Wat is pro rata SaaS-facturering?

SaaS pro-rata facturering is een methode waarbij klanten alleen worden gefactureerd voor het exacte deel van de abonnementsperiode dat ze gebruiken.  Dit is vooral relevant wanneer een klant zich aanmeldt, annuleert, upgradet of downgradet tijdens een factureringscyclus.

Deze praktijk is belangrijk omdat het eerlijkheid en transparantie in je facturatie vaststelt, wat het vertrouwen en de loyaliteit van klanten opbouwt. Door de flexibiliteit te bieden om op elk moment wijzigingen aan te brengen zonder te veel te betalen, kunnen bedrijven klantverloop verminderen en een aanzienlijk concurrentievoordeel creëren.

De berekening is gebaseerd op een eenvoudig, tweestaps principe dat relevant is voor de meeste klantscenario's, inclusief flat-fee  en op gebruik gebaseerde bedrijfsmodellen:

1. Bepaal eerst het dagtarief door de totale kosten van het abonnement (bijv. de maandelijkse kosten) te delen door het exacte aantal dagen in het specifieke facturatieplan.
2. Bepaal vervolgens de kosten door het dagtarief te vermenigvuldigen met het exacte aantal dagen dat de service door de klant is gebruikt voor dat specifieke bedrag.
   
   Hieronder vindt u uitleg over hoe deze methode relevant is voor de volgende veelvoorkomende facturactieacties:
   

• Upgrades & Downgrades: Wanneer een klant halverwege de cyclus van plan verandert, worden de kosten gebaseerd op het aantal dagen dat het oude plan is gebruikt, en wordt er een nieuwe berekening gemaakt voor het resterende aantal dagen op het nieuwe plan. De uiteindelijke kosten of het tegoed is de som van deze twee bedragen.
• Annuleringen: Hetzelfde principe wordt gebruikt om een terugbetaling of definitieve afrekening te bepalen. Als een klant bijvoorbeeld een **$60/maand abonnement** annuleert op dag 15 van een maand van 30 dagen, is het dagtarief **$2**  ($60 / 30 dagen). De definitieve afrekening is dan **$30**  (15 dagen × $2).
• Gebruiksgebaseerde Facturering: SaaS-proratering is hier ook van toepassing, maar is afhankelijk van nauwkeurige gebruiksregistratie. Kosten worden proportioneel berekend op basis van de gebruikte resources gedurende de specifieke perioden binnen de factureringscyclus van het abonnement, zodat de eindfactuur de kosten in overeenstemming brengt met de waarde.

Hoewel over het algemeen voordelig, moet u rekening houden met enkele hindernissen voordat u besluit proratering in uw platform in te bouwen:

• Complexiteit van facturering: Het is noodzakelijk om een robuust facturatiesysteem te hebben. Vertrouwen op handmatige berekeningen of eenvoudige spreadsheets is niet haalbaar en zal waarschijnlijk leiden tot kostbare fouten.
• Klantverwarring: Als de berekeningen niet gemakkelijk te begrijpen zijn en duidelijk op facturen worden weergegeven, zal dit verwarring creëren en het vertrouwen dat u probeert op te bouwen schaden.
• Omzetprognose: Kortetermijn-omzetprognoses kunnen tot meer uitdagingen leiden vanwege de verandering in kleine, variabele factuurbedragen die elke maand worden gegenereerd.

Het implementeren van pro rata facturering gaat verder dan alleen de berekening, omdat het gebruikmaakt van je tools en processen.

• Facturatiesoftware: De meest betrouwbare manier om pro rata facturering te implementeren, is door samen te werken met een modern abonnementbeheerplatform. Diensten zoals PayPro Global hebben geautomatiseerde proratie-engines in de service, die alle ingewikkelde berekeningen voor upgrades, downgrades en annuleringen beheren. Dit handmatig berekenen is niet schaalbaar en is foutgevoelig, en zal niet nauwkeurig of direct gebeuren.
• Interne Processen: Zorg ervoor dat je hele team op één lijn zit. Dit vereist dat je klantenservice en financiële medewerkers getraind zijn in het specifieke proratiebeleid van je bedrijf, zodat ze klantvragen vol vertrouwen kunnen beantwoorden en financiële gegevens correct kunnen beheren.

Niet altijd. Hoewel proratie doorgaans als eerlijk wordt gezien, moet je toch strategisch nadenken over je beleid, dus wees transparant over je regels in je servicevoorwaarden.

• Upgrades proraten: Het is meestal een goede gewoonte om upgrades te proraten. Dit stimuleert klanten om direct naar een hoger niveau te gaan, waar ze direct toegang krijgen zonder voor twee abonnementen tegelijk te betalen.
  
• Downgrades of annuleringen afhandelen: Dit is een kwestie van keuze. En sommige bedrijven besluiten om downgrades niet te proraten of annuleringen. In plaats daarvan gaat de wijziging in aan het einde van de huidige betaalde cyclus. Dit kan helpen om te ontmoedigen klantverloop en vereenvoudig de facturering, maar wees gewaarschuwd, het kan door klanten als minder flexibel worden ervaren.

Pro rata facturering heeft invloed op hoe u uw financiële gezondheid volgt, met name uw Monthly Recurring Revenue (MRR).

• MRR-schommelingen: Pro rata kosten zorgen voor een kleine, eenmalige aanpassing aan uw MRR. Wanneer een klant bijvoorbeeld upgradet, zal de pro rata kost uw MRR voor die maand verhogen, maar deze wordt niet meegenomen in de terugkerende inkomsten van de volgende maand. Uw tool voor financiële analyse moet onderscheid maken tussen werkelijke terugkerende inkomsten en deze eenmalige aanpassingen.
• Omzetverantwoording: Vanuit boekhoudkundig perspectief moeten naar rato berekende kosten en tegoeden correct worden berekend in de periode waarin ze zijn verdiend. Dit behoudt uw financiële integriteit op de jaarrekeningen en geeft de prestaties van het bedrijf nauwkeurig weer, een belangrijke vereiste voor financiële audits of investeringsrondes.

Duidelijkheid op uw factuur is de beste manier om tickets voor klantenondersteuning en factureringsgeschillen te voorkomen. Vermijd het weergeven van één enkel, verwarrend nummer. Splits in plaats daarvan de kosten op met duidelijke regelposten.

Een factuur die aan de beste praktijken voldoet, moet expliciet het tegoed voor ongebruikte tijd op het oude abonnement en de nieuwe kosten voor de tijd op het nieuwe abonnement weergeven.