¿Cómo registrar su negocio SaaS: LLC, C-Corp, S-Corp o propietario único?
Antes de empezar a diseñar tu logotipo o a programar tu trabajo, recuerda el importante trabajo preliminar que debes realizar. Establece tu negocio SaaS para evitar cualquier sanción.
Registrar tu empresa no es precisamente glamuroso, pero confía en nosotros, como fundador, es necesario para tu éxito a largo plazo. Hemos resumido todo lo que necesitas saber en un formato paso a paso. Con esta guía, aprenderás sobre:
- Qué estructuras legales están disponibles para tu negocio
- Cómo registrar tu negocio y obtener un EIN
- Cómo configurar tu negocio SaaS con el procesamiento de pagos y la gestión de impuestos sobre las ventas
Esta guía no sustituye el asesoramiento legal y financiero profesional, pero proporciona información valiosa y un punto de partida. Las leyes y regulaciones son complejas y dependen de muchas variables. Si tienes dudas, consulta con expertos para asegurarte de que tu negocio cumple con todas las normas y está protegido.
Recopila datos de tu base de clientes existente
En primer lugar, selecciona la estructura que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio. Elegir la estructura legal adecuada es una decisión importante que afecta a tus impuestos, responsabilidad y potencial de recaudación de fondos. Las opciones más comunes son:
- Propietario único: Para la opción más sencilla, elige que tu negocio sea legalmente uno solo. También es económico de establecer y te da control total. Sin embargo, tus bienes personales están en riesgo si el negocio enfrenta algún problema legal o financiero.
- Sociedad: Si tienes alguna sociedad, esto te permite compartir responsabilidades y recursos. Sin embargo, al igual que la propiedad unipersonal, conlleva una responsabilidad personal ilimitada para todos los socios si surgen desacuerdos.
- Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL): Esta es una opción admirada por las startups debido a su protección de responsabilidad limitada para sus propietarios. En este caso, tus bienes personales suelen estar protegidos de las deudas o responsabilidades del negocio. Los beneficios se gravan a nivel individual, lo que ofrece flexibilidad en la gestión y los impuestos.
- Corporación C: Esta opción es la preferida por las empresas que buscan un crecimiento significativo y que buscan inversión de capital riesgo. Tiene responsabilidad limitada y es más fácil recaudar fondos mediante la emisión de acciones. Sin embargo, la desventaja de la doble imposición está presente, por lo que los beneficios se gravan tanto a nivel corporativo como individual.
- Corporación S: Con la combinación de la responsabilidad limitada de una corporación y la tributación directa de una SRL, los beneficios se gravan a nivel individual. Desafortunadamente, las Corporaciones S tienen estrictos requisitos de elegibilidad, incluyendo límites en el número de accionistas y quién puede ser accionista.
Para ayudarte con tu decisión, veamos los pros y los contras de cada estructura:
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Tipo de Estructura |
Ventajas |
Desventajas |
Recomendado |
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Propietario único |
Fácil, menos costoso de configurar, da control |
Responsabilidad personal ilimitada con activos en riesgo, opciones de recaudación de fondos limitadas |
Pequeñas empresas con bajo riesgo y un único propietario |
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Sociedad |
Fácil de crear, responsabilidad y recursos compartidos |
Responsabilidad personal ilimitada para todos, mayor probabilidad de disputas |
Empresas con varios propietarios que comparten ganancias y pérdidas |
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Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL) |
Protección limitada, pero gestión flexible, impuestos de transferencia (las ganancias se gravan a nivel individual) |
Propiedad complicada, posibilidad de impuestos sobre el trabajo por cuenta propia |
Startups, pequeñas empresas que buscan protección de responsabilidad |
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Corporación C |
Responsabilidad limitada, mayor facilidad para recaudar capital, posibilidad de ofrecer opciones sobre acciones |
Doble imposición (las ganancias se gravan a nivel corporativo e individual), mayor carga administrativa |
Startups de alto crecimiento que buscan capital de riesgo |
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Corporación S |
Menor responsabilidad, tributación como sociedad colectiva, posibilidad de ofrecer opciones sobre acciones (limitado a 100 accionistas) |
Requisitos de elegibilidad conservadores (solo ciudadanos/residentes de EE. UU.), limitado a una clase de acciones |
Pequeñas empresas que cumplen con los criterios de la Corporación S y desean evitar la doble imposición |
Si no tiene claro qué estructura se adapta mejor a su negocio, pero necesita comenzar a vender rápidamente, asóciese con un Merchant of Record (MoR). Trabajamos con empresas y profesionales del sector SaaS y simplificamos enormemente todo el proceso. Para empezar, necesitas un sitio web funcional con una política de privacidad, una política de reembolsos y términos de servicio, además de un gran producto.
