Was ist SaaS Sales Tax Nexus?

Der SaaS Sales Tax Nexus tritt ein, wenn ein SaaS-Unternehmen eine ausreichende Verbindung zu einem Bundesstaat hat, wodurch Umsatzsteuerpflichten ausgelöst werden. Diese Verbindung oder der "Nexus" kann sich ergeben aus:

• Physische Präsenz: Arbeitsstätten, Mitarbeiter oder andere greifbare Betriebsabläufe.
• Wirtschaftlicher Nexus: Aufgrund des Wayfair-Falls von 2018, der die staatlich festgelegten Umsatz- oder Transaktionskriterien überschreitet, auch ohne physische Präsenz.

Die Einhaltung der SaaS-Stevorschriften wird durch die unterschiedlichen Steuerrichtlinien der verschiedenen Bundesstaaten beeinflusst. Um den Nexus zu bestimmen und die verschiedenen SaaS-Steuervorschriften zu verstehen, müssen Unternehmen die Umsätze in jedem Bundesstaat überwachen. Wichtige Punkte, die es zu beachten gilt, sind:

• bundesstaatspezifische Gesetze.
• wirtschaftliche Schwellenwerte im Auge behalten.
• Verwendung von Steuerautomatisierungstechnologien.

Der Begriff “sales tax nexus” beschreibt die Befugnis eines Staates, Umsatzsteuer von dort tätigen Unternehmen zu erheben. Zwei Dinge verursachen üblicherweise einen Nexus für SaaS-Unternehmen: physische Präsenz oder wirtschaftlicher Nexus. Wenn ein Unternehmen einen physischen Standort in einem Staat hat, wie z. B. ein Büro oder ein Lager, spricht man von physischer Präsenz.

Andererseits wird der wirtschaftliche Nexus durch den Umsatz eines Unternehmens in einem Staat bestimmt. Selbst wenn ein Unternehmen keinen physischen Standort hat, wird er aktiviert, wenn es eine bestimmte Umsatzschwelle oder Anzahl von Transaktionen erreicht. Beispielsweise wird ein SaaS-Unternehmen in Kalifornien wahrscheinlich als wirtschaftlich verbunden angesehen, wenn es mehr als 100.000 US-Dollar an Verkaufseinnahmen von Kunden dort erzielt.

Sales Tax Nexus wird häufig für materielle Produkte verwendet, aber da SaaS eine immaterielle Dienstleistung ist, stellt sie besondere Herausforderungen dar. Unterschiedliche staatliche Klassifizierungen der SaaS-Steuerbarkeit, wie beispielsweise in Texas und New York, führen zu Unsicherheit.

So kann SaaS beispielsweise in einigen Staaten als immaterielle Dienstleistung, in anderen jedoch als steuerpflichtige Dienstleistung betrachtet werden. SaaS-Unternehmen müssen sich über diese Unterschiede und die damit verbundenen Compliance-Anforderungen auf dem Laufenden halten.

Um schwerwiegende finanzielle Strafen zu vermeiden, ist die Einhaltung von SaaS Sales Tax Nexus unerlässlich. Zinsen, Strafen und Steuernachzahlungen sind einige Beispiele für diese Konsequenzen, die schnell zu erheblichen Kosten führen können.

Die Nichteinhaltung kann auch zu rechtlichen Problemen führen und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen. Es ist wichtig, die Umsatzsteuerbestimmungen in jedem Bundesstaat, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, zu befolgen und proaktive Schritte zur Reduzierung Ihrer Steuerpflichten zu unternehmen.

Hier sind die beteiligten Schritte:

• Ermitteln Sie wirtschaftliche Nexus-Punkte: Ermitteln Sie die Bundesstaaten, in denen Ihr Unternehmen eine wirtschaftliche oder physische Präsenz hat, die die Erhebung von Umsatzsteuern erforderlich macht. Dies kann beispielsweise die Beschäftigung von Arbeitnehmern oder Auftragnehmern im Bundesstaat, die Speicherung von Daten in einem lokalen Rechenzentrum oder die Überschreitung einer vom Bundesstaat festgelegten Umsatzschwelle umfassen.
• Umsatzsteuern erheben: Bestimmen Sie die entsprechenden Umsatzsteuersätze und erheben Sie diese von Ihren Kunden in den jeweiligen Bundesstaaten, nachdem Sie Ihre Nexus-Punkte ermittelt haben. In der Regel bedeutet dies, dass Sie Ihr Abrechnungssystem so ändern müssen, dass die entsprechenden Umsatzsteuersätze anhand des Standorts des Kunden automatisch ermittelt und angewendet werden. 
• Umsatzsteuern abführen: Reichen Sie regelmäßig Umsatzsteuererklärungen bei den zuständigen Steuerbehörden in jedem Bundesstaat ein, in dem Sie präsent sind, und überweisen Sie die erhobenen Steuern. Die spezifischen Anforderungen der einzelnen Gerichtsbarkeiten sollten konsultiert werden, da die Häufigkeit der Einreichung und Überweisung variieren kann. je nach Bundesstaat unterschiedlich sein.

Sie müssen beispielsweise Umsatzsteuer zum kalifornischen Umsatzsteuersatz (derzeit 7,25 %) erheben und abführen, wenn Ihr SaaS-Unternehmen 100.000 $ von kalifornischen Kunden einnimmt und die wirtschaftliche Nexus-Schwelle des Bundesstaates von 500.000 $ überschreitet. 

Es kann schwierig sein, die Einhaltung der SaaS-Umsatzsteuer zu gewährleisten Nexus-Bestimmungen, insbesondere für Unternehmen mit einer bedeutenden Online-Präsenz. Um eine ordnungsgemäße Steuererklärung zu gewährleisten und die besonderen Anforderungen zu erfüllen, ist es ratsam, sich professionelle Hilfe von Steuerberatern oder Compliance-Experten zu holen. Die Zusammenarbeit mit einer MOR-Lösung, wie PayPro Global, kann den Prozess vereinfachen.