Wat is SaaS Sales Tax Nexus?

SaaS Sales Tax Nexus treedt op wanneer een SaaS-bedrijf een voldoende band heeft met een staat, waardoor verplichtingen inzake verkoopbelasting ontstaan. Deze verbinding, of “nexus”, kan voortvloeien uit:

• Fysieke aanwezigheid: Werkplekken, personeel of andere tastbare activiteiten.
• Economische nexus: Vanwege de Wayfair-zaak uit 2018, waarbij de door de staat gedefinieerde verkoop- of transactiecriteria worden overschreden, zelfs zonder fysieke aanwezigheid.

De naleving van de SaaS-belastingwetgeving wordt beïnvloed door de variabiliteit van het belastingbeleid in verschillende staten. Om nexus te bepalen en verschillende SaaS-belastingregels te begrijpen, moeten bedrijven de verkoop in elke staat volgen. Belangrijke dingen om over na te denken zijn:

• staatspecifieke wetten.
• de economische drempels in de gaten houden.
• gebruikmaken van technologieën voor belastingautomatisering.

De term “sales tax nexus” beschrijft de macht van een staat om omzetbelasting te heffen op bedrijven die daar zaken doen. Een van de twee dingen veroorzaakt meestal nexus voor SaaS-bedrijven: fysieke aanwezigheid of economische nexus. Wanneer een bedrijf een fysieke locatie in een staat heeft, zoals een kantoor of magazijn, wordt gezegd dat het fysieke aanwezigheid heeft.

Aan de andere kant wordt economische nexus bepaald door hoeveel geld een bedrijf in een staat verdient. Zelfs als een bedrijf geen fysieke locatie heeft, wordt het geactiveerd wanneer het een specifieke omzetdrempel of aantal transacties bereikt. Een SaaS-bedrijf wordt bijvoorbeeld waarschijnlijk gezien als economische nexus in Californië als het meer dan $ 100.000 aan verkoopinkomsten van klanten daar binnenhaalt.

Sales Tax Nexus wordt vaak gebruikt voor tastbare producten, maar aangezien SaaS een niet-materiële dienst is, brengt het unieke uitdagingen met zich mee. Verschillende staatsclassificaties van SaaS-belastbaarheid, zoals die in Texas en New York, zorgen voor onzekerheid.

SaaS kan bijvoorbeeld in sommige staten als een ontastbare dienst worden beschouwd, maar in andere staten als een belastbare dienst. SaaS-bedrijven moeten op de hoogte blijven van deze verschillen en hun nalevingsvereisten.

Om ernstige financiële sancties te voorkomen, is naleving van SaaS Sales Tax Nexus cruciaal. Rente, boetes en achterstallige belastingen zijn enkele voorbeelden van deze gevolgen, die snel tot aanzienlijke kosten kunnen oplopen.

Niet-naleving kan ook leiden tot juridische problemen en de reputatie van uw bedrijf schaden. Het is essentieel om de omzetbelastingregels te volgen in elke staat waar uw bedrijf actief is, evenals het nemen van proactieve stappen om uw belastingverplichtingen te verminderen.

Dit zijn de betrokken stappen:

• Vind economische nexuspunten: Bepaal in welke staten uw bedrijf een economische of fysieke aanwezigheid heeft die het innen van omzetbelasting vereist. Dit kan zaken omvatten zoals werknemers of aannemers in de staat, gegevens in een lokaal datacenter of het overschrijden van een door de staat vastgestelde omzetdrempel.
• Verzamel omzetbelasting: Bepaal de relevante omzetbelastingtarieven en verzamel deze van uw klanten in die staten nadat u uw nexuspunten hebt vastgesteld. Doorgaans betekent dit dat u uw facturatiesysteem moet aanpassen om automatisch de juiste omzetbelastingtarieven te bepalen en toe te passen op basis van de locatie van de klant. 
• Draag omzetbelasting af: Dien regelmatig omzetbelastingaangiften in bij de betreffende belastingautoriteiten in elke staat waar u aanwezig bent en draag de geïnde belastingen af. De specifieke vereisten voor elk rechtsgebied moeten worden geraadpleegd, aangezien de frequentie van indiening en afdracht kan per staat verschillen.

U moet bijvoorbeeld omzetbelasting innen en afdragen tegen het Californische btw-tarief (momenteel 7,25%) als uw SaaS-bedrijf $ 100.000 verdient aan Californische klanten en het economische nexusniveau van $ 500.000 van de staat overschrijdt. 

Het kan moeilijk zijn om te voldoen aan de SaaS-omzetbelasting Nexus-regelgeving, met name voor bedrijven met een aanzienlijke online aanwezigheid. Om ervoor te zorgen dat de belastingaangiften correct worden ingediend en om te navigeren door de specifieke vereisten, is het raadzaam om professionele hulp in te schakelen van belastingadviseurs of compliance professionals. Samenwerken met een MOR-oplossing, zoals PayPro Global, kan het proces vereenvoudigen.