Ponle nombre a tu bebé (es decir, a tu negocio)
Las primeras impresiones importan, ¡así que no querrás arruinarlas! Aquí es donde puedes mostrar la identidad de tu marca eligiendo un nombre que conecte con tu público objetivo. Prueba lo siguiente para empezar:
- Lluvia de ideas: Sé creativo y piensa fuera de la caja. Considera la identidad de tu marca y con qué se identificarán tus clientes.
- Comprueba la disponibilidad: Investiga un poco en el sitio web de registro mercantil de tu estado y en Google para ver si tu nuevo nombre ya está en uso.
- Asegura el dominio: Una vez que hayas encontrado el nombre perfecto, asegúrate de obtener el nombre de dominio correspondiente. Esto ayudará a los clientes a encontrarte más rápidamente en línea y dará una imagen profesional. Comprueba la disponibilidad de dominios en sitios como GoDaddy o Namecheap.
Elige un nombre que te guste, que se alinee con tu marca y no lo pienses demasiado. Puedes cambiarlo más tarde si es necesario.
Obtén un Número de Identificación
Ahora, para hacer las cosas legales. Registrarse y obtener un número de identificación establece formalmente tu empresa como una estructura legal: tEsto es necesario para cuando abras una cuenta bancaria, pagues impuestos y para protegerte de la responsabilidad personal.
Encuentra el sitio web de la Secretaría de Estado de tu estado y úsalo para presentar la documentación necesaria. Si estás registrando una LLC (compañía de responsabilidad limitada), deberás presentar Artículos de Organización, mientras que las corporaciones requerirán Artículos de Incorporación. Dado que cada estado tiene sus propias tarifas y requisitos, asegúrese de seguir las instrucciones según se soliciten.
A continuación, obtenga su Número de Identificación de Empleador (EIN) del IRS. Este número único de nueve dígitos se utilizará con fines fiscales y es necesario para diversas tareas, como abrir una cuenta bancaria y presentar impuestos. Es fácil solicitar un EIN en línea a través del sitio web del IRS de forma gratuita. Si usted no reside en los Estados Unidos, puede presentar su solicitud por teléfono, fax o correo postal utilizando el Formulario SS-4.
Obtenga las licencias y permisos necesarios
Este paso es muy similar a crear un libro de reglas para su negocio. Piense en sus documentos internos como una red de seguridad para evitar desacuerdos en el futuro. Hay que admitir que no es la parte más emocionante, ¡pero sin duda es muy importante!
Investigue las licencias y permisos que necesitará para operar su negocio SaaS en su ubicación. El sitio web de la SBA tiene recursos útiles para obtener licencias y permisos. Las licencias comunes incluyen una licencia comercial general, un permiso de impuesto sobre las ventas y licencias profesionales (si corresponde).
- Para las LLC, un Acuerdo Operativo es necesario: Este documento detalla quién posee qué porcentaje de la empresa, cómo se distribuyen las ganancias y las pérdidas, quién es responsable de las decisiones y el proceso si un miembro desea irse o unirse. Puede encontrar plantillas gratuitas de Acuerdos Operativos de LLC en sitios web como eForms o Forbes Advisor.
- Estatutos: Si ha elegido formar una corporación, se requieren estatutos. Estos definen cómo se gobierna su empresa, los detalles sobre las reuniones de accionistas, los procedimientos de votación y las responsabilidades de los directores y funcionarios. Hay recursos en línea que ofrecen plantillas de estatutos gratuitas, como LawDepot y Rocket Lawyer.
- Acuerdo de Sociedad: Este acuerdo describe los derechos y responsabilidades de cada socio, cómo se comparten las ganancias y qué sucede si un socio se retira. Hay plantillas de Acuerdo de Sociedad gratuitas en sitios web como PandaDoc y Docracy.
