Cómo garantizar el cumplimiento del RGPD

Para garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de tu plataforma SaaS y mitigar el riesgo de fuertes multas, sigue las siguientes directrices. Cumplir con el GDPR es imprescindible para salvaguardar la privacidad de los usuarios y mantener la confianza de los clientes.

Esta guía proporciona una descripción general de los pasos esenciales, incluyendo la comprensión de los conceptos clave del RGPD y la implementación de medidas de protección de datos, que pueden contribuir a la construcción de una plataforma SaaS consciente de la privacidad. 

Para ayudarte a mantener la concentración, te proporcionamos una lista de verificación a continuación para tu comodidad.

Comienza por el principio y profundiza en el texto oficial del GDPR. Sí, puede parecer un poco árido, pero presta atención a términos clave como “datos personales” (información relativa a una persona identificable), “tratamiento” (cualquier acción realizada sobre datos personales) y “interesado” (la persona a la que se refieren los datos).

El GDPR se basa en siete principios fundamentales. 

• Licitud, lealtad y transparencia: Debes tener una razón legal para el tratamiento de datos, ser transparente con los clientes sobre tus prácticas y evitar cualquier cosa que sea ligeramente engañosa.
• Limitación de propósito: Los datos deben utilizarse y recopilarse por razones legítimas, específicas y explícitas, y no deben guardarse para su uso en el futuro.
• Minimización de datos: Recopile solo la información necesaria.
• Precisión: Manténgase actualizado: la información errónea puede ser perjudicial. 
• Limitación de almacenamiento: No es necesario conservar los datos, por lo que debe tener una política de retención clara.
• Integridad y confidencialidad (seguridad): Utilice el cifrado y mantenga siempre los datos protegidos contra la pérdida, el daño y el acceso no autorizado.
• Responsabilidad: Sé responsable del cumplimiento, documenta tus procesos y cumple con todos los requisitos del RGPD.

Considera hablar con un profesional experto en leyes de protección de datos, investiga cursos en línea o webinarios sobre el tema, o consulta nuestra guía de cumplimiento de SaaS.

En el corazón del cumplimiento del RGPD se encuentra una auditoría de datos exhaustiva. Así que ponte como objetivo comprender tus datos, de dónde provienen, a dónde van y cómo se utilizan. Utiliza software o herramientas de mapeo para comprender y dirigir tus flujos de datos. Crea una lista de verificación de auditoría de datos:

• ¿Qué datos personales recopilamos? (Nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, direcciones IP, etc.)
• ¿Cómo se recopilan estos datos? (Directamente de los usuarios, a través de integraciones de terceros, etc.)
• ¿Dónde se almacenan nuestros datos? (Servidores locales, almacenamiento en la nube, etc.)
• ¿Quién tiene acceso a estos datos? (Empleados, contratistas, proveedores externos, etc.)
• ¿Cómo se utilizan nuestros datos? (Marketing, análisis, personalización, etc.)
• ¿Cuánto tiempo conservamos nuestros datos? (¿Tenemos una política de retención de datos?)
• ¿Tenemos un motivo legítimo para procesar cada tipo de datos? (Consentimiento, contrato, interés legítimo, etc.)

Haga de la privacidad una prioridad en su plataforma. Minimice la recopilación de datos, utilice medidas de seguridad sólidas y sea transparente con los usuarios sobre el uso de sus datos.

Considera lo siguiente:

Minimización de datos:

• Cuestiona las suposiciones: Considera todo lo que recopilas. ¿Puedes arreglártelas con menos información? ¿Realmente la necesitas?
• Recopila por etapas: Recopila la información necesaria a medida que avanzas. Por ejemplo, puedes solicitar solo la dirección de correo electrónico al principio y luego pedir más detalles si es necesario.
• Ofrece alternativas: Ofrece a los usuarios opciones que limiten la recopilación de datos. Por ejemplo, utiliza el pago como invitado o permite a los clientes optar por no participar en las funciones de intercambio de datos.

Limitación de propósito:

• Declaraciones claras sobre el propósito: Sé claro sobre el propósito de la recopilación de datos en tus comunicaciones sobre privacidad y consentimiento.No uses un lenguaje amplio o vago, enfócate en usar un lenguaje claro, conciso y que vaya directo al grano.
• Restringir el acceso interno: El acceso debe limitarse a los empleados que realmente lo necesiten para realizar su trabajo.
• Eliminación de datos: Crear un protocolo para eliminar cualquier dato que no sea necesario conservar después de haber sido utilizado para el fin previsto.

Transparencia:

• Consentimiento granular: Permitir a los usuarios activar o desactivar ciertas funciones, y darles cierto control sobre los datos que comparten.
• Aviso de privacidad en lenguaje claro: Mantén tu política de privacidad amigable y fácil de entender, usando lenguaje cotidiano en lugar de jerga legal.
• Avisos por capas: Sea conciso en los resúmenes de todas las notificaciones a los usuarios sobre información clave y proporcione enlaces a detalles adicionales para aquellos que deseen leer explicaciones más profundas.

