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GDPRコンプライアンスを確保する方法

今すぐダウンロード：無料のSaaS GDPRコンプライアンスチェックリスト

SaaSプラットフォームが一般データ保護規則（GDPR）に準拠し、高額な罰金の発生リスクを軽減するために、以下のガイドラインに従ってください。ユーザーのプライバシーを保護し、顧客の信頼を維持するには、GDPRの遵守が不可欠です。

 

このガイドでは、プライバシーを重視したSaaSプラットフォームの構築に役立つ可能性のある、GDPRの主要な概念の理解やデータ保護対策の実施など、重要なステップの概要を説明します。 

 

便宜を図るため、以下にチェックリストをご用意しました。

ステップ1

GDPRの適用範囲と要件の理解

まずは基本に立ち返り、GDPRの原文を読み込んでみましょう。少し退屈に見えるかもしれませんが、「個人データ」（特定の個人に関する情報）、「処理」（個人データに対して行われるあらゆる操作）、「データ主体」（データが誰に関するものか）などの重要な用語に注目してください。

 

GDPRは、7つの主要な原則に基づいています。 

 

  • 適法性、公正性、透明性： データ処理には法的根拠がなければならず、顧客に対しては自社の取り組みを明確に示し、少しでも欺瞞的な行為は避けなければなりません。
  • 目的の制限: データは、正当で、特定され、明示された目的のためにのみ使用および収集されなければならず、将来の使用のために保存してはなりません。
  • データ最小化: 必要な情報のみを収集します。
  • 正確性： 常に最新の情報を入手してください。誤った情報は、損害を与える可能性があります。 
  • ストレージの制限： データを無期限に保持する必要はありません。明確なデータ保持ポリシーを策定しましょう。
  • 完全性と機密性（セキュリティ）： 暗号化を使用し、データの損失、破損、不正アクセスから常に保護してください。
  • 説明責任： コンプライアンスの責任を果たし、プロセスを文書化し、GDPR のすべての要件を満たしてください。

データ保護法に精通した専門家への相談、関連するオンラインコースやウェビナーの受講、または当社の SaaS コンプライアンスガイドの参照を検討してください。

無料SaaS GDPRコンプライアンスチェックリスト

この実行可能なチェックリストでGDPRコンプライアンスへの道を簡素化します。

  • チェックマーク

    データ監査

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    同意メカニズム

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    違反通知

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    その他

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ステップ2

データ監査の実施

GDPR コンプライアンスの中核となるのは、包括的なデータ監査です。データの内容、取得元と送信先、使用方法を把握することを目標にしましょう。ソフトウェアやマッピングツールを使用して、データフローを把握し、管理します。データ監査チェックリストを作成します。

 

  • どのような個人データを収集していますか？（氏名、メールアドレス、電話番号、IP アドレスなど）
  • このデータはどのように収集されますか？（ユーザーから直接、サードパーティの統合などを介して）
  • データはどこに保管されますか？（オンプレミスサーバー、クラウドストレージなど）
  • このデータへのアクセス権を持つのは誰ですか？（従業員、請負業者、サードパーティベンダーなど）
  • データはどのように使用されますか？（マーケティング、分析、パーソナライズなど）
  • データはどのくらいの期間保持されますか？（データ保持ポリシーはありますか？）
  • 各データタイプの処理について、正当な理由がありますか？（同意、契約、正当な利益など）
例：CRMデータ監査
データカテゴリ 例 収集方法 保管場所 利用目的

保管期間
顧客データ 氏名、メールアドレス、電話番号、会社名、役職 ウェブフォーム、API クラウドデータベース マーケティング、営業、サポート 顧客との関係終了後7年間
見込み客データ 氏名、メールアドレス、会社名 ウェブフォーム、リードジェネレーション CRMシステム 営業、マーケティング 最後の連絡から2年後
ウェブサイトアクティビティ IPアドレス、訪問ページ、サイト滞在時間 トラッキングCookie アナリティクスプラットフォーム ウェブサイト最適化 7905. 1年間 

