Mozaïekafbeelding

Hoe registreert u uw SaaS-bedrijf: LLC, C-Corp, S-Corp of eenmanszaak?

Voordat u aan uw logo begint of begint met het coderen van uw werk, is het belangrijk om eerst de nodige basis te leggen. Richt uw SaaS-bedrijf op de juiste manier op om boetes te voorkomen. 

 

Het registreren van je bedrijf is niet bepaald glamoureus, maar geloof ons, als oprichter is het noodzakelijk voor je succes op de lange termijn. We hebben alles wat je moet weten stap voor stap voor je uiteengezet. Met deze handleiding leer je over:

  • Welke rechtsvormen er beschikbaar zijn voor je bedrijf
  • Hoe je je bedrijf kunt registreren en een fiscaal nummer (EIN) kunt verkrijgen
  • Hoe je je SaaS-bedrijf opzet met betalingsverwerking en btw-beheer 
Opmerking

Deze handleiding is geen vervanging voor professioneel juridisch en financieel advies, maar biedt wel waardevolle informatie en een startpunt. Wet- en regelgeving is complex en afhankelijk van veel variabelen. Raadpleeg bij twijfel experts om er zeker van te zijn dat je bedrijf volledig voldoet aan de eisen en beschermd is.

Stap 1

Verzamel gegevens over uw bestaande klantenbestand

Kies allereerst de structuur die aansluit bij jouw bedrijfsbehoeften. Het kiezen van de juiste rechtsvorm is een belangrijke beslissing die van invloed is op je belastingen, aansprakelijkheid en financieringsmogelijkheden. De meest voorkomende opties zijn:

  • Eenmanszaak: Voor de meest eenvoudige optie kies je ervoor om je bedrijf juridisch gezien hetzelfde te laten zijn als jijzelf. Het is ook goedkoop op te zetten en geeft je volledige controle. Maar je persoonlijke bezittingen lopen risico als het bedrijf in juridische of financiële problemen komt.
  • Vennootschap onder firma (VOF): Als u een vennootschap heeft, kunt u verantwoordelijkheden en middelen delen. Net als bij een eenmanszaak brengt dit echter onbeperkte persoonlijke aansprakelijkheid met zich mee voor alle vennoten als er onenigheid ontstaat.
  • Besloten vennootschap (BV): Dit is een populaire keuze voor startups vanwege de beperkte aansprakelijkheid voor de eigenaren. In dit geval zijn uw persoonlijke bezittingen doorgaans beschermd tegen zakelijke schulden of verplichtingen. Winsten worden belast op individueel niveau, wat flexibiliteit biedt met betrekking tot management en belastingen.
  • Naamloze vennootschap (NV): Dit heeft de voorkeur voor bedrijven die op zoek zijn naar aanzienlijke groei en durfkapitaalinvesteringen. Het heeft een beperkte aansprakelijkheid en het is gemakkelijker om fondsen te werven door middel van aandelenemissie. Toch is er sprake van dubbele belasting, dus winsten worden zowel op bedrijfs- als op individueel niveau belast.
  • S Corporation (niet van toepassing in Nederland): Met de combinatie van beperkte aansprakelijkheid van een bedrijf en de doorbelasting van een LLC, worden winsten belast op individueel niveau. Helaas hebben S Corporations strikte toelatingsvoorwaarden, waaronder limieten aan het aantal aandeelhouders en wie aandeelhouder kan zijn. *Let op: S Corporations bestaan niet in Nederland. Raadpleeg een belastingadviseur voor vergelijkbare bedrijfsstructuren.*

 

Laten we, om u te helpen bij uw beslissing, de voor- en nadelen van elke structuur bekijken:

Type structuur

Voordelen

Nadelen

Aanbevolen 

Eenmanszaak

Eenvoudig, goedkoper op te zetten, geeft controle

Onbeperkte persoonlijke aansprakelijkheid met risico op bezittingen, financieringsmogelijkheden beperkt

