Een privacybeleid voor SaaS opstellen
Om het vertrouwen van gebruikers te bevorderen en te voldoen aan alle regelgeving, dient u een sterk privacybeleid te ontwikkelen voor uw SaaS-platform. Uw beleid is een juridisch document dat een samenvatting moet bevatten van hoe u gebruikersgegevens verzamelt, gebruikt, opslaat en deelt.
Volg deze stapsgewijze instructies om transparantie te creëren, waardoor uw gebruikers er zeker van kunnen zijn dat er verantwoordelijk met hun gegevens wordt omgegaan.
Identificeer wetten voor gegevensbescherming
Omdat best practices en wetgeving op het gebied van gegevensbescherming voortdurend evolueren, moet u proactief te werk gaan om verstoringen van uw SaaS-bedrijf te voorkomen. U kunt beginnen met het beantwoorden van deze vragen:
Waar bevindt uw doelgroep zich? Regio's hebben verschillende wetten voor gegevensbescherming. Zo is de California Consumer Privacy Act (CCPA) van toepassing op inwoners van Californië, terwijl de Europese Unie de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Welke gegevens verzamelt uw SaaS? Houd er rekening mee dat gezondheids- of financiële informatie en bepaalde andere soorten gegevens onderworpen kunnen zijn aan strengere regels dan andere.
Nadat u deze vragen hebt beantwoord, kunt u de specifieke vereisten van elke toepasselijke wet bekijken. Houd rekening met concepten zoals:
- Expliciete Toestemming: Hoe verkrijgt u geïnformeerde toestemming van gebruikers voor het verzamelen van gegevens?
- Rechten van Betrokkenen: Welke rechten hebben gebruikers met betrekking tot hun gegevens (bijv. toegang, rectificatie, verwijdering)?
- Melding van datalekken: In het geval van een datalek, begrijpt u uw verplichtingen?
|
Recht |
Jurisdictie |
Belangrijkste bepalingen |
|
AVG |
Europese Unie |
Vereist expliciete toestemming voor gegevensverzameling, verleent gebruikers uitgebreide rechten met betrekking tot hun gegevens, verplicht strikte protocollen voor datalekmeldingen. |
|
CCPA |
California, VS |
Geeft inwoners van Californië het recht om te weten welke persoonlijke informatie bedrijven over hen verzamelen, het recht om die informatie te laten verwijderen en het recht om zich af te melden voor de verkoop ervan. |
|
Overige regionale wetgeving |
Verschilt per locatie |
Doe onderzoek naar en voldoe aan alle aanvullende wetten voor gegevensbescherming die relevant zijn voor uw doelgroep. |
Raadpleeg een professional die gespecialiseerd is in privacy en gegevensbescherming om er zeker van te zijn welke wetten voor gegevensbescherming van toepassing zijn op uw SaaS.
Zodra u het wettelijk kader begrijpt, stelt u uw privacybeleid op om te voldoen aan de vereisten van elk rechtsgebied waarin u actief bent.
GRATIS SaaS-sjabloon voor privacybeleid
Maak een conform privacybeleid dat uw bedrijf en gebruikers beschermt.
-
Omvat gebruik
-
Gegevensverzameling
-
Delen
-
beveiligingsmaatregelen
-
en meer!
Soorten gegevens die u verzamelt
Maak voor de transparantie een inventarisatie van de gegevens die uw SaaS-platform verzamelt. Gebruik deze gegevens voor het beheren van uw gegevenspraktijken. U kunt een tabel zoals deze gebruiken om uw gegevensverzameling te categoriseren:
|
Gegevenstype |
Voorbeeld |
Verzamelingsmethode |
Doel |
|
Persoonlijk |
Naam, e-mailadres, telefoonnummer, factuuradres, bedrijfsnaam, functie |
Accountregistratie, formulieren |
Verlenen van diensten, klantondersteuning, facturering |
|
Gebruik |
IP-adres, apparaattype, browsertype, bezochte pagina's, tijd besteed op pagina's, klikken, scrollen, interacties |
Website-analyse, cookies |
Analyseren van gebruikspatronen, verbeteren van de gebruikerservaring, personaliseren van content |
|
Gevoelig |
Gezondheidsinformatie, financiële gegevens, overheidsidentificatie (alleen indien van toepassing) |
Beveiligde formulieren, beperkte toegang |
Specifieke doeleinden zoals beschreven in het privacybeleid en met expliciete toestemming van de gebruiker |
|
Anders |
Informatie verstrekt via klantenservice-interacties, feedbackformulieren, enquêtes, sociale-media-interacties |
Verschillende kanalen |
Verbeteren van producten/diensten, begrijpen van gebruikersbehoeften, marketing (met toestemming), naleving van wet- en regelgeving |
Transparant zijn over de soorten gegevens die u verzamelt, bouwt vertrouwen en loyaliteit op bij uw gebruikers.
