Algemene voorwaarden voor uw SaaS opstellen

Wees nauwkeurig met juridische en operationele taal bij het schrijven van uw ToS (gebruiksvoorwaarden). Hoewel het proces lastig kan zijn, is er geen reden tot paniek. We zullen de stappen uitleggen voor het opstellen van Gebruiksvoorwaarden die de verwachtingen voor zowel uw SaaS-bedrijf als de gebruikers duidelijk uiteenzetten. Laten we dus de belangrijke secties, inzichten en tips bekijken om u te helpen.

Begin met een korte openingsverklaring die de stem van uw merk weerspiegelt en het doel van de ToS aangeeft: het reguleren van de relatie tussen uw bedrijf en gebruikers. Definieer belangrijke termen duidelijk in het begin (bijv. 'Dienst', 'Gebruiker', 'Inhoud'). Gebruik een tabel die de belangrijke secties samenvat voor gemakkelijke toegang.

Keep a professional tone and avoid technical or legal jargon throughout. Your introduction should make sense with your brand’s messaging.

Ask yourself: What is the best way to introduce my SaaS product so it will be informative and engaging?  Come up with a few options, test them with users, and then choose the one that resonates the most.

Ensure your users accept your Terms of Service. Consider a clickwrap agreement requiring a click on “I Agree,” or a browsewrap agreement stating that using the service constitutes agreement. Regardless of the method, just make sure it’s easy to see and understand. Also, include the date the ToS started and when it was last updated, and give a link to a printable version. 

Voldoe altijd aan de relevante wetgeving (bijv. AVG, CCPA). Zorg voor een mechanisme waarmee gebruikers hun toestemming kunnen intrekken en als uw SaaS zich richt op minderjarigen, houd dan rekening met leeftijdsbeperkingen.

Onderzoek de beste praktijken voor uw branche en raadpleeg een advocaat om een gebruiksvriendelijke maar legale manier op te stellen om nieuwe gebruikersinhoud te verkrijgen.

Beschrijf uw accountregistratieproces en benadruk de verplichte velden en de verantwoordelijkheid van de gebruiker voor de accountbeveiliging (bijvoorbeeld sterke wachtwoorden, tweefactorauthenticatie). Vat de procedures voor accountverificatie en -herstel samen en wees duidelijk over beperkingen met betrekking tot het delen of overdragen van accounts.

Houd u met betrekking tot het verzamelen en opslaan van gebruikersgegevens aan de regelgeving inzake gegevensbescherming. Implementeer beveiliging om gebruikersaccounts te beschermen en definieer de gevolgen van ongeoorloofd accountgebruik.

Denk voor veilige accounts en het beschermen van gebruikersgegevens aan het volgende: Welke gegevens heb ik van gebruikers nodig en hoe kan ik hun informatie veilig bewaren? Breng de behoefte aan gebruikersgegevens in evenwicht met privacyoverwegingen en implementeer industriestandaard beveiligingspraktijken.

Leg alle details met betrekking tot prijzen en betaling uit, waaronder: 

• Prijsmodellen: Geef aan of uw SaaS gratis is, een gratis proefperiode biedt, een eenmalige vergoeding heeft, een op abonnementen gebaseerd model heeft of op gebruik gebaseerde prijsstelling hanteert.
• Abonnementsdetails: Leg de abonnementslagen uit (bijv. Basic, Premium), de functies binnen elke laag en de prijzen voor elke laag.
• Factureringscyclus: Toon de frequentie waarmee gebruikers gefactureerd worden (maandelijks, jaarlijks, etc.) en wanneer de transactie plaatsvindt (bijv. op dezelfde datum elke maand).
• Betaalmethoden: Toon de geaccepteerde betaalmethoden (creditcards, PayPal, etc.).
• BTW: Vermeld duidelijk of prijzen inclusief BTW zijn.
• Valuta: Specificeer de valuta die gebruikt wordt voor de transactie.
• Terugbetalingen en annuleringen: Maak uw restitutiebeleid duidelijk en geef details over de voorwaarden, het restitutieproces en de termijnen. Laat gebruikers zien hoe ze hun abonnementen kunnen opzeggen.
• Prijswijzigingen: Behoud u het recht voor om prijzen te wijzigen en geef aan hoe gebruikers op de hoogte worden gesteld van wijzigingen.