Kleine bedrijven met laag risico en één eigenaar

Vennootschap

Eenvoudig op te richten, gedeelde verantwoordelijkheid en middelen

Onbeperkte persoonlijke aansprakelijkheid voor iedereen, grotere kans op geschillen 

Bedrijven met meerdere eigenaren die winsten en verliezen delen

Besloten vennootschap (BV)

Beperkte aansprakelijkheid, maar flexibel beheer, doorschuifregeling voor belastingen (winsten worden belast op individueel niveau)

Ingewikkelde eigendomsstructuur, mogelijke zelfstandigenbelastingen

Startups, kleine bedrijven die op zoek zijn naar aansprakelijkheidsbescherming

Naamloze vennootschap (NV)

Beperkte aansprakelijkheid, gemakkelijker om kapitaal aan te trekken, mogelijkheid tot aandelenopties

Dubbele belasting (winsten worden belast op bedrijfs- en individueel niveau), meer administratief werk

Snelgroeiende startups die op zoek zijn naar durfkapitaal

Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (VBA)

Minder aansprakelijkheid, doorschuifbelasting, mogelijkheid tot aandelenopties (beperkt tot 100 aandeelhouders)

Conservatieve toelatingsvoorwaarden (alleen inwoners/ingezetenen van de VS), beperkt tot één soort aandelen

Kleine bedrijven die voldoen aan de criteria voor een S Corp en dubbele belasting willen vermijden
Opmerking

Als u niet zeker bent welke structuur het beste bij uw bedrijf past, maar snel wilt beginnen met verkopen, werk dan samen met een Merchant of Record (MoR). Wij werken samen met SaaS-bedrijven en individuen en vereenvoudigen het hele proces aanzienlijk. Om te beginnen heeft u een functionele website nodig met een privacybeleid, een terugbetalingsbeleid en algemene voorwaarden, evenals een geweldig product.  

Stap 2

Geef uw baby een naam (uw bedrijf, dat wil zeggen)

De eerste indruk is belangrijk, dus u wilt het niet verpesten! Dit is waar u uw merkidentiteit kunt laten zien door een naam te kiezen die uw doelgroep aanspreekt. Probeer het volgende om te beginnen:

  • Brainstorm: Wees creatief en denk buiten de gebaande paden. Denk na over uw merkidentiteit en wat uw klanten aanspreekt.
  • Controleer beschikbaarheid:  Doe wat onderzoek op de website van het handelsregister van uw land en Google om te zien of uw nieuwe naam al in gebruik is.
  • Beveilig de domeinnaam: Zodra u de perfecte naam heeft gevonden, zorg er dan voor dat u de bijbehorende domeinnaam vastlegt. Dit zal klanten helpen u sneller online te vinden en geeft een professionele uitstraling. Controleer de beschikbaarheid van domeinnamen op sites zoals GoDaddy of Namecheap.

 

Kies een naam die u aanspreekt en die past bij uw merk, en denk er niet te lang over na. U kunt het later altijd nog wijzigen.

Stap 3

Een identificatienummer verkrijgen

Nu, om alles officieel te maken. Door te registreren en een identificatienummer te verkrijgen, wordt uw bedrijf formeel vastgelegd als een juridische structuur: dit is noodzakelijk voor het openen van een bankrekening, het betalen van belastingen en voor het beschermen van uzelf tegen persoonlijke aansprakelijkheid.

 

Zoek de website van de Secretary of State van uw staat en gebruik deze om de benodigde documenten in te dienen. Als u een LLC registreert, moet u Articles of Organizationindienen, terwijl bedrijven Articles of Incorporationmoeten indienen. Aangezien elke staat zijn eigen tarieven en vereisten heeft, dient u de instructies zorgvuldig te volgen.

 

Vervolgens, vraag uw Employer Identification Number (EIN) aan bij de IRS. Dit unieke negencijferige nummer wordt gebruikt voor belastingdoeleinden en is vereist voor verschillende taken, zoals het openen van een bankrekening en het indienen van belastingaangifte. U kunt eenvoudig online een EIN aanvragen via de website van de IRS gratis. Bent u geen inwoner van de VS, dan kunt u telefonisch, per fax of per post een aanvraag indienen met behulp van formulier SS-4.