GRATIS SaaS-sjabloon voor privacybeleid
Maak een conform privacybeleid dat uw bedrijf en gebruikers beschermt.
-
Omvat gebruik
-
Gegevensverzameling
-
Delen
-
beveiligingsmaatregelen
-
en meer!
Hoe u verzamelde gegevens gebruikt
Wees transparant over hoe u gebruikersgegevens gebruikt om vertrouwen op te bouwen. Gebruik duidelijke taal die iedereen kan begrijpen wanneer u uitlegt waarom u gegevens verzamelt en vermijd technische termen.
Geef specifieke voorbeelden: Gebruik geen vage taal zoals “we gebruiken gegevens om onze diensten te verbeteren”. Geef liever een toelichting op hoe deze verbetering tot stand komt. Bijvoorbeeld: “We analyseren gebruiksgegevens om te identificeren waar gebruikers moeilijkheden ervaren en optimaliseren die functies.”
Maak onderscheid tussen noodzakelijk en optioneel gebruik: Maak onderscheid tussen noodzakelijk gebruik van gegevens voor het leveren van de dienst (bijv. het verwerken van betalingen) en gebruik dat optioneel maar nuttig is (bijv. het verzenden van gepersonaliseerde marketingmails) en verkrijg expliciete toestemming van de gebruiker voor dat laatste.
Door duidelijk te zijn over hoe gebruikersgegevens bijdragen aan een betere ervaring, laat u de waardepropositie van uw SaaS-platform zien en respecteert u tegelijkertijd de privacy van gebruikers.
GRATIS SaaS-sjabloon voor privacybeleid
Maak een conform privacybeleid dat uw bedrijf en gebruikers beschermt.
-
Omvat gebruik
-
Gegevensverzameling
-
Delen
-
beveiligingsmaatregelen
-
en meer!
Hoe u gegevens deelt of openbaar maakt
Om een betrouwbaar privacybeleid te hebben, dient u transparant te zijn over hoe u gegevens deelt. Als uw SaaS-platform gegevens deelt met derden, is het belangrijk om duidelijk te vermelden:
Wie: Identificeer specifieke derde partijen (bijv. dienstverleners, partners, gelieerde ondernemingen).
Wat: Specificeer categorieën gedeelde gegevens.
Waarom: Leg het doel van het delen uit (bijv. betalingsverwerking, analyses).
Hoe: Geef een gedetailleerde beschrijving van de protocollen die worden gebruikt om gedeelde gegevens te beschermen (bijv. contractuele verplichtingen, anonimisering van gegevens).
Geef expliciet aan als u geen gebruikersgegevens deelt. Dit toont uw toewijding aan de privacy van gebruikers en bouwt vertrouwen op.
GRATIS SaaS-sjabloon voor privacybeleid
Maak een conform privacybeleid dat uw bedrijf en gebruikers beschermt.
-
Omvat gebruik
-
Gegevensverzameling
-
Delen
-
beveiligingsmaatregelen
-
en meer!
Verzamel gegevens over uw bestaande klantenbestand
Een cruciaal onderdeel van een privacybeleid is uw beleid inzake gegevensbewaring en -verwijdering. Uw gebruikers moeten begrijpen hoe lang hun gegevens worden bewaard en onder welke omstandigheden deze worden verwijderd.
