. Wenn Unternehmen wachsen und expandieren, wird die Standardisierung des Bestellprozesses zu einem notwendigen Schritt.

Wichtigste Erkenntnisse

SaaS-Bestellungen (POs) autorisieren Software-Abonnements und gewährleisten so finanzielle Kontrolle, Rechenschaftspflicht und Transparenz.

POs unterscheiden sich von Rechnungen: POs genehmigen Zahlungen *vor* Transaktionen, während Rechnungen Zahlungen *anfordern*.

Verbessern Sie das PO-Management durch die Automatisierung der Erstellung, die Zentralisierung von Verträgen und die Abstimmung von IT und Finanzen für Budgetsicherheit.