Stap 4

Verkrijg de benodigde vergunningen en licenties

Deze stap is vergelijkbaar met het opstellen van een reglement voor uw bedrijf. Beschouw uw interne documenten als een vangnet om meningsverschillen in de toekomst te voorkomen. Toegegeven, niet het meest spannende onderdeel, maar desalniettemin erg belangrijk!

 

Onderzoek welke vergunningen en licenties u nodig heeft om uw SaaS-bedrijf op uw locatie te runnen. De SBA website heeft nuttige informatie over het verkrijgen van vergunningen en licenties. Veelvoorkomende vergunningen zijn onder andere een algemene bedrijfsvergunning, btw-nummer en professionele licenties (indien van toepassing).

  • Voor BV's is een aandeelhoudersovereenkomst nodig: dit document beschrijft wie welk percentage van het bedrijf bezit, hoe winsten en verliezen worden verdeeld, wie verantwoordelijk is voor beslissingen en het proces als een lid wil vertrekken of toetreden. U kunt gratis sjablonen voor aandeelhoudersovereenkomsten vinden op websites zoals eForms of Forbes Advisor.
  • Statuten: Als u ervoor heeft gekozen om een vennootschap op te richten, zijn statuten vereist. Ze definiëren hoe uw bedrijf wordt bestuurd, details over aandeelhoudersvergaderingen, stemmingsprocedures en de verantwoordelijkheden van bestuurders en functionarissen. Er zijn online bronnen die gratis sjablonen voor statuten aanbieden, zoals LawDepot en Rocket Lawyer.
  • Vennootschapsovereenkomst: Deze overeenkomst beschrijft de rechten en plichten van elke vennoot, hoe winsten worden gedeeld en wat er gebeurt als een vennoot vertrekt. Er zijn gratis sjablonen voor vennootschapsovereenkomsten beschikbaar op websites zoals PandaDoc en Docracy.

 

Hoewel er online sjablonen beschikbaar zijn, is het verstandig om ze door een jurist te laten controleren om er zeker van te zijn dat ze correct en rechtsgeldig zijn. Dit is een investering die in de toekomst problemen kan voorkomen.

Opmerking

Bewaar kopieën van alle registratiedocumenten, btw-nummers, licenties en vergunningen op een veilige plaats. U heeft ze later nodig, vooral voor belastingdoeleinden en andere juridische zaken.

Stap 5

Open een bankrekening

Hoewel belastingen niet leuk zijn, horen ze erbij. Maar met een goede planning kunt u de kans op kostbare verrassingen minimaliseren. Begin met het onderzoeken van de federale, staats- en lokale belastingen die van toepassing zijn op uw SaaS-bedrijf. Verschillende bedrijfsstructuren en -locaties hebben te maken met verschillende belastingverplichtingen. Voor meer informatie over btw op SaaS gaat u naar onze uitgebreide gids. Zo begrijp je beter wanneer, waar en hoe je je btw berekent, aangeeft en afdraagt. 

 

Bereken hoeveel btw je verschuldigd bent en reserveer periodiek geld om te voorkomen dat je in de knoop komt met het betalen van een hoge btw-afdracht. Als je zelfstandige bent of een bedrijfseigenaar, moet je per kwartaal of per maand voorlopige btw-aangifte doen. 

 

Als je niet over de nodige expertise op het gebied van belastingen beschikt, schakel dan een professional in om je te helpen met het indienen van je aangifte. Aangezien landen hun eigen btw-drempels en -regels hebben, kan een fout ernstige gevolgen hebben. Het inschakelen van een expert zorgt voor compliance en verkleint de kans op boetes. 

