Hoe u GDPR-naleving kunt garanderen

Om de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) van uw SaaS-platform te garanderen en het risico op hoge boetes te beperken, dient u de onderstaande richtlijnen te volgen. Naleving van de GDPR is een must voor het beschermen van de privacy van gebruikers en het behouden van het vertrouwen van klanten.

Deze handleiding geeft een overzicht van essentiële stappen, waaronder het begrijpen van belangrijke GDPR-concepten en het implementeren van gegevensbeschermingsmaatregelen, die kunnen bijdragen aan het bouwen van een privacybewust SaaS-platform. 

Om u te helpen gefocust te blijven, bieden we hieronder een checklist aan voor uw gemak.

Begin bij het begin en duik in de officiële GDPR-tekst. Ja, het lijkt misschien een beetje droog, maar kijk naar belangrijke termen zoals “persoonsgegevens” (informatie met betrekking tot een identificeerbaar persoon), “verwerking” (elke handeling die wordt uitgevoerd met persoonsgegevens) en “betrokkene” (de persoon over wie de gegevens gaan).

De GDPR is gebaseerd op zeven kernprincipes. 

• Rechtmatigheid, billijkheid en transparantie: U moet een wettelijke reden hebben voor het verwerken van gegevens, duidelijk zijn naar klanten over uw werkwijzen en alles vermijden wat ook maar enigszins misleidend is.
• Doelbinding: Gegevens mogen alleen worden gebruikt en verzameld voor legitieme, specifieke en expliciete redenen en mogen niet worden bewaard voor toekomstig gebruik.
• Dataminimalisatie: Verzamel alleen de noodzakelijke informatie.
• Nauwkeurigheid: Blijf up-to-date - foutieve informatie kan schadelijk zijn. 
• Bewaringsbeperking: Het is niet nodig om gegevens te bewaren, dus zorg voor een duidelijk bewaarbeleid.
• Integriteit en vertrouwelijkheid (beveiliging): Maak gebruik van encryptie en zorg ervoor dat gegevens altijd beveiligd zijn tegen verlies, beschadiging en ongeoorloofde toegang.
• Verantwoordelijkheid: Wees verantwoordelijk voor compliance, documenteer uw processen en voldoe aan alle AVG-vereisten.

Overweeg om te spreken met een professional die kennis heeft van de wetgeving inzake gegevensbescherming, bekijk online cursussen of webinars over dit onderwerp, of blader door onze SaaS-compliancegids.

Een uitgebreide gegevensaudit vormt de kern van AVG-compliance. Stel het daarom tot uw doel om uw gegevens te begrijpen, waar ze vandaan komen en naartoe gaan en hoe ze worden gebruikt. Gebruik software of mappingtools om uw datastromen te begrijpen en te sturen. Maak een checklist voor gegevensaudits:

• Welke persoonsgegevens verzamelen we? (Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, IP-adressen, enz.)
• Hoe worden deze gegevens verzameld? (Rechtstreeks van gebruikers, via integraties van derden, enz.)
• Waar worden onze gegevens opgeslagen? (Lokale servers, cloudopslag, enz.)
• Wie heeft toegang tot deze gegevens? (Medewerkers, contractanten, externe leveranciers, enz.)
• Hoe worden onze gegevens gebruikt? (Marketing, analyse, personalisatie, etc.)
• Hoe lang bewaren we uw gegevens? (Hanteren we een gegevensbewaring beleid?)
• Hebben we een wettelijke basis voor het verwerken van elk type gegevens? (Toestemming, contract, gerechtvaardigd belang, etc.)

Maak privacy tot een topprioriteit op uw platform. Minimaliseer gegevensverzameling, gebruik sterke beveiligingsmaatregelen en wees transparant naar gebruikers over hun gegevensgebruik.

