¿Qué son los costes variables de SaaS?

Los costos variables de SaaS son gastos que cambian según el consumo o uso.  Las tarifas por procesar pagos, el alojamiento en la nube basado en el uso y la asistencia al cliente son algunos ejemplos. Estos costos tienen un efecto importante en los informes mensuales de pérdidas y ganancias, y deben tenerse en cuenta durante la planificación fiscal y la previsión financiera.

Aunque los costos variables podrían representar un porcentaje menor de los gastos generales que los costos fijos, tienen un gran impacto en la rentabilidad y la economía unitaria, especialmente en las empresas SaaS. El seguimiento y la gestión eficaces de los costos variables son esenciales para mantener un sólido rendimiento financiero.

En una empresa SaaS, los costos variables son gastos que dependen del nivel de actividad o uso. A medida que aumenta el número de clientes o la cantidad de datos, también aumentan estos costos. Por el contrario, cuando el nivel de uso disminuye, los costos variables también disminuyen.

Esto en comparación con los costos fijos, que se mantienen relativamente estables independientemente del nivel de uso. Algunos ejemplos de costos fijos incluyen el alquiler, los salarios del personal permanente y el costo de las licencias de software básico.

En SaaS, los costos variables están principalmente vinculados a la entrega y la prestación del servicio.

Dependen directamente del consumo de recursos por parte de los clientes. 

Normalmente, los elementos principales de los costos variables de SaaS consisten en:

• Gastos de infraestructura en la nube: Estos son con frecuencia los costos variables más importantes. Incluyen servicios en la nube ofrecidos por AWS, Azure o Google Cloud, como almacenamiento, potencia de procesamiento y ancho de banda. Se requieren más recursos del servidor a medida que aumenta el uso del cliente, lo que eleva los gastos.
• Gastos de atención al cliente: El número de tickets de soporte, sesiones de chat y conversaciones telefónicas determina el componente variable de la atención al cliente, aunque otros costes, como el salario del personal de soporte, puedan ser fijos. Estos gastos aumentan como resultado de más interacciones de soporte provocadas por una mayor participación del cliente y complejidad de uso. 
• Tarifas de transacción: Las comisiones de procesamiento de las pasarelas de pago (como PayPal o Stripe) son cargos variables si la plataforma SaaS permite transacciones financieras. Normalmente, estos cargos representan una parte de cada transacción.
• Uso de APIs de terceros: Para funciones como la comunicación, el enriquecimiento de datos y la cartografía, muchas aplicaciones SaaS interactúan con APIs de terceros. Los costes de usar una API varían en función del número de solicitudes que se realicen.
• Almacenamiento de datos y ancho de banda: Los gastos relacionados con el almacenamiento y el ancho de banda aumentan a medida que se envían y almacenan más datos. Esto es particularmente importante para las aplicaciones que utilizan una gran cantidad de datos.
• Comisiones de ventas variables: Aunque algunos salarios de ventas son fijos, muchas empresas ofrecen comisiones a los vendedores que dependen de la cantidad de nuevos clientes que captan o del valor total del contrato. Como resultado, estas comisiones se consideran gastos variables.

Por varias razones, la gestión de costos variables debe hacerse bien.

• Preciso Previsión financiera: Es posible realizar estimaciones financieras más precisas cuando se entienden el consumo y los costos en relación entre sí. Desempeña un papel en la elaboración de estrategias, la planificación financiera y la asignación de recursos.
• Optimización de precios: de precios se basan en el análisis de costos variables. Ayuda a determinar el precio más bajo necesario para cubrir los gastos y alcanzar los márgenes de beneficio objetivo.
• Escalabilidad y rentabilidad: Los costos variables pueden tener un gran impacto en la rentabilidad de una empresa SaaS a medida que se expande. Si bien la optimización de costos puede no garantizar márgenes sólidos o un crecimiento sostenido para todas las empresas, puede influir potencialmente en estos resultados.
• Asignación de recursos: El seguimiento de los gastos variables permite una mejor asignación de recursos. Por ejemplo, los esfuerzos de optimización pueden ser el resultado de la identificación de regiones con altos gastos en infraestructura de nube. 
• Detectando ineficiencias: Se pueden encontrar ineficiencias en la plataforma o en los procedimientos de soporte examinando los costos variables. El ajuste de los gastos y la satisfacción del cliente están estrechamente relacionados.

Los costos directos relacionados con la prestación del servicio a los clientes están incluidos en COGS de SaaS. Estos consisten en cargos por licencia de software, alojamiento en la nube, instalación, confiabilidad del sitio y gastos de personal para el mantenimiento del entorno de producción. 

Para calcular eficazmente los márgenes brutos, que tienen un impacto en la salud financiera de una empresa SaaS, se debe prestar atención a estos costos que están directamente relacionados con la producción y la prestación de servicios. El establecimiento de objetivos de precios y rentabilidad y la determinación del costo real de la prestación de servicios dependen de un seguimiento preciso de los costos.  

Una falta de precisión en el seguimiento de estos gastos puede resultar en evaluaciones de rentabilidad, elecciones de precios y asignación de recursos inexactas.

Los costos variables se pueden gestionar y optimizar utilizando una serie de estrategias:

• Optimización de costos de la nube: Para supervisar y maximizar los gastos en la nube, utilice gestión de costos en la nube herramientas. Optimice el almacenamiento de datos, reserve instancias y ponga en práctica el escalado automático.
• Autoservicio y automatización: Para reducir la cantidad de tickets de soporte, ofrezca herramientas de autoservicio y automatice los procedimientos de ayuda.
• Arquitectura y código eficientes: Reduzca el consumo de recursos optimizando la arquitectura y el código del sistema.
• Gestión de datos: Para reducir los gastos de ancho de banda y almacenamiento, implemente técnicas efectivas de recuperación y almacenamiento de datos.
• Contratos con proveedores: Negocie precios ventajosos con pasarelas de pago, proveedores de nube y proveedores de API.
• Precios basados en el uso: Implemente esquemas de precios basados en el uso que ajusten los gastos al gasto del consumidor.

Algunas dificultades son las siguientes:

• Consumo impredecible: Prever con precisión los costos variables puede ser un desafío debido a la imprevisibilidad de los patrones de consumo de los clientes.
• Problemas de escalabilidad: El rápido desarrollo puede ejercer presión sobre la infraestructura y los recursos de soporte, lo que podría resultar en aumentos de costos imprevistos.
• Dependencia del proveedor: La dependencia de proveedores específicos de nube o API puede reducir su capacidad de negociación y su flexibilidad.
• Complejidad del seguimiento de costos: Monitorear y evaluar los gastos variables en varias plataformas y servicios puede ser un desafío.
• Equilibrio costo-rendimiento: El rendimiento y la satisfacción del cliente no deben sacrificarse en aras de la optimización de costos.

Si bien la gestión eficaz de los gastos variables, incluyendo una comprensión integral y un monitoreo eficiente, podría contribuir potencialmente al crecimiento a largo plazo de las empresas SaaS, la mejora potencial de la rentabilidad y una mayor entrega de valor a los clientes, otros factores también pueden jugar un papel importante en el logro de estos resultados.