Praktische tip

Om de complexiteit van btw-compliance te vermijden, kies je voor een Merchant of Record (MoR). Een MoR beheert het facturatieproces, inclusief de berekening, inning en afdracht van btw, evenals de naleving van lokale regelgeving, waardoor jij de tijd hebt om je SaaS-bedrijf te laten groeien.

Stap 6

Kies je betalingsprovider

Het vinden van een betrouwbare, veilige betaaloplossing is essentieel voor elk bedrijf dat betaald wil worden. Voor SaaS-bedrijven is dit extra belangrijk, omdat je te maken krijgt met terugkerende betalingen en abonnementen. Dus voordat je begint online betalingen te accepteren:  

  • Kies een betalingsprovider: Vergelijk verschillende oplossingen en vind er een die aan al je zakelijke behoeften voldoet. De meest voorkomende opties zijn onderverdeeld in PSP's en MoR's. Denk na over transactiekosten, ondersteunde betaalmethoden, hoe eenvoudig de integratie met uw website of platform is en de klantenservice.
  • Integreren: Nadat u uw processor hebt gekozen, integreert u deze in uw website of app. Test het afrekenproces om er zeker van te zijn dat het soepel en gebruiksvriendelijk is, duidelijk de geaccepteerde betaalmethoden weergeeft en 24/7 klantenservice biedt. 
  • Bescherm uw klanten: Beveiliging moet prioriteit krijgen als het gaat om betalingsverwerking. Om de gevoelige financiële informatie van uw klanten te beschermen, moet u ervoor zorgen dat het gekozen systeem Level 1 PCI DSS conform is. 
Tip

Een samenwerking met een Merchant of Record (MoR) zoals PayPro Global vereenvoudigt betalingsverwerking, abonnementsbeheer en naleving van wereldwijde regelgeving, waardoor u gemakkelijker betaald krijgt en uw bedrijf kunt laten groeien. We bieden volledig gepersonaliseerde checkouts, no-code integratie en zorgen voor Level 1 PCI DSS-compliance.

Stap 7

Naleving en controle

Nadat u uw SaaS-bedrijf heeft geregistreerd, zijn er nog meer dingen die u moet doen. Voorkom problemen en blijf compliant om een goede reputatie bij de overheid te behouden. Stel herinneringen in voor deadlines en overweeg om professionals in te schakelen om u te helpen met nalevingstaken.

  • Jaarlijkse aangiften: De meeste staten vereisen jaarverslagen, dus zorg ervoor dat u deze op tijd indient om boetes te voorkomen.
  • Belastingdeadlines: Gebruik een kalender voor belangrijke belastingdeadlines en dien uw aangiften op tijd in.
  • Juridische updates: Wet- en regelgeving kan veranderen, dus blijf op de hoogte van zaken die van invloed zijn op uw bedrijf.

Conclusie

Het starten en runnen van een SaaS-bedrijf brengt de nodige papierwerk en juridische hindernissen met zich mee. Hoewel dit misschien veel lijkt, hoeft u het niet allemaal alleen te doen. Zoek de hulp die u nodig hebt bij advocaten, accountants en andere professionals wanneer dat nodig is. Als u hulp nodig hebt met SaaS-facturatie en btw, staan wij voor u klaar! 

En het belangrijkste: laat het papierwerk uw enthousiasme voor het bouwen van uw SaaS-imperium niet overschaduwen. Focus op uw visie, creëer een kwaliteitsproduct en zie uw bedrijf floreren. U kunt het!

Veelgestelde vragen

Klaar om te beginnen?

Wij zijn geweest waar jij nu bent. Deel jouw wereldwijde dromen met ons en profiteer van onze 18 jaar ervaring om ze werkelijkheid te maken.

Meld u aan Mozaïekafbeelding
nl_NLNederlands
en_USEnglish es_ESEspañol pt_PTPortuguês pt_BRPortuguês do Brasil de_DEDeutsch it_ITItaliano pl_PLPolski ukУкраїнська ja日本語 ko_KR한국어 ro_RORomână fr_FRFrançais nl_NLNederlands