Wat is een SaaS Statement of Work (SOW)? 

Een SaaS SOW is een document dat het werk definieert dat de leverancier met de klant zal uitvoeren tijdens de implementatie van een SaaS-applicatie. Het omvat doorgaans alleen het werk dat is gedaan tijdens de initiële implementatie van de applicatie en niet de doorlopende prestaties, die worden gedekt door de SLA. 

De SOW is een juridisch document dat als aanvulling dient op het hoofd-SaaS-contract en de reikwijdte, tijdlijnen en opleveringen omvat. 

Het is noodzakelijk om het beleid van de organisatie met betrekking tot de aankoop van SaaS-applicaties te begrijpen en alle vereisten van het project in de SOW op te nemen. 

Een SaaS SOW dient te omvatten:

• projectreikwijdte
• doelstellingen
• opleveringen
• werkstandaarden
• planning
• acceptatiecriteria
• betalingsvoorwaarden
• projectondersteuning
• beveiligingskwesties
• voorwaarden bij niet-naleving. 

Deze elementen zijn erg belangrijk voor het verbeteren van communicatie en het voorkomen van misverstanden. Een goed gedefinieerde SOW definieert verantwoordelijkheden, wat helpt bij het voorkomen van scope creep en onvoorziene kosten.

Een SaaS SOW onderscheidt zich van andere SOW's doordat het zich richt op de implementatie en configuratie van SaaS-applicaties. De algemene SOW omvat diverse projecten. 

De SaaS SOW is ook gebonden aan een Dienstenraamovereenkomst (MSA), die voorwaarden bevat over de omvang van de werkzaamheden, wat er geleverd zal worden, de tijdsplanning en het budget. 

Dit detail helpt bij het effectief en efficiënt opzetten van de SaaS-applicatie.

Een SaaS SOW verduidelijkt de specifieke diensten die worden geleverd onder een bredere Dienstenraamovereenkomst (MSA), en zorgt ervoor dat zowel de klant als de leverancier een gedeeld begrip hebben van de projectomvang. 

Dit helpt bij: 

• het creëren van duidelijke verwachtingen
• het vaststellen van rollen en verantwoordelijkheden
• het voorkomen van scope creep. 

Dergelijke praktijken helpen om het project binnen de tijd en het budget te houden, bevorderen vertrouwen, voorkomen misverstanden en creëren een open omgeving.

Een SaaS SOW moet al heel vroeg in de levenscyclus van het project worden opgesteld, voordat het project aan teamleden wordt toegewezen of er wordt samengewerkt met softwareontwikkelaars en bedrijven. 

Het is belangrijk om de voorwaarden van het project vast te stellen onder de bestaande Master Service Agreement (MSA). 

Veelvoorkomende uitdagingen bij SaaS SOW's zijn onder andere: 

• niet-overeenstemmende verwachtingen
• onvoldoende details leidend tot verwarring
• scope creep

Leveranciers ondervinden problemen met te veel wijzigingsverzoeken, en beide partijen hebben moeite met het correct vaststellen van de prijs en het leveringsschema als gevolg van een onvolledige SOW.

Het opstellen van een SaaS SOW omvat de volgende stappen:

1. Raadpleeg de geldende Hoofdovereenkomst en zorg ervoor dat deze geen van de bepalingen in de SOW tegenspreekt. 
2. Gebruik duidelijke taal bij het opstellen van de SOW en wees zeer specifiek over het project. 
3. Definieer duidelijk wat een succesvol opleverbaar resultaat inhoudt, en dit omvat het gedetailleerd opsommen van alle te nemen stappen. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen ‘Ontwerp de gebruikersinterface,’ specificeer ‘Creëer drie mockups van de gebruikersinterface gebaseerd op aangeleverde wireframes, met revisies goedgekeurd door de klant’. 
4. Wees flexibel, maar lever de juiste hoeveelheid details, communiceer met de klant over de SOW en zorg er ook voor dat de juridische voorwaarden duidelijk worden uitgelegd voor een compleet document.