 

ヒント

完全かつ正確な評価を保証するために、不明な個人データはすべて監査に含めてください。安全を期すに越したことはありません。

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ステップ3

Privacy by Design and Default (PbD) を実装する

プラットフォームにおいてプライバシーを優先事項としてください。データ収集を最小限に抑え、強力なセキュリティ対策を実施し、データの使用状況についてユーザーに透明性を確保してください。

 

以下を検討してください：

 

データ最小化:

 

  • 前提に挑戦する: 収集するすべての情報について検討してください。より少ない情報で対応できますか？本当にその情報が必要ですか？
  • 段階的に収集する: 必要に応じて情報を収集します。例えば、最初はメールアドレスのみを必須とし、必要であれば後から詳細を尋ねることができます。
  • 代替案を提供する: データ収集を制限するオプションをユーザーに提供します。例として、ゲストチェックアウトを使用するか、顧客がデータ共有機能をオプトアウトできるようにします。

 

目的の制限:

 

  • 明確な目的の記述: プライバシーおよび同意に関するコミュニケーションにおいて、データ収集の目的を明確にしてください。広範であいまいな言葉は使用せず、明確で簡潔かつ要点を正確に捉えた言葉を使用するようにしてください。
  • 内部アクセスを制限する: アクセスは、業務上どうしても必要とする従業員に限定する必要があります。
  • データ削除: 当初の目的のために使用された後、保管する必要のないデータの削除に関する手順を作成します。

 

透明性:

 

  • きめ細かい同意： ユーザーが特定の機能をオプトインまたはオプトアウトできるようにし、共有するデータに対するある程度の制御を提供します。
  • わかりやすいプライバシーに関するお知らせ： 専門用語ではなく、わかりやすい言葉を使って、プライバシーポリシーを読みやすく理解しやすいものにします。
  • 階層化された通知： 重要な情報に関するすべての通知の概要は簡潔にまとめ、詳細を知りたいユーザー向けに詳細情報へのリンクを提供します。

 

仮名化/匿名化： 可能な限り個人データを匿名化する方法を実装します。たとえば、個人へのデータの関連付けを防ぐために、個人を特定できる情報を仮名（例：User123）に置き換えます。データを個人に関連付けることができないように、識別子を完全に削除することを検討してください。

 

セキュリティ：

 

  • アクセス制御： 個人データの表示、変更、または削除のアクセス権を持つユーザーを厳選します。
  • データ侵害対応計画： データ侵害を検知、封じ込め、緊急対応するためのプロセスを導入する。
  • 定期的な監査： セキュリティ上の潜在的な問題点を発見し修正するために、セキュリティ監査と評価を積極的に実施する。
  • 暗号化： 強力なアルゴリズムを使用して、保存データと転送中のデータを暗号化する。

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ステップ4

有効な同意を得る

ユーザーデータがどのように使用されるかを明記した、シンプルで明確な同意文言を使用する。同意は、提供されたものであり、情報に基づいており、具体的であり、いつでも撤回できるものであることを明確にする。 

 

  • 同意を求める内容は、ユーザーが何に同意しているかを理解できるように、明確かつ簡潔にする必要があります。
  • 同意には特定の目的があり、全体的な合意ではありません。
  • 同意は明確な「はい」である必要があります。 
  • 同意は選択肢の一つであり、決して強制されるものではありません。
  • ユーザーはいつでも簡単に同意を撤回できます。

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ステップ5

データ主体の権利の履行

一般データ保護規則（GDPR）は、データ主体（個人）の個人情報に関する特定の権利を概説しています。 SaaSビジネスとプラットフォームは、これらの権利に対応する必要があります。 

 

