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Cómo segmentar clientes en SaaS: una guía paso a paso

Publicado: 1 de mayo de 2025

Segmentar clientes en SaaS significa agrupar usuarios según características o comportamientos compartidos. Este proceso ayuda a las empresas SaaS a comprender mejor su base de usuarios. Comprender los diferentes grupos de clientes informa el desarrollo de productos y permite una comunicación más personalizada, lo que puede respaldar la retención. Esta guía proporciona pasos prácticos para implementar la segmentación de clientes SaaS. Seguir estos pasos le ayudará a identificar distintos grupos de usuarios y a adaptar sus estrategias en consecuencia.

Paso 1

Define tu objetivo de segmentación

Articula objetivos específicos y medibles para tu iniciativa de segmentación de clientes SaaS. Los objetivos vagos como “comprender mejor a los clientes” son insuficientes. En su lugar, vincula tu segmentación de clientes SaaS directamente a los indicadores clave de rendimiento (KPI) centrales del negocio.

 

Metodología: 

 

Emplea marcos de trabajo como SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, con Tiempo definido) u OKRs (Objetivos y Resultados Clave) para estructurar tus metas. Hazte estas preguntas de autoevaluación:

 

  1. ¿Qué desafío empresarial específico (p. ej., alta tasa de abandono en los primeros 90 días, baja adopción de una función premium, asignación ineficiente de recursos) abordará este SaaS de segmentación de clientes?
  2. ¿Qué KPI principal (p. ej., reducir la tasa de abandono en un X%, aumentar la adopción de funciones en un Y%, mejorar el LTV en un Z%) busca influir este SaaS de segmentación de clientes?
  3. ¿Cómo mediremos con precisión los efectos de las acciones tomadas en función de estos segmentos? (p. ej., realizar un seguimiento de las curvas de retención de cohortes, supervisar las métricas de uso de funciones por segmento, calcular los cambios de LTV del segmento).
  4. ¿Están los datos necesarios disponibles o se pueden recopilar para crear y rastrear estos segmentos de manera efectiva?
Consejo

Revise y posiblemente refine sus objetivos de segmentación de clientes SaaS trimestralmente a medida que su negocio evoluciona y surgen nuevos problemas u oportunidades.

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PASO 2

Seleccionar y enfatizar las variables de segmentación

Evalúe las variables potenciales en función de sus objetivos definidos (Paso 1) y la disponibilidad de datos. La combinación de múltiples tipos de variables proporciona una visión más holística que depender de una sola dimensión.

 

(Sugerencia: Cree una tabla para organizar las posibles variables)

 

Categoría de variable

Ejemplos específicos

Fuente(s) de datos potencial(es)

Ejemplo de relevancia (Objetivo: Reducir la tasa de cancelación)

Firmográfica

Industria, tamaño de la empresa (empleados/ingresos), geografía

CRM, formulario de registro, herramientas de enriquecimiento de datos

Identificar si industrias/tamaños específicos tienen mayor tasa de cancelación

Conductual

Frecuencia de inicio de sesión, tasa de adopción de funciones principales, finalización de flujos de trabajo clave, duración de la sesión, uso de funciones específicas

Analítica de producto (ej., Mixpanel, Amplitude)

La baja frecuencia de inicio de sesión/uso de funciones son indicadores de cancelación

Basado en valor

MRR/ARR, LTV (ej., MRR promedio / tasa de cancelación), nivel de suscripción, historial de ventas adicionales/cruzadas

Sistema de facturación, CRM, análisis financiero

Centrar los esfuerzos de retención en segmentos con alto LTV

Basado en necesidades

Objetivos declarados (desde la incorporación), trabajo por hacer, temas de tickets de soporte

Encuestas, entrevistas, sistema de soporte

Abordar las necesidades insatisfechas que generan insatisfacción

Tecnográfico

Integraciones clave utilizadas (ej., Salesforce, Slack), conjunto tecnológico, plataforma (web/móvil)

Análisis de producto, encuestas, conexiones API

Asegurar el funcionamiento de las integraciones críticas, optimizar la experiencia de usuario (UX)

Psicográfico

Actitudes hacia la tecnología, aversión al riesgo, motivación (obtenida mediante encuestas/entrevistas)

Encuestas, entrevistas con clientes

Adaptar los mensajes para que se ajusten a los valores del usuario

 

 

Comience con hipótesis que estén vinculadas a su objetivo. Por ejemplo, «Hipótesis: Los usuarios que se sincronizan con Salesforce en un plazo de 7 días tienen menos probabilidades de abandonar». Luego, elija las variables necesarias para probar esto. Céntrese en los diferenciadores fuertes que sean medibles, accesibles y relevantes para su objetivo. Elija el modelo RFM (Recencia, Frecuencia, Monetario) como metodología específica de comportamiento y valor: puntúe a los clientes en función de: la recencia con la que interactuaron (R), la frecuencia (F) y su contribución monetaria (M). Esto le permitirá identificar segmentos como 'Campeones', 'Alto valor en riesgo' o 'Inactivos'.