Houd rekening met het volgende bij het opstellen van uw betalingsvoorwaarden:

– Welk prijsmodel past het beste bij mijn product en doelgroep?

– Is mijn prijsstelling transparant en gemakkelijk te begrijpen?

– Hoe kan ik een eerlijk restitutiebeleid opstellen?

Om een goed afgestemde strategie voor uw bedrijf en gebruikers te ontwikkelen, dient u de industriestandaarden te identificeren en de prijzen van concurrenten te analyseren.

Stel het eigendom van intellectuele eigendomsrechten vast door te vermelden dat uw bedrijf eigenaar is van de softwarecode, het ontwerp, de handelsmerken en alle andere bedrijfseigen materialen die verband houden met het bedrijf. Vermeld het eigendom van content die door gebruikers binnen uw platform is gemaakt en beschrijf hoe uw intellectuele eigendom kan worden gebruikt.

Om overwegingen met betrekking tot intellectuele eigendom te begrijpen:

• Raadpleeg een jurist: Vraag professioneel advies om ervoor te zorgen dat uw Gebruiksvoorwaarden uw intellectuele eigendom beschermen.
• Door gebruikers gegenereerde content: Beschrijf het eigendom van content die door gebruikers is gemaakt en stel richtlijnen op voor het gebruik ervan.
• Licenties van derden: Als u materiaal van derden gebruikt (bijvoorbeeld lettertypen, bibliotheken), zorg er dan voor dat u over de benodigde licenties en rechten beschikt.

Door deze details aan te pakken, wordt uw intellectuele eigendom beschermd terwijl gebruikers toch gebruik kunnen maken van de mogelijkheden van uw platform.

In deze sectie worden de omstandigheden beschreven waaronder beide partijen de overeenkomst kunnen beëindigen.

• Beëindiging door Gebruiker: Geef aan hoe gebruikers hun account kunnen beëindigen (bijvoorbeeld via accountinstellingen, door contact op te nemen met de klantenservice). Vermeld eventuele opzegtermijnen die van toepassing zijn.
• Beëindiging door Bedrijf: Leg uit welke redenen recht geven op beëindiging van een gebruikersaccount (bijvoorbeeld schending van de Gebruiksvoorwaarden, niet-betaling, inactiviteit van het account). Geef aan welke termijn gebruikers hebben voordat de beëindiging plaatsvindt, indien van toepassing.
• Gevolgen van Beëindiging: Beschrijf de gevolgen van een accountbeëindiging, zoals verwijdering van gegevens, verlies van toegang tot de Dienst en eventuele terugbetalingsmogelijkheden.
• Voortbestaan van Bepalingen: Specificeer welke bepalingen van de servicevoorwaarden van kracht blijven na beëindiging (bijv. vertrouwelijkheid, vrijwaring).

Houd rekening met het volgende om eerlijke en brede beëindigingsbepalingen op te stellen:

• Gebruikersrechten: Gebruikers moeten een duidelijke manier hebben om hun accounts te beëindigen als ze dat willen.
• Rechten van het bedrijf: Bescherm uw belangen door de gronden voor het beëindigen van gebruikersaccounts te verduidelijken.
• Gegevensverwerking: Verduidelijk hoe de naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming wordt gewaarborgd wanneer accounts worden beëindigd.

Dit gedeelte gaat over het beschermen van uzelf als de dienst uitvalt of problemen ondervindt. Maak duidelijk dat uw SaaS wordt geleverd “in de huidige staat”, zodat u niet belooft dat deze altijd perfect zal werken of vrij van fouten zal zijn. Wijs ook alle impliciete garanties van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel af. Om garanties te weigeren:

• wees superduidelijk over waar u niet verantwoordelijk voor bent.
• raadpleeg een advocaat om er zeker van te zijn dat alles legaal is.
• stelt realistische verwachtingen voor gebruikers.