Aunque hay plantillas disponibles en línea, considere la posibilidad de que un abogado las revise para asegurarse de que sean precisas y legalmente sólidas. Esta es una inversión que podría prevenir problemas en el futuro.
Guarde copias de todos los documentos de registro, identificaciones fiscales, licencias y permisos en un lugar seguro. Los necesitará para futuras referencias, especialmente para fines fiscales y otros asuntos legales.
Abrir una Cuenta Bancaria
Si bien los impuestos no son divertidos, son parte de la vida; pero con una planificación adecuada, puede minimizar las posibilidades de sorpresas costosas. Comience por investigar los impuestos federales, estatales y locales aplicables a su negocio SaaS. Las diferentes estructuras y ubicaciones de las empresas tienen una variedad de obligaciones fiscales. Para obtener más información sobre los impuestos sobre las ventas de SaaS, consulte nuestra guía detallada. Comprenderá mejor cuándo, dónde y cómo calcular, declarar y remitir sus impuestos sobre las ventas.
Calcule lo que deberá en impuestos y ahorre dinero periódicamente para evitar tener dificultades para pagar una gran factura de impuestos. Si trabaja por cuenta propia o es propietario de un negocio, deberá hacer pagos de impuestos estimados trimestral o mensualmente.
Si no tiene experiencia en impuestos, consulte con un profesional para que le ayude a presentar su declaración. Dado que cada país tiene sus propios umbrales impositivos y regulaciones, un error puede tener graves consecuencias. Contar con un experto garantiza el cumplimiento y disminuye la posibilidad de cualquier sanción.
Para evitar las complicaciones que conlleva el cumplimiento del impuesto sobre las ventas, opta por un Merchant of Record (MoR). Un MoR gestiona el proceso de facturación, incluido el cálculo, la recaudación y el pago del impuesto sobre las ventas, así como el cumplimiento de las normativas locales, lo que te da tiempo para hacer crecer tu negocio SaaS.
Selecciona tu procesador de pagos
Encontrar una solución de pago confiable y segura es fundamental para cualquier negocio que quiera cobrar. Para las empresas SaaS, esto es particularmente importante, ya que manejarán pagos recurrentes y suscripciones. Entonces, antes de comenzar aceptar pagos en línea:
- Elige un procesador de pagos: Investiga diferentes soluciones y encuentra una que satisfaga todas las necesidades de tu negocio. Las opciones más comunes se dividen en PSPs y MoRs. Ten en cuenta las comisiones por transacción, los métodos de pago admitidos, la facilidad de integración con tu sitio web o plataforma y la atención al cliente.
- Integrar: Una vez que hayas seleccionado tu procesador de pagos, intégralo con tu sitio web o aplicación. Prueba el proceso de pago para asegurarte de que sea fluido y fácil de usar, que muestre claramente los métodos de pago aceptados y que cuente con atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana.
- Protege a tus clientes: La seguridad debe ser una prioridad cuando se trata del procesamiento de pagos. Para mantener segura la información financiera confidencial de tus clientes, asegúrate de que el sistema elegido sea Nivel 1 de la normativa PCI DSS compatible.
Asociarse con un Merchant of Record (MoR) como PayPro Global simplifica el procesamiento de pagos, la gestión de suscripciones y el cumplimiento normativo global, lo que facilita el cobro y la expansión de tu negocio. Ofrecemos procesos de pago totalmente personalizados, integración sin código y garantizamos el cumplimiento del Nivel 1 de la normativa PCI DSS.
Cumplimiento y revisión
Después de registrar tu empresa SaaS, todavía hay más por hacer. Ahora evita cualquier problema y mantén el cumplimiento para estar al día con el gobierno. Establece recordatorios para las fechas límite y considera la posibilidad de recurrir a profesionales para que te ayuden con las tareas de cumplimiento.
- Presentaciones anuales: La mayoría de los estados exigen informes anuales, así que asegúrate de estar al tanto de ellos para evitar sanciones.
- Plazos fiscales: Utiliza un calendario para las fechas límite importantes de impuestos y presenta tus declaraciones a tiempo.
- Actualizaciones legales: Las leyes y regulaciones pueden cambiar, así que mantente informado sobre las cosas que afectan a tu negocio.
