How to Change SaaS Pricing and Communicate the Change

Om uw SaaS-prijzen te wijzigen, begint u met het analyseren van uw huidige prijsmodel en de prestaties ervan. Door de gegevens te bekijken, kunt u verbeterpunten identificeren en toekomstige besluitvormingsprocessen verbeteren.

De gids presenteert een gestructureerd kader voor het onderzoeken en herzien van prijsstrategieën, met mogelijke gevolgen voor de omzet en de perceptie van klanten.

Before making a pricing overhaul, ask yourself these key questions:

• Have your expenses been increasing? Server upgrades, software licenses, and other expenses sometimes make a price adjustment necessary to maintain profitability.
• Have you added significant new features or value?  If you’ve launched new features or functionality, your pricing should reflect the new value you’re offering.
• Richt u zich op een nieuw marktsegment? Het betreden van een nieuwe markt kan vereisen dat u uw prijzen aanpast om tegemoet te komen aan de verschillende behoeften en budgetten van klanten.
• Bent u bezorgd dat klanten kiezen voor concurrenten die meer waarde bieden? Als uw aanbod minder aantrekkelijk lijkt in de markt, kan een prijsverlaging of nieuwe niveaus het concurrentievermogen herstellen.
• Zijn uw klantverloopcijfers of CAC hoger dan u zou willen? Mits uw meetgegevens gunstig zijn, is het wellicht het beste om uw bestaande prijsstrategie te handhaven.
• Haalt u uw omzetdoelen? Het bereiken van uw omzetgroeidoelstellingen kan een aanpassing van uw huidige prijsaanpak betekenen.

Als u “ hebt geantwoord,yes” to any of these questions, it’s likely that your SaaS pricing model could benefit from a review and change. This guide explores steps to assess your current performance, create strategic objectives, set an appropriate pricing model, and engage your customers during the transition to the new pricing strategy.

Take a close look at your existing pricing data. Start with an analysis to gather information and assess the current state of performance. Understanding this is the foundation of a successful pricing change. 

Gather Your Data: Collect data on key metrics for the past 6-12 months (or longer, if available). Start by pulling information from your billing/subscription system.  How many customers are on each plan? These metrics are the basis of your analysis:

• Customer Acquisition Cost (CAC): The average cost of acquiring a new customer.
• Customer Lifetime Value (CLTV): De gemiddelde omzet die een klant genereert gedurende de hele relatie met uw bedrijf.
• Customer Churn: Deze metriek kwantificeert het percentage waarmee abonnees stoppen met het gebruik van een bepaalde dienst.
• Average Revenue Per User (ARPU): The average revenue generated per user/customer.
• Prijsmodel: Wat is uw huidige model (bijv. freemium, vast tarief, gelaagd, op gebruik gebaseerd, enz.)? Hoeveel niveaus heeft u, hoeveel klanten zitten er op elk niveau en wat zijn de prijspunten? 

Voorbeeld: 

Identificeer Patronen en Trends: Zoek naar patronen of correlaties binnen uw gegevens.

• Zijn bepaalde prijsniveaus populairder dan andere?
• Is er een correlatie tussen prijzen en klantverloop?
• Which features are most valued by your customers?
• Are specific customer segments more profitable than others?

Self-Assessment Questions: Ask yourself the following questions to gain further insights:

• Is our pricing model aligned with our overall business goals?
• Are we capturing the full value of our product with our current pricing?
• Are our customers satisfied with our pricing model?
• Are we leaving money on the table by underpricing?
• Are we pricing ourselves out of the market?
• Is our pricing easy for customers to understand?

Schets uw doelen met uw prijswijziging. Ze dienen als referentiepunt voor het schetsen van uw strategie en het bepalen van de effectiviteit ervan.  

Overweeg de fundamentele redenen waarom u een prijswijziging overweegt. Motivatie speelt een belangrijke rol bij de selectie van doelen en het afstemmen van strategieën op uw algemene bedrijfsvisie. Veelvoorkomende redenen voor SaaS-prijsoptimalisatie:

• Financial Performance: You might be struggling to cover costs or achieve desired profit margins. Raising prices or optimizing your pricing model can contribute to improved profitability.
• Pricing Consideration: Analyze whether your current pricing represents the value your product offers after recent upgrades.
• Competitive Pressure: If competitors offer similar products at different price points, you might need to adjust to remain competitive.
• New Market Entry: If you’re expanding into a new market segment, you might need to adjust your pricing to appeal to different customer groups.
• Changing Customer Needs: As your target market evolves, so do their needs and willingness to pay. A pricing change can help you cater to these shifts.
• Volwassen Fase: Naarmate uw product volwassener wordt, kan het nodig zijn om uw prijzen te herzien om de waarde te maximaliseren en de groei te bestendigen.
• Operationele Factoren: Markt- en kostenbeheersingsproblemen, zoals inflatie, stijgende loonkosten of technologische verbeteringen, kunnen bedrijven ertoe aanzetten hun prijzen aan te passen.

Typische doelstellingen zijn het verhogen van de omzet, het verbeteren van de winstgevendheid of het aantrekken van een specifiek klantsegment. Wees specifiek en stel meetbare doelen (bijv. “Verhoog de ARPU met 10% in het vierde kwartaal”).

Brainstorm Potential Objectives: Start by listing all possible objectives you might want to achieve with a pricing change. Consider these categories:

• Omzetgroei: Increase overall revenue, ARPU,  or customer lifetime value (CLTV).
• Profitability: Improve gross margins, reduce customer acquisition cost (CAC) or churn rate.
• Market Positioning: Attract a new customer segment or increase market share.
• Other Objectives like improving customer satisfaction or encouraging specific product usage patterns.