Specificeer Bewaartermijnen: Wees duidelijk over de termijn die u gewoonlijk hanteert voor het bewaren van verschillende categorieën gegevens (bijv. accountgegevens, gebruikslogboeken).
Beschrijf Verwijderingsprocedures: Beschrijf gedetailleerd hoe u een verzoek tot verwijdering van gegevens kunt indienen en wat de termijn is voor het verwerken van dergelijke verzoeken voor uw gebruikers.
Zorg voor een contactformulier of een speciaal e-mailadres voor vragen over gegevens. Dit geeft gebruikers een duidelijke manier om hun rechten uit te oefenen en biedt u een mechanisme om te voldoen aan de regelgeving voor gegevensbescherming.
GRATIS SaaS-sjabloon voor privacybeleid
Maak een conform privacybeleid dat uw bedrijf en gebruikers beschermt.
-
Omvat gebruik
-
Gegevensverzameling
-
Delen
-
beveiligingsmaatregelen
-
en meer!
beveiligingsmaatregelen
beveiligingsmaatregelen zijn nodig om gebruikersgegevens te beschermen. Gebruik de technische en organisatorische bepalingen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik te voorkomen.
- Versleuteling: Hoe versleutelt u gegevens tijdens verzending en in rust?
- Toegangscontrole: Hoe is de toegang binnen uw organisatie beperkt? Denk goed na over wie er toegang heeft tot gebruikersgegevens.
- Beveiligingsaudits en -tests: Voert u regelmatig beveiligingsbeoordelingen uit?
- Incidentresponsplan: Welke protocollen zijn er om beveiligingsincidenten te detecteren en erop te reageren?
Met sterke beveiligingsmaatregelen kunnen uw gebruikers er zeker van zijn dat hun gegevens in veilige handen zijn, wat hun vertrouwen in uw platform vergroot.
GRATIS SaaS-sjabloon voor privacybeleid
Maak een conform privacybeleid dat uw bedrijf en gebruikers beschermt.
-
Omvat gebruik
-
Gegevensverzameling
-
Delen
-
beveiligingsmaatregelen
-
en meer!
Contactgegevens
Laat gebruikers weten hoe ze contact met u kunnen opnemen als ze vragen of opmerkingen hebben over uw privacypraktijken. Zorg ervoor dat u het volgende vermeldt:
- E-mailadres: Geef ze een specifiek e-mailadres voor vragen over privacy.
- Vestigingsadres (indien van toepassing): Als uw bedrijf een fysieke locatie heeft, vermeld dan het adres.
- Functionaris Gegevensbescherming (FG): Als u iemand hebt die specifiek verantwoordelijk is voor gegevensbescherming (bijv. een FG), geef dan zijn of haar contactgegevens op.
Wanneer gebruikers gemakkelijk toegang hebben tot contactgegevens, kunnen ze hun rechten uitoefenen en antwoorden krijgen, wat helpt bij het opbouwen van vertrouwen.
GRATIS SaaS-sjabloon voor privacybeleid
Maak een conform privacybeleid dat uw bedrijf en gebruikers beschermt.
-
Omvat gebruik
-
Gegevensverzameling
-
Delen
-
beveiligingsmaatregelen
-
en meer!
Maak uw beleid gemakkelijk toegankelijk
Plaats uw privacybeleid waar gebruikers het kunnen zien. Enkele manieren om dat te doen:
→ Website Plaatsing: Gebruik een speciale “Privacy”-sectie of een prominente link naar uw privacybeleid in de footer of header van uw website.
→ Registratie-/aanmeldingsproces: Om te bevestigen dat gebruikers uw privacybeleid hebben gelezen en ermee akkoord gaan, plaatst u een verplicht selectievakje in het registratie- of aanmeldingsproces.
→ Mobiele apps: Uw privacybeleid moet toegankelijk zijn via de app-instellingen.
Om er zeker van te zijn dat gebruikers uw privacybeleid kunnen openen en lezen, test u de ervaring op verschillende apparaten en browsers.
Je verwijdert barrières voor transparantie en gebruikers zullen meer betrokken zijn bij je datapraktijken wanneer ze je beleid lezen.