Conclusión
Iniciar y administrar un negocio SaaS conlleva una serie de trámites y obstáculos legales. Si bien esto puede parecer mucho, recuerda que no tienes que hacerlo solo. Busca la ayuda que necesitas de abogados, contadores y cualquier otro profesional cuando sea necesario. Si necesitas ayuda con la facturación de SaaS y los impuestos sobre las ventas, estamos aquí para ayudarte!
Y lo más importante, no dejes que el papeleo opaque tu entusiasmo por construir tu imperio SaaS. Concéntrate en tu visión, crea un producto de calidad y observa cómo prospera tu negocio. ¡Tú puedes hacerlo!
Preguntas frecuentes
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Una Sociedad de Responsabilidad Limitada combina dos estructuras para formar una estructura híbrida. Una corporación con los beneficios fiscales y una sociedad colectiva o un propietario único con su flexibilidad crean la LLC. Es una buena opción para las startups SaaS porque es simple y protege los activos personales..
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Una S Corp es un tipo de corporación que utiliza la tributación de traspaso. Las ganancias y pérdidas se transfieren a las declaraciones de impuestos personales de los accionistas, lo que evita la doble tributación. Tiene estrictos requisitos de elegibilidad, como limitar el número de accionistas que deben ser ciudadanos o residentes estadounidenses a menos de 100.
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La estructura corporativa estándar se llama C Corp. Es perfecta para empresas que buscan capital de riesgo o planean cotizar en bolsa y ofrece protección de responsabilidad limitada. Desafortunadamente, las C Corps están sujetas a doble tributación, lo que significa que las ganancias se gravan tanto a nivel individual como corporativo.
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Esta es la estructura empresarial más básica que existe. Tú y la empresa son la misma entidad legal. No hay una configuración compleja, pero desafortunadamente no cuenta con protección de responsabilidad personal, por lo que debes estar preparado para que tus activos personales estén en riesgo si la empresa enfrenta problemas legales o financieros.
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Esto depende de las necesidades y objetivos específicos de su negocio. Una LLC es un buen punto de partida para las nuevas empresas debido a su simplicidad y protección de responsabilidad. Pero si planea buscar un financiamiento de capital de riesgo significativo o hacer pública su empresa, una C Corp puede estar más alineada con sus necesidades. Busque asesoramiento legal o financiero para decidir qué le conviene más a su situación.
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Registrar una LLC implica elegir el nombre de su empresa, presentar los Artículos de Organización ante el Secretario de Estado de su estado, obtener un EIN y desarrollar un acuerdo operativo. Si bien los requisitos específicos varían según el estado, puede consultar los recursos de su estado o buscar orientación profesional.
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Es posible crear una LLC o corporación en los EE. UU. incluso si no reside en los EE. UU. Siga el proceso de registro como residente de los EE. UU., pero tenga en cuenta que es posible que deba designar un agente registrado en el estado donde se forma la LLC.
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Varía de un estado a otro, pero generalmente oscila entre $50 y $500. Es posible que haya algunas tarifas adicionales por los honorarios del agente registrado, los costos de publicación (en algunos estados) y cualquier servicio profesional que utilice.
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Las principales diferencias radican en los impuestos, las restricciones de propiedad y los trámites. Las LLC ofrecen impuestos de transferencia y propiedad flexible, mientras que las C Corps están sujetas a doble imposición, pero son más atractivas para los inversores. Las S Corps ofrecen impuestos de transferencia como las LLC, pero tienen requisitos de propiedad más estrictos.
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No es obligatorio para una empresa SaaS ubicada en los EE. UU. Sin embargo, existen muchos beneficios al formar una LLC. Por ejemplo, puede vender directamente desde su empresa canadiense como propietario único. Sin embargo, es posible que deba presentar formularios W8BEN ante ciertos proveedores (procesadores de pagos, afiliados, etc.).
Si no está seguro de cuál estructura empresarial es la mejor para usted, consulte con un abogado o contador.
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Puedes vender con un Merchant of Record (MoR). Actúa como un revendedor en la mayoría de los aspectos, gestionando el proceso de facturación, incluidos los impuestos, los pagos, las suscripciones y el cumplimiento normativo. ¡Solo necesitarás un sitio web funcional con una política de privacidad, una política de reembolso, términos de servicio y tu producto!
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