Cómo identificar y prevenir la fuga de ingresos en SaaS

Abordar la fuga de ingresos SaaS es necesario para que una empresa cobre todos los los ingresos por suscripción que ha ganado. Las ineficiencias, los errores y los pagos no cobrados pueden influir profundamente en los márgenes de beneficio y las previsiones financieras, lo que subraya la importancia de este proceso.

Esta guía describe un proceso estructurado para que los lectores comprendan y aborden la posible pérdida de ingresos mediante la detección, medición e implementación de controles en las ventas de productos digitales.

El paso inicial requiere primero establecer una línea de base para la cantidad de ingresos perdidos. Fuga de ingresos en SaaS B2B a menudo ocurre silenciosamente, por lo que la medición es clave para la concienciación.

Utilice una fórmula para cuantificar la pérdida durante un período fijo, como un mes o un trimestre.

Fórmula

Los Ingresos Esperados representan el monto total que debería haberse facturado y cobrado basándose en las suscripciones activas, los términos del contrato y los datos de uso. Los Ingresos Recaudados Reales es el dinero recibido. La fuga de ingresos de SaaS, según estimaciones de la industria, se sitúa típicamente en el rango de del 3% al 7% del total de ingresos anuales.

Al analizar la estrategia de cálculo, deberías abordar esto conciliando tus datos. Empiece comparando su previsión de ingresos recurrentes mensuales (MRR) con el efectivo recaudado. Si aparece una brecha, aísle la diferencia en categorías principales: 

• Errores de facturación (Ingresos facturados pero precio incorrecto), 
• Brechas de uso (Ingresos obtenidos por uso pero no facturados), 
• Problemas de cobro (Ingresos facturados correctamente pero no cobrados). 

Pregúntese: ¿Mi sistema de informes financieros proporciona datos en tiempo real tanto sobre los importes facturados como sobre los cobros en efectivo reales, desglosados por segmento de clientes?

Si la respuesta es no, se requiere la integración de datos financieros, de facturación y de CRM antes del cálculo.

Después de establecer la tasa de fuga, el siguiente paso es realizar una auditoría forense en todo el ciclo de vida de los ingresos para encontrar las causas raíz.

Rastree un pedido de cliente único desde el presupuesto firmado (Presupuesto) hasta el aprovisionamiento del pedido, la facturación y la recaudación del pago (Efectivo).

Esto se conoce como “adherirse al pedido.“

Principales fuentes de fuga a auditar (Enfoque en bienes digitales):

Pueden observarse tasas de error y diferencias en los ingresos junto con los procesos de facturación manuales. La automatización puede ser un método utilizado para combatir la posible fuga de ingresos de SaaS.

Implementar una integrada y especializada solución de facturación para gestionar automáticamente todos los cargos recurrentes y por uso.

El sistema debe revisar directamente los datos del cliente y las métricas de uso para generar facturas precisas. La facturación automatizada, la gestión de suscripciones y el procesamiento de pagos, tal como lo ofrecen plataformas como PayPro Global, puede ayudar en el seguimiento y la facturación obtención de ingresos. Este nivel de automatización influye en el ciclo de facturación, lo que luego causa menos omisiones y retrasos que afectan a los ingresos no cobrados.

Al elegir la herramienta adecuada, evalúe sus necesidades en función de la complejidad de su modelo de precios. Para un modelo simple de tarifa fija, la integración entre el CRM y el software de contabilidad puede ser suficiente. Sin embargo, para modelos por niveles/basados en el uso/híbridos, se requiere una plataforma dedicada de gestión de suscripciones para manejar el prorrateo, la facturación por exceso de uso y la lógica de renovación automática. La capacidad de gestionar diferentes planes, desde compras de licencias únicas hasta complejos modelos anuales los ingresos por suscripción que requieren una plataforma robusta.

Además, el sistema debe manejar ventas globales, gestionando diferentes monedas y conversiones con precisión para evitar pérdidas de ingresos por fluctuaciones monetarias o el cálculo incorrecto de impuestos locales.

La falta de claridad en los términos de los contratos y los descuentos crea riesgo de fuga de ingresos SaaS. La gobernanza garantiza que las reglas de facturación estén estandarizadas y no puedan ser eludidas informalmente, particularmente en la etapa de pago y cotización.

Cree una plataforma o proceso centralizado para gestionar todos los términos de los contratos y controlar estrictamente las variaciones de precios.

Esto requiere establecer controles de acceso basados en roles para prohibir cambios no autorizados en los precios, descuentos o reglas de facturación. Las empresas B2B SaaS pueden utilizar herramientas de inteligencia contractual para B2B SaaS para obtener los términos clave de facturación de los acuerdos firmados y transferirlos a sistemas de facturación automatizados. El propósito de esto es coordinar el precio configurado en el sistema con el precio de la cotización o en el proceso de pago para que la facturación insuficiente no sea un problema.

Al elaborar la estrategia, pregúntate: ¿Puede un representante de ventas otorgar un descuento que no esté ya predefinido y aprobado por finanzas en el CRM??

Si la respuesta es sí, podría indicar una fuga potencial.

Los pagos fallidos, conocidos como abandono involuntario, interrumpen el servicio y afectan Suscripción ingresos cifras. Implementar un proceso de dunning proactivo implementado aborda cualquier problema potencial, y soporta métodos de pago de forma avanzada.

Implementar automatizado Dunning y lógica de reintento para recuperar pagos fallidos sin intervención manual.

el importancia de proporcionar métodos de pago alternativos soportados está claro; ofrecer opciones de pago locales y no basadas en tarjetas disminuye las tasas de rechazo en ciertas regiones. Algunos métodos de pago podrían no ser la opción obvia a ofrecer, pero son críticos para las ventas globales, incluyendo transferencias bancarias locales (como SEPA o ACH), tarjetas de débito locales, monederos digitales (como Alipay, WeChat Pay o PayPal), y métodos locales basados en efectivo (como Boleto en Brasil).

Plataformas expertas en comercio electrónico SaaS global, tales como PayPro Global, utilizan funciones de dunning que gestionan los rechazos de pago y los reintentos. La automatización de estos procesos por sí sola mejora las tasas de ingresos para una SaaS empresa.

Para mejorar la recuperación de pagos, su estrategia debe incluir:

• Pre-dunning (enviando una notificación 30 días antes de que caduque una tarjeta de crédito), 
• Lógica de Reintento Inteligente (reintentar pagos fallidos basándose en datos, ya que reintentar un martes por la mañana muestra resultados diferentes que hacerlo de inmediato),
• Opciones de Pago Localizadas (ofreciendo métodos de pago alternativos a través de su proveedor para reducir las tasas de fallos de tarjetas).