Cómo redactar los Términos de Servicio para tu SaaS

Sea escrupuloso con el lenguaje legal y operativo al redactar sus Términos de Servicio (ToS). Aunque el proceso puede ser complicado, no hay necesidad de entrar en pánico. Desglosaremos los pasos para crear unos Términos de Servicio que establezcan claramente las expectativas tanto para su negocio SaaS como para las personas que lo utilizan. Entonces, consideremos las secciones críticas, las perspectivas y los consejos para ayudarte.

Crea una breve declaración de apertura que refleje la voz de tu marca y establezca el propósito de los Términos de Servicio: regular la relación entre tu empresa y los usuarios. Sé claro al definir los términos clave desde el principio (por ejemplo, "Servicio", "Usuario", "Contenido"). Utiliza una tabla que resuma las secciones importantes para facilitar el acceso.

Mantén un tono profesional y evita la jerga técnica o legal en todo momento. Tu introducción debe ser coherente con el mensaje de tu marca.

Pregúntate: ¿Cuál es la mejor manera de presentar mi producto SaaS para que sea informativo y atractivo? Piensa en algunas opciones, pruébalas con los usuarios y luego elige la que mejor funcione.

Asegúrate de que tus usuarios acepten tus Términos de Servicio. Considera un acuerdo de clic que requiera hacer clic en "Acepto", o un acuerdo de navegación que indique que el uso del servicio constituye la aceptación. Independientemente del método, asegúrate de que sea fácil de ver y comprender. Además, incluye la fecha de entrada en vigor de los TdS y la fecha de su última actualización, y proporciona un enlace a una versión imprimible. 

Cumple siempre con las leyes pertinentes (por ejemplo, GDPR, CCPA). Ten un mecanismo para que los usuarios retiren su consentimiento, y si tu SaaS está dirigido a menores, considera la posibilidad de establecer restricciones de edad.

Investiga las mejores prácticas de tu sector y consulta con un asesor legal para redactar una forma fácil de usar pero legal de obtener nuevo contenido del usuario.

Describa el proceso de registro de la cuenta, destacando los campos obligatorios y la responsabilidad del usuario con respecto a la seguridad de la cuenta (por ejemplo, contraseñas seguras, autenticación de dos factores). Resuma los procedimientos de verificación y recuperación de la cuenta y sea claro acerca de las restricciones sobre el uso compartido o la transferencia de la cuenta.

Con respecto a la recopilación y almacenamiento de datos del usuario, cumpla con las normas de protección de datos. Implemente medidas de seguridad para proteger las cuentas de usuario y defina las consecuencias del uso no autorizado de la cuenta.

Para garantizar la seguridad de las cuentas y proteger los datos de los usuarios, tenga en cuenta lo siguiente: ¿Qué información necesito de los usuarios y cómo puedo mantenerla segura? Equilibre la necesidad de datos del usuario con las preocupaciones de privacidad e implemente prácticas de seguridad estándar de la industria.

Explique todos los detalles relacionados con los precios y el pago, incluyendo: 

• Modelos de precios: Indique si su SaaS es gratuito, ofrece una prueba gratuita, tiene una tarifa única, un modelo basado en suscripción o un precio basado en el uso.
• Detalles de la suscripción: Explique los niveles de suscripción (por ejemplo, Básico, Premium), las funciones dentro de cada nivel y el precio de cada nivel.
• Ciclo de facturación: Muestre la frecuencia con la que se cobrará a los usuarios (mensual, anual, etc.) y cuándo se realizará la transacción (por ejemplo, en la misma fecha cada mes).
• Métodos de pago: Muestre los métodos de pago aceptados (tarjetas de crédito, PayPal, etc.).
• Impuestos: Aclare si los precios incluyen impuestos.
• Moneda: Especifique la moneda utilizada para la transacción.
• Reembolsos y cancelaciones: Divulgue su política de reembolso, detallando los criterios de elegibilidad, el proceso de reembolso y los plazos. Muestre a los usuarios cómo pueden cancelar sus suscripciones.
• Cambios de Precio: Reservamos el derecho de modificar los precios y detallaremos cómo se notificarán los cambios.

Para crear tus condiciones de pago, considera lo siguiente:

– ¿Qué modelo de precios es el mejor para mi producto y público objetivo?

– ¿Mis precios son transparentes y fáciles de entender?

– ¿Cómo puedo crear una política de reembolso justa??

Para desarrollar una estrategia bien alineada para tu negocio y tus usuarios, identifica los estándares de la industria y analiza los precios de la competencia.

Establece la propiedad de los derechos de propiedad intelectual al declarar que tu empresa es propietaria del código del software, el diseño, las marcas comerciales y todos los demás materiales propietarios relacionados con el negocio. Aborda la propiedad del contenido creado por los usuarios dentro de tu plataforma y detalla cómo se puede utilizar tu propiedad intelectual.

Para comprender las consideraciones sobre la propiedad intelectual:

• Consultar con un asesor legal: Busca asesoramiento profesional para asegurarte de que tus Términos de Servicio protegen tu propiedad intelectual.
• Contenido generado por el usuario: Detalla la propiedad del contenido creado por los usuarios y establece pautas para su uso.
• Licencias de Terceros: Si utiliza materiales de terceros (por ejemplo, fuentes, bibliotecas), asegúrese de tener las licencias y permisos necesarios.

