Wie man Umsatzverluste in SaaS identifiziert und verhindert

Die Behebung von SaaS-Umsatzverlusten ist notwendig, damit ein Unternehmen alle Abonnementumsatz Einnahmen, die es verdient hat, einzieht. Ineffizienzen, Fehler und nicht eingezogene Zahlungen können Gewinnmargen und Finanzprognosen tiefgreifend beeinflussen, was die Bedeutung dieses Prozesses unterstreicht.

Dieser Leitfaden beschreibt einen strukturierten Prozess für Leser, um potenzielle Umsatzeinbußen durch die Erkennung, Messung und Implementierung von Kontrollen im Vertrieb digitaler Produkte zu verstehen und anzugehen.

Der erste Schritt erfordert zunächst die Festlegung einer Basislinie für die Höhe des verlorenen Umsatzes. Umsatzleckage im B2B SaaS tritt oft stillschweigend auf, daher ist die Messung entscheidend für das Bewusstsein.

Verwenden Sie eine Formel, um den Verlust über einen festen Zeitraum, wie einen Monat oder ein Quartal, zu quantifizieren.

Formel

Der erwartete Umsatz ist der Gesamtbetrag, der basierend auf aktiven Abonnements, Vertragsbedingungen und Nutzungsdaten hätte fakturiert und eingezogen werden sollen. Der tatsächlich vereinnahmte Umsatz ist das erhaltene Geld. SaaS-Umsatzverluste, liegen laut Branchenschätzungen typischerweise im Bereich von 3% bis 7% des gesamten Jahresumsatzes.

Bei der Betrachtung der Berechnungsstrategie sollten Sie dies angehen, indem Sie Ihre Daten abstimmen. Beginnen Sie damit, Ihre Prognose für den monatlich wiederkehrenden Umsatz (MRR) mit Ihren tatsächlich eingezogenen Zahlungen zu vergleichen. Wenn eine Lücke auftritt, isolieren Sie die Differenz in Kernbereiche: 

• Abrechnungsfehler (Verrechneter Umsatz, aber falscher Preis), 
• Nutzungslücken (Umsatz aus Nutzung, aber nicht in Rechnung gestellt), 
• Inkassoprobleme (Korrekt in Rechnung gestellter Umsatz, aber nicht eingezogen). 

Fragen Sie sich: Liefert mein Finanzberichtssystem Echtzeitdaten sowohl zu den in Rechnung gestellten Beträgen als auch zu den tatsächlich erhaltenen Zahlungen, aufgeschlüsselt nach Kundensegmenten?

Wenn die Antwort nein ist, ist die Integration von Finanz-, Abrechnungs- und CRM-Daten vor der Berechnung erforderlich.

Nach Feststellung der Verlustrate besteht der nächste Schritt darin, ein forensisches Audit über den gesamten Umsatzlebenszyklus hinweg durchzuführen, um die Grundursachen zu ermitteln.

Verfolgen Sie eine einzelne Kundenbestellung vom unterzeichneten Angebot (Quote) über die Auftragsbereitstellung, Abrechnung und den Zahlungseingang (Cash).

Dies ist bekannt als “sich an eine Bestellung 'heften'.“

Wichtige Leckagequellen zur Prüfung (Fokus auf digitale Güter):

Fehlerraten und Umsatzdifferenzen können in Verbindung mit manuellen Abrechnungsprozessen beobachtet werden. Automatisierung kann eine Methode sein, um potenzielle SaaS-Umsatzverluste zu bekämpfen.

Implementieren Sie eine integrierte, spezialisierte Abrechnungslösung um alle wiederkehrenden und nutzungsbasierten Gebühren automatisch zu verwalten.

Das System sollte Kundendaten und Nutzungsmetriken direkt überprüfen, um genaue Rechnungen zu erstellen. Automatisierte Abrechnung, Abonnementverwaltung und Zahlungsabwicklung, wie sie von Plattformen wie PayPro Global, helfen können, die Erfassung und Rechnungsstellung erwirtschafteten Einnahmen. Dieser Automatisierungsgrad beeinflusst den Abrechnungszyklus, was wiederum zu weniger Auslassungen und Verzögerungen führt, die sich auf nicht eingezogene Einnahmen auswirken.