Seudonimización/Anonimización: Implemente formas de desidentificar los datos personales siempre que sea posible. Por ejemplo, reemplace la información de identificación con seudónimos (por ejemplo, Usuario123) para evitar que los datos se vinculen a personas. Considere eliminar los identificadores por completo para que los datos no se puedan vincular a individuos.

Seguridad:

• Controles de acceso: Sea selectivo con quién tiene acceso para ver, modificar o eliminar datos personales.
• Plan de Respuesta a la Violación de Datos: Establezca procesos para detectar, contener y responder con urgencia a las violaciones de datos.
• Auditorías periódicas: Programe auditorías y evaluaciones de seguridad de forma proactiva para encontrar y solucionar cualquier problema potencial con la seguridad.
• Cifrado: Encripte los datos en reposo y en tránsito utilizando algoritmos sólidos.

Utilice un lenguaje de consentimiento simple y claro que indique cómo se utilizarán los datos del usuario. Sea transparente en cuanto a que el consentimiento es dado, informado, específico y puede ser retirado en cualquier momento. 

• Las solicitudes de consentimiento deben ser claras y concisas para que los usuarios comprendan a qué están dando su consentimiento.
• El consentimiento tiene un propósito específico y no es un acuerdo general.
• El consentimiento debe ser un "sí" claro. 
• El consentimiento es una opción, y nunca un requisito coaccionado.
• Los usuarios pueden retirar fácilmente su consentimiento en cualquier momento.

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) describe ciertos derechos que los interesados (individuos) tienen con respecto a su información personal. Su negocio y plataforma SaaS deben adaptarse a estos derechos. 

• El derecho de acceso: Tenga en cuenta que debe confirmar las solicitudes de los usuarios sobre si está procesando sus datos y proporcionarles una copia de los mismos.
• Derecho de rectificación: Debe tomar medidas cuando las personas soliciten que se corrijan sus datos personales.
• Derecho a la limitación del tratamiento: Se debe atender una solicitud para limitar el tratamiento de sus datos en determinadas situaciones, como cuando impugnan su exactitud.
• Derecho de oposición: Las personas pueden oponerse a que sus datos se utilicen para marketing directo, como un ejemplo del tipo de tratamiento que pueden solicitar que se deniegue.
• Derecho de supresión («Derecho al olvido»): Cuando los usuarios soliciten que se eliminen sus datos personales, en algunas situaciones, como cuando los datos ya no son necesarios, tienen derecho a que se les conceda. 
• Derecho a la portabilidad de los datos: Las personas pueden solicitar una copia de sus datos en un formato estructurado y legible por máquina, y tienen derecho a transmitir esos datos a otro responsable del tratamiento.

Las DSAR (Solicitudes de acceso del interesado) requieren procedimientos claros y documentados que incluyan quién es el responsable, cómo se verifican las solicitudes y qué información se proporciona.

El personal debe estar capacitado y preparado para gestionar las DSAR de acuerdo con el RGPD y responder en el plazo de un mes a partir de su recepción. En casos complejos, es aceptable un plazo de hasta tres meses. Para agilizar este proceso, considere la posibilidad de utilizar una herramienta de gestión de DSAR.

Cumplir con los derechos de los interesados también implica crear confianza con los usuarios y demostrar un compromiso con la privacidad.

Si su plataforma SaaS procesa grandes cantidades de datos personales o realiza actividades consideradas de alto riesgo, vale la pena considerar la posibilidad de designar un DPD. Aunque no es obligatorio, se recomienda contar con un Delegado de Protección de Datos.

Las responsabilidades clave de un DPD:

• Informar a la empresa sobre sus obligaciones en materia de protección de datos.
• Ser el punto de contacto para la autoridad de control y los interesados.
• Cooperar con la autoridad de control.
• Convuértete en el experto en materia de Evaluaciones de Impacto de Protección de Datos (EIPD).
• Mantén el cumplimiento con el RGPD y otras leyes de protección de datos.

Debe existir un plan de notificación de violación de datos. En caso de que se produzca una violación, se deberá notificar a las autoridades competentes en un plazo de 72 horas y a las personas afectadas sin demora cuando exista un riesgo para sus derechos y libertades. 

Plan de Respuesta a la Violación de Datos:

• Identificación de Incidentes: Establece criterios para identificar una brecha de datos. Sé claro acerca de qué incidentes activarán tu plan de respuesta.
• Contención: Debes contar con procedimientos para prevenir daños mayores y contener la brecha, como el cambio de contraseñas, la corrección de vulnerabilidades y el aislamiento de sistemas.
• Evaluación: Evalúa la gravedad de la brecha y determina qué datos se vieron comprometidos. Determina el número de individuos involucrados y evalúa cualquier riesgo potencial que esto represente para sus derechos.
• Notificación: Si se produce una violación de datos y esta pudiera poner en riesgo los derechos de las personas, informa a las autoridades en un plazo de 72 horas. Informa a las personas afectadas si la violación supone un alto riesgo para sus derechos y libertades, y proporciónales información clara y concisa sobre la violación y las medidas que pueden tomar para protegerse. Siempre es mejor prevenir que curar y mantenerlos informados.
• Investigación y corrección: Después de una investigación exhaustiva, comprende la causa raíz e implementa las medidas adecuadas para evitar futuras violaciones.