Al abordar estos detalles, su propiedad intelectual estará protegida y al mismo tiempo permitirá a los usuarios aprovechar las capacidades de su plataforma.

Esta sección describe las circunstancias bajo las cuales cualquiera de las partes puede rescindir el acuerdo.

• Rescisión por parte del Usuario: Detalle cómo los usuarios pueden cancelar sus cuentas (por ejemplo, a través de la configuración de la cuenta, contactando al servicio de atención al cliente). Aclare cualquier período de notificación requerido para la cancelación.
• Rescisión por parte de la Empresa: Explique las razones que dan derecho a la rescisión de la cuenta de un usuario (por ejemplo, violación de los Términos de Servicio, falta de pago, inactividad de la cuenta). Aclare el plazo que proporcionará a los usuarios antes de la rescisión, si corresponde.
• Consecuencias de la Rescisión: Describa las consecuencias de la cancelación de una cuenta, como la eliminación de datos, la pérdida de acceso al Servicio y la elegibilidad para el reembolso (si corresponde).
• Supervivencia de las Cláusulas: Especificar qué cláusulas de los Términos de Servicio seguirán vigentes tras la rescisión (por ejemplo, confidencialidad, indemnización).

Para crear cláusulas de rescisión justas y amplias, ten en cuenta:

• Derechos del Usuario: Los usuarios deben tener una forma clara de cancelar sus cuentas si lo desean.
• Derechos de la Empresa: Protege tus intereses aclarando los motivos para cancelar las cuentas de usuario.
• Manejo de Datos: Aclarar cómo se cumple con las leyes de protección de datos cuando se cancelan las cuentas.

Esta sección trata sobre cómo protegerte si el servicio se interrumpe o presenta problemas. Deja claro que tu SaaS se proporciona "tal cual", por lo que no estás prometiendo que siempre funcionará a la perfección o que estará libre de errores. Además, rechaza cualquier garantía implícita de comerciabilidad o idoneidad para un fin determinado. Para renunciar a las garantías:

• sé muy claro acerca de lo que no eres responsable.
• consulta a un abogado para asegurarte de que todo sea legal.
• establece expectativas realistas para los usuarios.

Con una renuncia de garantías completa como esta, puedes protegerte de problemas legales y seguir siendo honesto con tus usuarios.

El objetivo de esta sección es limitar tu responsabilidad financiera en caso de que surjan disputas o daños por el uso de tu SaaS.

• Tipos de daños: Especifica los distintos daños que cubre la limitación. Por ejemplo, daños directos, indirectos, incidentales, consecuentes o punitivos.
• Límite monetario: Establece un importe máximo de responsabilidad, ya sea una cantidad específica en dólares o un múltiplo de las tarifas pagadas por el usuario.
• Excepciones: Determina las situaciones en las que la limitación de responsabilidad podría no ser aplicable (por ejemplo, negligencia grave, conducta indebida intencional).

Para limitar tu responsabilidad:

– Consulta con un abogado: Busca ayuda profesional para asegurarte de que tus limitaciones cumplen con las leyes aplicables y los estándares de la industria.

– Considera la posibilidad de contratar un seguro: Investiga las opciones de seguros de responsabilidad civil para mitigar cualquier riesgo potencial adicional.

– Equilibrio entre protección y justicia:, Asegúrate de que tus limitaciones sean razonables y no supongan una carga injusta para los usuarios.

Esta sección explica el proceso de resolución de cualquier disputa entre usted y sus usuarios.

• Método: Las opciones son arbitraje, mediación o litigio.
• Proceso: Describe el proceso de resolución, incluyendo cómo iniciar la disputa, los plazos y los costes asociados.
• Legislación aplicable: Detalle la jurisdicción cuyas leyes regirán el proceso de resolución de disputas.
• Jurisdicción: Determine dónde se llevarán a cabo los procedimientos legales.

Esta sección explica cualquier discrepancia causada por los Términos de Servicio y la jurisdicción legal que los regirá. Elija el estado o país cuyas leyes se aplicarán al acuerdo.

Para determinar la ley aplicable:

• Considere su ubicación: Es común elegir el estado donde se encuentra su sede.
• Tenga en cuenta su base de usuarios: Si tiene usuarios globales, elija una jurisdicción con leyes favorables a las empresas y los servicios en línea.

Considere disposiciones adicionales que podrían no encajar fácilmente en otras secciones de los Términos de servicio.

• Divisibilidad: En caso de que alguna disposición de los Términos de Servicio se considere inválida o inaplicable, las disposiciones restantes permanecerán en pleno vigor y efecto.
• Totalidad del Acuerdo: Aclarar que los Términos de Servicio constituyen el acuerdo completo entre usted y el usuario con respecto al Servicio y reemplazan cualquier acuerdo previo.
• Cesión: Ser explícito sobre si cada parte puede ceder los Términos de Servicio a otra sin el consentimiento de la otra parte.
• Notificaciones: Explicar cómo se llevará a cabo la comunicación con los usuarios (por ejemplo, por correo electrónico, notificaciones dentro de la aplicación) y cómo los usuarios pueden contactarlo.
• Fuerza Mayor: Incluir una cláusula de fuerza mayor para excusar el incumplimiento debido a eventos fuera de su control (por ejemplo, desastres naturales, acciones gubernamentales).
• Renuncia: Establezca que el hecho de no hacer cumplir cualquier disposición de los Términos de Servicio no constituye una renuncia a dicha disposición.