Nota

Evite la “parálisis por análisis” evitando inicialmente demasiadas variables. Comience con 2-4 que estén estrechamente relacionadas con su objetivo e itere.

Consejo

Comience con las variables que ya están disponibles en sus sistemas existentes (CRM, facturación, análisis básicos de productos) antes de invertir en la recopilación de nuevos tipos de datos.

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PASO 3

Implementar mecanismos de recopilación de datos

Recopile datos sistemáticamente en todos los puntos de contacto con el cliente, garantizando la precisión, la coherencia y la integración.

 

  • Análisis de productos: Configurar herramientas (p. ej., Mixpanel, Amplitude, Heap, Userpilot) para rastrear eventos clave: inicios de sesión de usuarios, clics en botones específicos, activación de funciones, finalización de flujos de trabajo y errores encontrados. Asegurar que las convenciones de nomenclatura de eventos sean consistentes.
  • Encuestas/formularios en la aplicación: Utilizar herramientas (p. ej., Hotjar, Userpilot, integración con Typeform) para la recopilación de datos específicos. Implementar pantallas de bienvenida que pregunten por el rol o caso de uso (como lo hace Miro hipotéticamente) para una personalización inmediata. Desencadenar encuestas cortas y contextuales después de interacciones específicas (p. ej., "¿Qué tan fácil fue completar [X tarea]?").
  • Datos de CRM y ventas: Asegurar que su equipo complete sistemáticamente los campos de firmografía (industria, tamaño), fuente de leads e interacciones clave (p. ej., Salesforce, HubSpot).
  • Sistema de facturación: Integrar los datos de suscripción (nivel del plan, MRR/ARR, estado de facturación) con otros sistemas de pago (p. ej., PayPro Global).
  • Sistema de soporte: Etiqueta los tickets de soporte (ej., Zendesk, Intercom) con áreas de producto o tipos de problemas para cuantificar los puntos débiles por segmento.

 

Realiza una auditoría de datos. Mapea las variables seleccionadas (Paso 2) a las fuentes de datos existentes. Identifica las brechas y planifica los métodos de recopilación. Considera las plataformas de integración de datos o CDP (Customer Data Platforms) como Segment para consolidar los datos de diversas fuentes en un perfil de cliente unificado.

Nota

Garantizar el estricto cumplimiento de las normativas de privacidad de datos como el GDPR y la CCPA. Comunicar claramente el uso de datos y obtener los consentimientos necesarios. Mantener la higiene de datos mediante validaciones y limpiezas periódicas.

Consejo

Automatizar la recopilación de datos siempre que sea posible para garantizar la coherencia y reducir el esfuerzo manual. Utilizar APIs e integraciones para conectar diferentes herramientas.

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Paso 4

Analizar datos y refinar segmentos

Utilizar herramientas y técnicas analíticas para identificar patrones significativos y agrupar clientes en función de los datos recopilados y las variables elegidas. Análisis procesable:

 

  • Análisis básico: Comenzar con estadísticas descriptivas para segmentos potenciales (p. ej., MRR promedio, comportamientos comunes, uso de funciones) utilizando hojas de cálculo o herramientas de BI (p. ej., Tableau, Looker).
  • Análisis de cohortes: Agrupar usuarios por fecha de ingreso u otra característica compartida y realizar un seguimiento de su comportamiento (p. ej., tasa de retención, adopción de funciones) a lo largo del tiempo. Esto revela cómo evolucionan los diferentes grupos. Ejemplo: Un análisis de cohortes podría mostrar que los usuarios adquiridos a través de un canal de asociación específico tienen una tasa de retención de 6 meses un 25% más alta en comparación con los de anuncios pagos, lo que sugiere una fuente de mayor calidad o una mejor adaptación inicial.
  • Algoritmos de agrupamiento: Para conjuntos de datos complejos, utilice técnicas estadísticas (por ejemplo, agrupamiento de K-medias, disponible en algunas plataformas de análisis o a través de Python/R) para identificar agrupaciones naturales basadas en múltiples variables.
  • Validación de segmentos: Evaluar los segmentos potenciales: ¿Son distintos (comportamientos/características significativamente diferentes)? ¿Medibles (se pueden rastrear)? ¿Accesibles (se pueden dirigir con acciones)? ¿Sustanciales (lo suficientemente grandes como para justificar esfuerzos específicos)? ¿Accionables (se pueden adaptar estrategias para ellos)?