Prioritize Your Objectives: Niet alle doelstellingen zijn gelijk. Rangschik ze op basis van hun belang en relevantie voor uw huidige bedrijfsbehoeften. Wat zijn de top 3 doelstellingen waarop u zich wilt concentreren?

Stel SMART-doelen: Zet elke geprioriteerde doelstelling om in een Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant en Tijdsgebonden (SMART) doel.

Voorbeeld: In plaats van “Verhoog de omzet,” stel een doel als “Verhoog de ARPU met 10% binnen de komende 6 maanden.”

“Trek een nieuw klantsegment aan” -> Accepteer 50 nieuwe zakelijke klanten tegen het einde van het jaar.

Align with Overall Strategy: Ensure your pricing objectives align with your company’s overall strategic vision and mission.

Choose the model that fits with your goals and customer needs. The right pricing model requires some analysis to decide the strategy that will suit your business needs and customer profiles. This will depend on your product, target market, objectives, and value proposition.

Determine what pain points your product resolves for your customers and how it compares to your competition in terms of features, usability, and overall value. Understanding your product’s strengths and weaknesses will allow you to determine which model works best for you.

Identify common SaaS pricing strategies and how well they work for your business. For detailed steps on how to determine the right pricing strategy for your SaaS, refer to our companion article: Hoe je je SaaS moet prijzen. Consider these popular pricing strategies for SaaS price optimization:

• Transition Plan: Existing customers remain on their current plans, while new subscribers pay the new price. This will ease the transition and encourage customer loyalty.
• Prijsstaffels: Bied prijsplannen aan met verschillende functies en kostenopties die aantrekkelijk zijn voor verschillende klantprofielen en voorkeuren, waardoor een verscheidenheid aan benaderingen voor verschillende klantsegmenten mogelijk wordt.
• Gebruiksafhankelijke prijzen: Breng kosten in rekening op basis van het klantgebruik, wetende dat de perceptie van eerlijkheid vaak leidt tot een toename van het gebruik.
• Op waarde gebaseerde prijzen: Stel uw prijzen vast met de waargenomen waarde die uw product levert in gedachten. Gebruik dit vervolgens als een onderbouwing voor premium prijzen.

Tell your customers about the changes openly and honestly. Transparency builds trust. When customers understand the reasons for a price change, they’re more likely to accept it. And how this is communicated makes a difference.

4.1. Craft Your Message. Explain the changes in simple terms.

Highlight the value proposition for customers affected by the revised pricing model. Emphasize new features, better performance, and increased support.

Acknowledge concerns upfront and offer solutions (e.g., grandfathering existing customers, discounts, or flexible payment options).

Explain the reason for the price change (e.g., increased costs, new features, market adjustments).

4.2. To effectively communicate with all your customers, consider using various channels.:

• Email Announcements: Overweeg het gebruik van gepersonaliseerde e-mails om rechtstreeks met klanten te communiceren. Verstuur gerichte e-mails op basis van hun huidige abonnement of gebruik.
• Blogberichten: Publiceer een gedetailleerd blogbericht waarin de wijzigingen en de redenen daarvoor worden uitgelegd. Presenteer bewijs van de effectiviteit van het product door klantgetuigenissen en casestudies op te nemen.
• In-app berichten: Lever relevante informatie aan gebruikers binnen de applicatie-interface.
• Social Media Updates: Share news about the pricing change on your social media channels and engage with customers’ comments and questions.
• Webinars: Host webinar and QA sessions to provide insights and address questions.

4.3. Develop a communication timeline:

• Early Announcement: Provide customers with advance warning about the changes, aiming for a minimum of 30-60 days.
• Reminder Emails: Use follow-up emails when the implementation date is near.
• Post-Change Communication: Communiceer na wijzigingen updates over de overgang met de specifieke impact die ze zullen ervaren.
• Proactieve Benadering: Zorg ervoor dat u met klanten met een hoge waarde of klanten die het meest door de prijsverandering worden getroffen, spreekt om uw ondersteuning te personaliseren.

Implement your new SaaS pricing strategy and then monitor its effects on metrics such as customer acquisition, churn, and revenue. Then think of your pricing as a living, breathing entity that requires attention to thrive. Continuously monitor performance metrics, gathering customer feedback to inform adjustments.

Track Key Metrics: Create a dashboard that illustrates pertinent metrics like revenue, churn rate, ARPU (average revenue per user), CLTV (customer lifetime value), and conversion rates. Regularly review this data, checking weekly or monthly, to monitor progress toward your pricing goals. Be aware of fluctuations and investigate spikes or drops to understand whether they’re linked to your pricing changes or other factors.

Seek Customer Feedback: Collecting feedback from customers helps in acquiring a more complete understanding of their needs and preferences. Reach out through surveys, interviews, feedback forms, and monitor social media and review sites. Ask them about their satisfaction with the new pricing, whether they feel the value aligns with the cost, and what improvements they’d like to see. It’s possible their observations could offer a different perspective on your current strategy.

Analyze and Iterate: While a price increase could impact churn, it’s crucial to analyze changes and re-evaluate if needed. Look into how each customer segment reacts to the increase to determine if some are more sensitive than others. Experiment with various pricing options, discounts, and promotions to understand your customer base’s preferences. After using A/B testing, compare options and determine the most effective approach.