  • アクセス権： ユーザーからデータ処理の有無に関するリクエストがあった場合、確認し、データのコピーを提供する必要があることを理解しておきましょう。
  • 訂正権： 個人が個人データの訂正を要求した場合、対応する必要があります。
  • 処理制限権： 正確性に異議を唱える場合など、特定の状況においてデータの処理を制限する要求は、尊重されるべきです
  • 異議権： 個人は、拒否を要求できる処理の種類の一例として、ダイレクトマーケティングに使用されることに異議を唱えることができます。
  • 消去権（「忘れられる権利」）: ユーザーが個人データの削除を要求した場合、データが不要になった場合など、状況によっては、これを認められる権利があります。 
  • データポータビリティ権: 個人は、構造化された機械可読フォーマットでデータのコピーを要求し、そのデータを別の管理者に転送する権利を有します。

 

DSAR（データ主体アクセス要求）には、誰が責任を負うか、要求の検証方法、提供される情報など、明確で文書化された手順が必要です。


スタッフは、GDPRに従ってDSARを処理し、受領後1か月以内に対応できるように教育と準備を行う必要があります。複雑なケースの場合、最長3か月まで可能です。これを合理化するために、DSAR管理ツールの使用を検討してください。

 

データ主体の権利を遵守することは、ユーザーとの信頼関係を築き、プライバシーへのコミットメントを示すことでもあります。

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ステップ 6

データ保護責任者（DPO）の任命

SaaSプラットフォームが大量の個人データを処理する場合、またはリスクの高いアクティビティを行う場合は、DPOの指名を検討する価値があります。 データ保護責任者（DPO）の設置は必須ではありませんが、推奨されています。

 

DPOの主な責任：

 

  • 企業のデータ保護義務について通知する。
  • 監督機関およびデータ主体の連絡窓口となる。
  • 監督機関に協力する。
  • データ保護影響評価（DPIA）に関する、専門家（SME：Subject Matter Expert）として対応する。
  • GDPRおよびその他のデータ保護法を遵守する。

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ステップ 7

データ侵害通知

データ侵害の通知計画を策定する必要があります。侵害が発生した場合、適切な当局に72時間以内に通知する必要があります。また、データ主体の権利と自由にリスクが及ぶ場合は、遅滞なくデータ主体に通知する必要があります。 

 

データ侵害対応計画：

 

  • インシデントの特定： データ侵害を特定するための基準を作成します。対応計画の開始条件となるインシデントを明確化します。
  • 封じ込め: パスワードの変更、脆弱性の修正、システムの隔離など、さらなる被害を防止し、侵害を封じ込めるための手順を整備する必要があります。
  • 評価: 侵害の重大度を評価し、どのようなデータが侵害されたかを特定します。 影響を受けた人の数を特定し、その権利に対する潜在的なリスクを評価します。
  • 通知: データ侵害が発生し、人々の権利が危険にさらされる可能性がある場合は、72時間以内に当局に報告してください。侵害によって個人の権利や自由に高いリスクが及ぶ場合は、影響を受けた個人に通知し、侵害に関する明確かつ簡潔な情報と、自身を守るために講じることができる措置を提供します。安全を期すため、また、常に最新情報を得られるよう、関係者をループに入れておくことが重要です。
  • 調査と修復: 徹底的な調査の後、根本原因を理解し、将来の侵害を防止するための適切な対策を講じます。
例：Canvaのデータ侵害への対応

Canvaは約1億3,900万人のユーザーのメールアドレス、ユーザー名、パスワードが漏洩する侵害を受けましたが、幸いなことに、彼らは状況に迅速に対処し、コミュニティを守るための措置を講じることができました。彼らは侵害を封じ込め、被害の範囲を特定し（無料のクレジットモニタリングプログラムを提供）、72時間以内にユーザーと当局に通知することができました。 

結論

GDPRコンプライアンスは、一度で完了するタスクではなく、継続的な取り組みと考える必要があります。推奨される手順に従い、規制を常に把握し、データ保護を優先することで、信頼を築き、法的および財務上のリスクを軽減できます。

よくある質問

準備はよろしいですか？

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