Wat is een compliance-audit?

Een compliance-audit is een systematisch onderzoek en evaluatie van de naleving door een organisatie van wetten, regels, beleidslijnen en procedures. Het doel ervan is om te bepalen of een organisatie voldoet aan de essentiële normen en plichten, en dient als een belangrijke waarborg voor ethische en legale bedrijfsvoering.

Interne audits richten zich op operationele efficiëntie en risicobeheer, terwijl compliance-audits zich richten op conformiteit met externe mandaten. Onafhankelijke auditbeoefenaars spelen een cruciale rol bij het uitvoeren van deze audits en het leveren van onpartijdige auditbeoordelingen, waardoor de geloofwaardigheid en betrouwbaarheid van de evaluatie worden verbeterd.

1. Compliance-audits zijn cruciaal omdat ze ervoor zorgen dat een organisatie zich houdt aan de toepasselijke wetten, regels, beleidslijnen en procedures.
2. Deze betrokkenheid bevordert verantwoording, goed bestuur en openheid, evenals het identificeren van lacunes, het beperken van risico's en het opbouwen van vertrouwen bij stakeholders, wat allemaal bijdraagt aan het beschermen van de reputatie van de organisatie.
3. Compliance-audits zijn vooral belangrijk in sterk gereguleerde bedrijven om naleving van de regelgeving te waarborgen en boetes te voorkomen. 

Compliance audits bieden verschillende voordelen voor bedrijven, met name een methodisch onderzoek naar de naleving van toepasselijke wetten, voorschriften en interne regels.

Deze audits helpen bij het opsporen van potentiële risico's en zwakke punten in processen, verhogen de operationele efficiëntie, bereiden het bedrijf voor op externe inspecties, verminderen de blootstelling aan risico's, behouden een goede reputatie en bevorderen een compliancecultuur in het hele bedrijf.

Regelmatige compliance-audits zijn essentieel voor het behoud van de gezondheid van de organisatie op lange termijn en het tonen van toewijding aan ethische en verantwoordelijke bedrijfspraktijken. 

Dit is wat een compliance-audit inhoudt: 

• Een compliance-audit begint met een grondig onderzoek van de regels, procedures, activiteiten en ondersteunende documentatie van een organisatie.  
• De audit omvat controles die zowel intern als, soms, door externe partijen worden uitgevoerd om objectiviteit en een grondig perspectief te garanderen.  
• Het beoordelen van de voorbereidingen voor compliance is cruciaal, inclusief het controleren van beveiligingsbeleid, risicobeheerprocessen en toegangscontroles voor gebruikers.  Een auditor kan bijvoorbeeld gebruikerstoegangsrecords analyseren om ervoor te zorgen dat het principe van minimale bevoorrechting wordt gevolgd, wat ervoor zorgt dat werknemers alleen toegang hebben tot de gegevens en systemen die nodig zijn voor hun taken.  
• Om een compliance-audit succesvol te doorlopen, moet u de gedefinieerde normen consistent volgen en gedetailleerde gegevens bijhouden om uw compliance-inspanningen aan te tonen.

Hier zijn de stappen van het proces: 

1. De eerste stap is planning en scoping, waarmee de doelstellingen, het bereik en de criteria van de audit worden vastgesteld.  
2. Voer vervolgens een risicobeoordeling uit om de gebieden met het hoogste nalevingsrisico te identificeren. 
3. Documenteer ten slotte alle bevindingen, presenteer de resultaten en ontwikkel een actieplan om de geïdentificeerde problemen aan te pakken. In een zorgomgeving kan dit bijvoorbeeld inhouden dat protocollen voor de verwerking van patiëntgegevens worden vergeleken met HIPAA-wetten, waarbij verpleegkundigen en IT-medewerkers een cruciale rol spelen bij het verlenen van toegang en het uitleggen van systemen. 

Ter voorbereiding op een SaaS-nalevingsaudit moet u:

1. De eerste stap bij het opstellen van een auditplan is het begrijpen van de reikwijdte van de audit en het identificeren van de regelgeving, normen en interne beleidsregels die worden gecontroleerd. 
2. Zorg er vervolgens voor dat alle relevante documenten op orde zijn, inclusief beleid, procedures, gegevens en rapporten, en dat ze goed georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk zijn. Het is noodzakelijk om een duidelijk begrip te hebben van de processen en workflows van de organisatie, en alle controles op te nemen die nodig zijn om compliance te waarborgen.

Als de audit bijvoorbeeld persoonsgegevens omvat, moet er bewijs zijn van toestemming, verwerkingsovereenkomsten en beveiligingsmaatregelen om de informatie te beschermen.

Een SaaS-compliance-audit evalueert de naleving van een organisatie van talrijke voorschriften, richtlijnen en intern beleid. Deze categorieën omvatten vaak gegevensbescherming, die ervoor zorgt dat persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met wetten zoals AVG of CCPA. 

Netwerkbeveiliging is ook een topprioriteit, met maatregelen om kritieke gegevens te beschermen tegen cyberdreigingen en ongeautoriseerde toegang. Bovendien behandelen audits branchespecifieke regelgeving, afgestemd op de specifieke behoeften van sectoren zoals financiën (bijv. SOX) en gezondheidszorg (bijv. HIPAA).

Compliance-audits worden uitgevoerd door verschillende specialisten, waaronder interne en externe auditors, evenals regelgevende instanties. Interne auditors zijn medewerkers van de gecontroleerde organisatie die de naleving van interne beleidsregels en procedures beoordelen. 

Externe auditors zijn onafhankelijke bedrijven of individuen die een objectief onderzoek uitvoeren naar de naleving van externe regels en voorschriften. 

Regelgevende instanties, zoals de SEC of EPA, kunnen ook audits uitvoeren om ervoor te zorgen dat bedrijven zich houden aan branchespecifieke regelgeving.

Toekomstige compliance-audits zullen sterk technologiegedreven zijn en gebruikmaken van AI, machine learning, en data-analyse voor continue monitoring, risicopredictie en geautomatiseerde rapportage. 

Er zal een verhoogde focus zijn op:

• ESG (Environmental, Social, and Governance) compliance
• Cyberbeveiliging
• AI-compliance, waarvoor auditors geavanceerde technische en analytische vaardigheden moeten ontwikkelen.