Bei der Wahl des richtigen Tools, bewerten Sie Ihre Bedürfnisse basierend auf der Komplexität Ihres Preismodells. Für ein einfaches Festpreismodell, kann eine Integration zwischen CRM- und Buchhaltungssoftware ausreichen. Doch für Gestaffelte/Nutzungsbasierte/Hybridmodelle, ist eine spezielle Abonnementverwaltungsplattform erforderlich, um anteilige Abrechnungen, Abrechnungen von Überverbrauch und die Logik für automatische Verlängerungen zu handhaben. Die Fähigkeit, verschiedene Pläne zu verwalten, von einmaligen Lizenzkäufen bis hin zu komplexen jährlichen Abonnementumsatz Modellen, erfordert eine robuste Plattform.

Des Weiteren muss das System globale Verkäufe abwickeln und dabei verschiedene Währungen und Umrechnungen präzise verwalten, um Umsatzverluste durch Währungsschwankungen oder eine falsche Berechnung lokaler Steuern zu vermeiden.

Unklarheit bei Vertragsbedingungen und Rabatten birgt das Risiko von SaaS-Umsatzverlusten. Governance stellt sicher, dass Abrechnungsregeln standardisiert sind und nicht informell umgangen werden können, insbesondere bei der Kaufabwicklung und Angebotserstellung.

Schaffen Sie eine zentralisierte Plattform oder einen Prozess, um alle Vertragsbedingungen zu verwalten und Preisvariationen streng zu kontrollieren.

Dies erfordert die Einrichtung rollenbasierter Zugriffskontrollen, um unbefugte Änderungen an Preisen, Rabatten oder Abrechnungsregeln zu unterbinden. B2B-SaaS-Unternehmen können Contract-Intelligence-Tools für B2B-SaaS nutzen, um wichtige Abrechnungsbedingungen aus unterzeichneten Verträgen zu extrahieren und in automatisierte Abrechnungssysteme zu übertragen. Der Zweck davon ist es, abzustimmen den im System konfigurierten Preis mit dem Preis im Angebot oder an der Kasse, damit eine Unterfakturierung kein Problem darstellt.

Stellen Sie sich bei der Strategieentwicklung folgende Fragen: Kann ein Vertriebsmitarbeiter einen Rabatt gewähren, der nicht bereits im CRM vordefiniert und von der Finanzabteilung genehmigt wurde??

Wenn die Antwort ja, kann dies auf ein potenzielles Leck hinweisen.

Fehlgeschlagene Zahlungen, bekannt als unfreiwilliger Churn, unterbrechen den Dienst und beeinträchtigen Abonnement Umsatz Kennzahlen. Ein proaktiver Mahnprozess Bestehend behebt es potenzielle Probleme, welche Zahlungsmethoden auf fortschrittliche Weise unterstützen.

Implementieren Sie automatisierte Dunning und Wiederholungslogik, um fehlgeschlagene Zahlungen ohne manuellen Eingriff wiederherzustellen.

die Die Wichtigkeit der Bereitstellung alternativer unterstützter Zahlungsmethoden. ist klar: Das Anbieten lokaler, kartenloser Optionen senkt die Ablehnungsquoten in bestimmten Regionen. Einige Zahlungsmethoden sind vielleicht nicht die offensichtlichste Option, die man anbieten sollte, sind aber entscheidend für den globalen Vertrieb, einschließlich lokaler Banküberweisungen (wie SEPA oder ACH), lokaler Debitkarten, digitaler Geldbörsen (wie Alipay, WeChat Pay oder PayPal) und lokaler bargeldbasierter Methoden (wie Boleto in Brasilien).

Plattformen, Experten im globalen SaaS-E-Commerce, wie zum Beispiel PayPro Global, nutzen Mahnungsfunktionen, die Zahlungsablehnungen und Wiederholungsversuche verwalten. Die Automatisierung dieser Prozesse allein verbessert die Umsatzraten für ein SaaS Unternehmen.

Für eine verbesserte Zahlungswiederherstellung sollte Ihre Strategie Folgendes umfassen:

• Pre-Dunning (Senden einer Benachrichtigung 30 Tage vor Ablauf einer Kreditkarte), 
• Intelligente Wiederholungslogik (Wiederholungsversuche bei fehlgeschlagenen Zahlungen basierend auf Daten, da ein erneuter Versuch an einem Dienstagmorgen andere Ergebnisse zeigt als ein sofortiger Versuch),
• Lokalisierte Zahlungsoptionen (Angebot alternativer Zahlungsmethoden über Ihren Anbieter, um die Ausfallraten von Karten zu reduzieren).