 

La segmentación de clientes SaaS es un proceso iterativo. Analice los resultados iniciales, identifique segmentos potenciales y luego valídelos en función de sus objetivos y los criterios anteriores. Refine las definiciones de variables o las agrupaciones según sea necesario. Pregúntese: “¿El Segmento A exhibe un comportamiento de abandono significativamente diferente al del Segmento B?”, “¿Pueden nuestras herramientas de marketing/producto dirigirse eficazmente al Segmento C en función de sus variables definitorias?”

Nota

No espere segmentos perfectos que no se superpongan de inmediato. Concéntrese primero en identificar los grupos más distintos e impactantes.

Consejo

Visualice los datos de los segmentos usando tablas y gráficos para hacer que los patrones sean más evidentes. Compare las métricas clave (LTV, tasa de cancelación, adopción de funciones) entre los diferentes segmentos.

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PASO 5

Desarrollar, implementar y medir estrategias personalizadas

Traduzca la información de los segmentos en acciones específicas y dirigidas a lo largo del ciclo de vida del cliente. Mida continuamente el impacto de estas acciones en comparación con sus objetivos iniciales.

 

Estrategias de segmentación de clientes SaaS:

 

  • Incorporación personalizada: Diseñar diferentes incorporación listas de verificación, tutoriales o mensajes de bienvenida según el segmento (por ejemplo, rol, caso de uso, tamaño de la empresa). Ejemplo: Guíe a los usuarios empresariales hacia la configuración de administración y las integraciones, mientras guía a los usuarios individuales hacia los flujos de trabajo de creación principales.
  • Comunicación dirigida: Envía correos electrónicos, mensajes en la aplicación o anuncios de funciones relevantes para los patrones de uso, las necesidades o la etapa del ciclo de vida específicos de un segmento. Ejemplo: notifica a los usuarios que utilizan mucho la Función A sobre una actualización avanzada de la Función A, asegurándote de que llegue a los usuarios que la han utilizado. HubSpot informó que los correos electrónicos segmentados y dirigidos generaron tasas de apertura y clics significativamente más altas en comparación con los envíos genéricos.
  • Soporte y éxito por niveles: Asigna recursos de Customer Success Manager (CSM) según el valor del segmento (por ejemplo, contacto directo para ARR alto, contacto tecnológico/automatizado para ARR bajo). Ofrece controles proactivos para segmentos de alto valor que muestren signos de riesgo (por ejemplo, disminución del uso).
  • Priorización de la hoja de ruta del producto: Utiliza los comentarios y los datos de uso de segmentos de alto valor o estratégicamente importantes para informar las prioridades de desarrollo de funciones.
  • Precios y paquetes: Analiza la disposición a pagar y el uso de funciones en todos los segmentos para potencialmente refinar niveles de precios o crear complementos dirigidos a las necesidades específicas de cada segmento.
  • Pruebas A/B: Pruebe diferentes mensajes, ofertas o intervenciones dentro de segmentos específicos para optimizar la efectividad. Ejemplo: Prueba A/B dos líneas de asunto de correo electrónico diferentes para una campaña de reactivación dirigida a un segmento de «Usuarios Inactivos».

 

Asigne estrategias a los segmentos. Para cada segmento clave identificado en el Paso 4, pregunte:

  1. ¿Cuál es el objetivo principal para este segmento específico (por ejemplo, aumentar la adopción, reducir la tasa de cancelación, impulsar las ventas adicionales)?
  2. ¿Qué acción(es) específica(s) (por ejemplo, campaña de correo electrónico dirigida, guía en la aplicación, alcance de CSM) logrará mejor este objetivo para este grupo?
  3. ¿Qué canal(es) (correo electrónico, en la aplicación, teléfono) son los más apropiados para llegar a este segmento?
  4. ¿Cómo mediremos el éxito de esta acción específica (por ejemplo, aumento de la tasa de adopción de funciones después de la campaña, reducción de la tasa de cancelación en el grupo objetivo)?

Priorice la implementación de estrategias para los segmentos con el mayor impacto en sus objetivos comerciales.

Nota

Garantiza una experiencia consistente. Si te diriges a un segmento con un mensaje específico dentro de la aplicación, asegúrate de que los equipos de soporte y ventas estén al tanto del contexto del segmento en caso de que interactúen.

Consejo

Comienza implementando una o dos estrategias de alto impacto para tus segmentos más críticos. Mide los resultados antes de implementar iniciativas más complejas y multisegmento.

Conclusión

En resumen, la segmentación metódica de clientes SaaS requiere definir objetivos claros, seleccionar variables apropiadas, establecer una sólida recopilación de datos, realizar análisis profundos e implementar acciones específicas y medibles. Este enfoque estructurado permite a las empresas SaaS ir más allá de las interacciones genéricas hacia experiencias personalizadas que impulsan la participación, la retención y el crecimiento. Recuerda que la segmentación efectiva es un proceso continuo e iterativo que se adapta a la evolución de tu base de clientes y objetivos comerciales.

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