Met een uitgebreide disclaimer van garanties zoals deze kunt u uzelf beschermen tegen juridische problemen en toch eerlijk zijn tegen uw gebruikers.

Het doel van deze sectie is om uw financiële verantwoordelijkheid te beperken in geval van geschillen of schade die voortvloeien uit het gebruik van uw SaaS.

• Soorten schade: Specificeer de verschillende soorten schade die onder de beperking vallen. Bijvoorbeeld directe, indirecte, incidentele, gevolgschade of punitieve schade.
• Financieel plafond: Stel een maximumbedrag voor aansprakelijkheid vast, hetzij specifiek in dollarbedrag, hetzij een veelvoud van de door de gebruiker betaalde kosten.
• Uitzonderingen: Bepaal situaties waarin de beperking van aansprakelijkheid mogelijk niet van toepassing is (bijv. grove nalatigheid, opzettelijk wangedrag).

Om uw aansprakelijkheid te beperken:

– Raadpleeg een jurist: zoek professionele hulp om er zeker van te zijn dat uw beperkingen voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving en industriestandaarden.

– Overweeg verzekering: Onderzoek de mogelijkheden voor een aansprakelijkheidsverzekering om eventuele aanvullende risico's te beperken.

– Vind een balans tussen bescherming en redelijkheid: Zorg ervoor dat uw beperkingen redelijk zijn en gebruikers niet onredelijk belasten.

In deze sectie wordt het proces van geschillenbeslechting tussen u en uw gebruikers uitgelegd.

• Methode: De opties zijn arbitrage, mediation of rechtszaak.
• Proces: Beschrijf het proces van geschillenbeslechting, inclusief hoe u een geschil kunt starten, de tijdlijnen en de bijbehorende kosten.
• Toepasselijk recht: Specificeer de jurisdictie wiens wetten van toepassing zijn op de geschillenbeslechtingsprocedure.
• Plaats van jurisdictie: Bepaal waar eventuele gerechtelijke procedures zullen plaatsvinden.

In deze sectie wordt uitgelegd welke geschillen kunnen ontstaan door de Servicevoorwaarden en welke wettelijke jurisdictie daarop van toepassing is. Kies de staat of het land waarvan de wetgeving van toepassing is op de overeenkomst.

Om het toepasselijk recht vast te stellen:

• Denk na over uw locatie: Het is gebruikelijk om te kiezen voor de staat waarin uw hoofdkantoor is gevestigd.
• Houd rekening met uw gebruikersbestand: Als u wereldwijd gebruikers heeft, kies dan een jurisdictie met wetten die gunstig zijn voor bedrijven en online diensten.

Overweeg aanvullende bepalingen die mogelijk niet gemakkelijk in andere delen van de Algemene Voorwaarden passen.

• Scheidbaarheid: Geef aan dat als een bepaling van de Algemene Voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar is, de overige bepalingen volledig van kracht blijven.
• Volledige overeenkomst: Verduidelijk dat de Servicevoorwaarden de volledige overeenkomst vormen tussen u en de gebruiker met betrekking tot de Dienst en alle eerdere overeenkomsten vervangen.
• Overdracht: Wees duidelijk over de vraag of elke partij de Servicevoorwaarden aan een andere partij kan overdragen zonder de toestemming van de andere partij.
• Kennisgevingen: Leg uit hoe de communicatie met gebruikers zal plaatsvinden (bijvoorbeeld via e-mail, in-app-meldingen) en hoe gebruikers contact met u kunnen opnemen.
• Overmacht: Voeg een overmachtclausule toe om niet-nakoming te verontschuldigen vanwege gebeurtenissen buiten uw macht (bijvoorbeeld natuurrampen, overheidsmaatregelen).
• Afstand van recht: Toon aan dat het niet afdwingen van een bepaling van de Servicevoorwaarden geen afstand van die bepaling inhoudt.