Cómo gestionar el impuesto sobre las ventas de SaaS (calcular, recaudar y remitir)

Debes ser diligente al reportar tus ingresos y mantenerte en cumplimiento con las regulaciones fiscales para evitar sanciones. Ya seas un desarrollador independiente o un emprendedor de SaaS, comprender la gestión de impuestos es tu responsabilidad. Repasemos los pasos para supervisar el proceso del impuesto sobre las ventas, ya sea que tengas una empresa de SaaS grande o pequeña.

La forma en que decidas administrar tus impuestos afectará tu tiempo y recursos financieros, la exposición al riesgo y el alcance global. Comienza por identificar factores clave como la complejidad de tu negocio, la ubicación de los clientes, la experiencia y el volumen de ventas frente a la dedicación de tiempo. 

• Internamente: Si estás leyendo esta guía, probablemente no tengas la experiencia fiscal que necesitas para gestionar los cálculos, la recaudación y la presentación por ti mismo:) Ten en cuenta que este es un proceso que consume mucho tiempo y que requiere un conocimiento profundo.
  
• Herramientas de cumplimiento fiscal: Para ahorrar tiempo y dinero, es posible que desees utilizar un software de cumplimiento fiscal para automatizar el proceso, pero ten en cuenta que es posible que no cubra todos los aspectos del cumplimiento. Además, ten en cuenta que con la mayoría de los PSP y las herramientas de cumplimiento, seguirás siendo responsable de declarar y remitir el impuesto sobre las ventas.
  
• Merchant of Record (MoR): Al considerar opciones adecuadas para empresas, pymes, desarrolladores independientes y emprendedores individuales, MoR es una opción común para las empresas SaaS. Debido a que el MoR actúa como un revendedor pero asume la responsabilidad de la gestión del impuesto sobre las ventas, esta es una opción para las empresas que desean centrarse en su producto, escalar su negocio y vender a un público más amplio.

Después de elegir su estrategia para la gestión de impuestos, deberá comprender sus responsabilidades específicas en materia de impuestos sobre las ventas. Investigue dónde tiene nexo y luego identifique las tasas impositivas aplicables en esos lugares.

• Nexo: Comprenda dónde tiene un nexo de impuestos sobre las ventas, que puede ser físico (donde opera su negocio) o económico (donde excede un cierto umbral de ventas). Las regulaciones varían según la ubicación, así que utilice los sitios web oficiales de las autoridades fiscales en los estados o países donde vende su producto SaaS para identificar sus necesidades. Es posible que desee consultar a un profesional de impuestos. 
• Tasas de impuestos: Investiga las tasas del impuesto sobre las ventas dentro de cada jurisdicción en la que tengas presencia empresarial. Estas también varían según el tipo de productos/servicios y la ubicación de tus compradores.
  
• Exenciones fiscales: Algunas regiones pueden tener tasas reducidas u ofrecer exenciones según tu tipo específico de producto digital. Investiga las excepciones cuidadosamente para asegurarte de que estás aplicando la tasa adecuada. 

Consulta este mapa interactivo que muestra detalles sobre porcentajes, umbreles, aplicabilidad y sanciones dentro de cada área. Lo hemos diseñado para ayudarte a ahorrar tiempo e identificar las diferentes leyes fiscales para tu negocio SaaS.

Para determinar en qué estados deberás cobrar el impuesto sobre las ventas y, por lo tanto, registrarte para obtener un permiso en cada uno de esos estados, deberás identificar tu presencia empresarial y las tasas impositivas aplicables. Ten en cuenta que es ilegal en la mayoría de los estados cobrar impuestos sin este permiso.

Para obtener el permiso de impuestos, es probable que debas mostrarle a la autoridad fiscal del estado lo siguiente

• Información comercial: Nombre legal completo y domicilio, FEIN (número de identificación de empleador federal) y datos de contacto.
• Información de ventas: Tipos de productos/servicios, volumen de ventas previsto y una estimación de las ventas anuales en su estado.
• Información bancaria: Información de la cuenta bancaria para remitir y recaudar impuestos sobre las ventas.

Una vez que se haya registrado, recibirá su número de identificación fiscal para impuestos sobre las ventas. Este se incluirá ahora en sus declaraciones e facturas de impuestos. Además, se le asignará una frecuencia de presentación que determinará la frecuencia con la que deberá declarar y remitir los impuestos sobre las ventas de su estado. En general, puede esperar que cuanto más venda, más frecuente será la frecuencia establecida.

Tras obtener los permisos y conocer los tipos impositivos aplicables, deberá establecer un proceso para recaudar impuestos a sus compradores. Implementa una herramienta de cálculo de impuestos sobre las ventas dentro de tu proceso de pago. Esto permite que se calcule automáticamente el impuesto correcto según la ubicación del comprador. Si tienes alguna obligación tributaria que varíe en función de los productos y servicios que vendes, asegúrate de que puedes personalizar las normas fiscales derivadas de las categorías de productos y las jurisdicciones específicas.

Deje claro en su página de pago y sitio web si el impuesto sobre las ventas está incluido en el precio mostrado o si se añadirá en el proceso de pago. Muestre también el desglose del impuesto sobre las ventas en sus facturas, incluyendo la tasa impositiva, el importe y la jurisdicción. Esto permitirá a los compradores conocer el coste total, así como su cumplimiento de las normativas fiscales.

Dado que ya has recaudado el impuesto sobre las ventas de tu comprador, ahora puedes declarar y pagar esos impuestos a las partes correspondientes. Para mantenerte en cumplimiento, es urgente que gestiones esto correctamente para evitar sorpresas desagradables.

→ Determina el calendario de presentación y la fecha límite para cada país donde se encuentran tus clientes y cada estado en el que tengas nexo. Debido a que cada uno tiene diferentes fechas de presentación, debes informar el monto del impuesto sobre las ventas que has recaudado de cada estado y país según corresponda. Esta información está disponible en los sitios web oficiales de las autoridades fiscales relevantes.

Importante: ¡No olvides configurar recordatorios y marcarlos en tu calendario!

→ Prepara y presenta las declaraciones de impuestos sobre las ventas: Recopila toda la información relevante necesaria, como el monto del impuesto recaudado, las deducciones elegibles y los datos de ventas. Puede que esto no parezca desalentador, pero puede complicarse si operas en múltiples jurisdicciones fiscales. Asegúrate de contabilizar el monto del impuesto recaudado en ciudades, estados, países y cualquier otra jurisdicción aplicable.

→ Por último, remite los impuestos sobre las ventas a los estados correspondientes¡Tenga en cuenta que cada uno puede tener un proceso de pago diferente, como en línea, cheque o transferencia bancaria.

Importante: Asegúrese de pagar antes de la fecha límite para evitar cargos o multas.

Para obtener más información sobre los errores comunes en los impuestos sobre las ventas en la industria del SaaS y cómo evitarlos, consulte este artículo detallado: Errores en los impuestos sobre las ventas en SaaS.