GRATIS SaaS-sjabloon voor privacybeleid
Maak een conform privacybeleid dat uw bedrijf en gebruikers beschermt.
-
Omvat gebruik
-
Gegevensverzameling
-
Delen
-
beveiligingsmaatregelen
-
en meer!
Regelmatig controleren en bijwerken
Wetten voor gegevensbescherming worden vaak herzien en de datapraktijken van je SaaS-platform kunnen ook regelmatig veranderen. Om compliant en accuraat te blijven, moet je je privacybeleid routinematig herzien en bijwerken. Denk aan:
- Jaarlijkse evaluaties: Plan jaarlijks evaluaties in om te bepalen of je privacybeleid voldoet aan de huidige wettelijke vereisten en je praktijken voor gegevenshandhavering.
- Meldingen over wijzigingen: Gebruik duidelijk geplaatste meldingen op je website en in je app om gebruikers te informeren over belangrijke wijzigingen in je privacybeleid.
- Versiebeheer: Gebruik altijd versienummers en datums in je privacybeleid om updates bij te houden.
Dit toont je betrokkenheid aan om je aan te passen aan het veranderlijke landschap van gegevensbescherming, wat ervoor zorgt dat je gebruikers op de hoogte blijven van wijzigingen.
Gebruik kalenderherinneringen om je voor te bereiden op de jaarlijkse evaluatie van je privacybeleid, zodat deze niet over het hoofd wordt gezien. Je kunt je abonneren op juridische updates en nieuwsbrieven over gegevensbescherming om op de hoogte te blijven van wetswijzigingen.
Conclusie
Vergeet niet dat de zaken veranderen, dus houd je privacybeleid up-to-date. Het gaat erom je gebruikers en je bedrijf te beschermen.
Gebruik deze stappen en voorbeelden als startpunt om een duidelijk privacybeleid op te stellen waaruit gebruikers kunnen opmaken dat je hun gegevens belangrijk vindt. Een goed beleid bouwt vertrouwen op bij je klanten.
Veelgestelde vragen
-
Dit beleid is een juridisch document waarin precies wordt uitgelegd hoe jouw platform gebruikersgegevens gebruikt, opslaat, verzamelt en deelt. Het is noodzakelijk om vertrouwen op te bouwen bij gebruikers, te voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en juridische problemen te voorkomen.
-
Dit hangt af van waar je actief bent en wie je doelgroep is. Verdiep je in de relevante regelgeving en specificeer je beleid dienovereenkomstig. Bekijk belangrijke regelgeving zoals de AVG, CCPA en eventuele andere regionale mandaten.
-
Zorg ervoor dat je duidelijk uitlegt welke soorten gegevens je verzamelt, hoe deze zullen worden gebruikt en met wie je ze deelt. Neem in je privacybeleid ook je procedures voor gegevensbewaring, eventuele beveiligingsmaatregelen en contactgegevens op. Beschrijf indien van toepassing duidelijk je privacybeleid voor kinderen.
-
Plaats het in de header, footer of een speciale privacysectie van uw website zodat het gemakkelijk toegankelijk is. U kunt het ook toevoegen aan de registratie en in de instellingen van uw mobiele app.
-
Dan dient u te voldoen aan regelgeving zoals SOC-2 en HIPAA (voor gezondheidsgegevens) met strenge beveiligingsmaatregelen. Zorg ervoor dat u transparant bent over uw werkwijzen in uw beleid.
-
Terwijl het privacybeleid de nadruk legt op de omgang met gebruikersgegevens, beschrijven de algemene voorwaarden de regels en voorschriften voor het gebruik van uw SaaS-platform. Hoewel het beide belangrijke juridische documenten zijn, dient elk een ander doel.
Klaar om te beginnen?
Wij zijn geweest waar jij nu bent. Deel jouw wereldwijde dromen met ons en profiteer van onze 18 jaar ervaring om ze werkelijkheid te maken.
Nederlands 
English 
Español 
Português 
Português do Brasil 
Deutsch 
Italiano 
Polski 
Українська 
日本語 
한국어 
Română 
Français