¿Qué es la facturación prorrateada de SaaS?

La facturación prorrateada de SaaS es un método en el que se cobra a los clientes solo por la parte exacta del período de suscripción que utilizan.  Esto es especialmente relevante cuando un cliente se registra, cancela, actualiza o reduce su plan a la mitad del ciclo de facturación.

Esta práctica es importante porque establece la equidad y la transparencia en su facturación, lo que genera confianza y fidelidad en los clientes. Al ofrecer la flexibilidad de realizar cambios en cualquier momento sin cobros excesivos, las empresas pueden reducir la pérdida de clientes y crear una ventaja competitiva significativa.

El cálculo se basa en un principio simple de dos pasos que es relevante para la mayoría de los escenarios de clientes, incluidos los modelos de negocios de tarifa fija y basados en el uso:

1. Primero, comprenda la tarifa diaria dividiendo el costo total de la suscripción (por ejemplo, la tarifa mensual) por la cantidad exacta de días en el plan de facturación específico.
2. Luego, determine el cargo multiplicando la tarifa diaria por la cantidad exacta de días que el cliente utilizó el servicio a esa cantidad específica.
   
   A continuación, se explican las maneras en que este método se relaciona con las siguientes acciones de facturación comunes:
   

• Mejoras y disminuciones de categoría: Cuando un cliente cambia de plan a mitad del ciclo, el costo se basa en los días que utilizó el plan anterior y se realiza otro cálculo para la cantidad de días restantes en el nuevo plan. El cargo o crédito final será la suma de estos dos montos.
• Cancelaciones: El mismo principio se utiliza para determinar un reembolso o cargo final. Por ejemplo, si un cliente con un **plan de $60/mes** cancela el día 15 de un mes de 30 días, la tarifa diaria es de **$2** ($60 / 30 días). El cargo final sería de **$30** (15 días × $2).
• Facturación Basada en el Uso: La prorrata de SaaS también se aplica aquí, pero depende de un seguimiento preciso del uso. Los costos se calculan proporcionalmente en función de los recursos utilizados durante los períodos de tiempo específicos dentro del ciclo de facturación de la suscripción, lo que garantiza que la factura final armonice el costo con el valor.

Si bien en general es ventajoso, ten en cuenta algunos obstáculos antes de decidir incorporar la prorrata en tu plataforma:

• Complejidad de la facturación: Es necesario contar con un sistema de facturación sólido. Depender de cálculos manuales o hojas de cálculo básicas no es viable y probablemente dará lugar a errores que resultarán costosos.
• Confusión del cliente: Si los cálculos no se entienden fácilmente y se muestran claramente en las facturas, se creará confusión y se dañará la confianza que está intentando construir.
• Previsión de ingresos: La previsión de ingresos a corto plazo puede generar más desafíos debido al cambio en los pequeños montos de facturación variables que se generan cada mes.

Implementar el prorrateo va más allá de las matemáticas porque utiliza sus herramientas y procesos.

• Software de Facturación: La forma más confiable de implementar el prorrateo es asociarse con una moderna plataforma de gestión de suscripciones. Servicios como PayPro Global Incluyen motores de prorrateo automatizados en el servicio, que gestionan todos los cálculos complicados para actualizaciones, reducciones de categoría y cancelaciones. Calcular esto manualmente no es escalable y es propenso a errores, y no se hará de forma precisa o instantánea.
• Procesos Internos: Asegúrate de que todo tu equipo esté alineado. Esto requiere que tu personal de atención al cliente y finanzas esté capacitado en la política de prorrateo específica de tu empresa para que puedan responder las preguntas de los clientes con confianza y administrar los registros financieros correctamente.

No siempre. Si bien el prorrateo generalmente se considera justo, aún debes adoptar una mentalidad estratégica sobre tu política, así que sé transparente sobre tus reglas en tus términos de servicio.

• Prorrateo de mejoras: Por lo general, es una buena práctica prorratear las mejoras. Esto incentiva a los clientes a pasar a un nivel superior de inmediato, donde pueden obtener acceso instantáneo sin pagar dos planes a la vez.
  
• Manejo de bajas de categoría o cancelaciones: Esto es una cuestión de elección. Y algunas empresas deciden no prorratear las bajas de categoría o cancelaciones. En cambio, el cambio entra en vigor al final del ciclo de pago actual. Esto puede ayudar a disuadir abandono y simplifica la facturación, pero ten en cuenta que los clientes pueden percibirlo como menos flexible.

El prorrateo impacta en cómo se realiza el seguimiento de la salud financiera, especialmente del Ingreso Recurrente Mensual (MRR).

• Fluctuaciones del MRR: Los cargos prorrateados causan un pequeño ajuste único a su MRR. Por ejemplo, cuando un cliente actualiza, el cargo prorrateado inflará su MRR para ese mes, pero no se traslada a los ingresos recurrentes del próximo mes. Su herramienta de análisis financiero debe distinguir entre verdadero ingresos recurrentes y estos ajustes únicos.
• Reconocimiento de ingresos: Desde una perspectiva contable, los cargos y créditos prorrateados deben calcularse correctamente en el período en que se devengan. Esto mantiene su integridad financiera en los estados financieros y refleja con precisión el rendimiento de la empresa, un requisito clave para las auditorías financieras o las rondas de inversión.

La claridad en su factura es la mejor manera de evitar tickets de soporte al cliente y disputas de facturación. Evite mostrar un número único y confuso. En su lugar, desglose los cargos con partidas claras.

Una factura con las mejores prácticas debe mostrar explícitamente el crédito por el tiempo no utilizado en el plan anterior y el nuevo cargo por el tiempo en el nuevo plan.