Houd rekening met het volgende:

Dataminimalisatie:

• Daag aannames uit: Overweeg alles wat u verzamelt. Kunt u toe met minder informatie? Heeft u het echt nodig?
• Verzamel in fasen: Verzamel wat u nodig heeft terwijl u bezig bent. U kunt bijvoorbeeld eerst alleen een e-mailadres vragen en later indien nodig om meer specifieke gegevens vragen.
• Bied alternatieven: Bied gebruikers opties die uw gegevensverzameling beperken. Gebruik bijvoorbeeld een gastbestelling of sta klanten toe zich af te melden voor functies voor het delen van gegevens.

Doelbinding:

• Duidelijke doelomschrijvingen: Wees duidelijk over het doel van uw gegevensverzameling in uw privacy- en toestemmingscommunicatie.Gebruik geen brede of vage taal, maar focus op taal die duidelijk, beknopt en to the point is.
• Beperk interne toegang: Toegang moet beperkt zijn tot werknemers die het absoluut nodig hebben voor hun werk.
• Gegevensverwijdering: Stel een protocol op voor het verwijderen van gegevens die niet langer bewaard hoeven te worden nadat ze voor het beoogde doel zijn gebruikt.

Transparantie:

• Gedifferentieerde toestemming: Maak het voor gebruikers mogelijk om zich aan of af te melden voor bepaalde functies en geef ze enige controle over de gegevens die ze delen.
• Privacyverklaring in duidelijke taal: Zorg ervoor dat uw privacybeleid gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te begrijpen is, door gebruik te maken van alledaagse taal in plaats van juridisch jargon.
• Gelaagde kennisgevingen: Wees beknopt in uw samenvattingen van alle kennisgevingen aan gebruikers over belangrijke informatie en geef links naar meer details voor degenen die gedetailleerdere uitleg willen lezen.

Pseudonimisering/anonimisering: Implementeer waar mogelijk manieren om persoonsgegevens te anonimiseren. Vervang bijvoorbeeld identificerende informatie door pseudoniemen (bijv. Gebruiker123) om te voorkomen dat de gegevens aan personen kunnen worden gekoppeld. Overweeg om identificatoren volledig te verwijderen, zodat gegevens niet aan personen kunnen worden gekoppeld.

Beveiliging:

• Toegangscontrole: Wees selectief in wie toegang heeft tot het inzien, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens.
• Plan voor gegevensinbreuken: Implementeer processen om datalekken te detecteren, in te dammen en er snel op te reageren.
• Regelmatige audits: Plan proactief audits en beoordelingen van de beveiliging om mogelijke beveiligingsproblemen op te sporen en op te lossen.
• Versleuteling: Versleutel data in rust en tijdens verzending met behulp van sterke algoritmen.

Gebruik eenvoudige en duidelijke taal voor toestemming die aangeeft hoe gebruikersgegevens zullen worden gebruikt. Wees transparant dat toestemming gegeven, geïnformeerd, specifiek en op elk moment kan worden ingetrokken. 

• Verzoeken om toestemming moeten duidelijk en beknopt zijn, zodat gebruikers begrijpen waar ze mee instemmen.
• Toestemming heeft een specifiek doel en is geen algemene overeenkomst.
• Toestemming moet een duidelijke "ja" zijn. 
• Toestemming is een keuze en nooit een gedwongen vereiste.
• Gebruikers kunnen op elk moment eenvoudig hun toestemming intrekken.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschrijft bepaalde rechten die betrokkenen (personen) hebben met betrekking tot hun persoonsgegevens. Uw SaaS-bedrijf en -platform moeten aan deze rechten voldoen. 

• Recht op inzage: U dient te voldoen aan verzoeken van gebruikers om te bevestigen of u hun gegevens verwerkt en om hen een kopie van deze gegevens te verstrekken.
• Recht op rectificatie: U dient actie te ondernemen wanneer personen vragen om correctie van hun persoonsgegevens.
• Recht op beperking van de verwerking: Een verzoek om de verwerking van hun gegevens te beperken in bepaalde situaties, bijvoorbeeld wanneer zij de juistheid ervan betwisten, dient te worden gehonoreerd.
• Recht van bezwaar: Personen kunnen bezwaar maken tegen het gebruik van hun gegevens voor direct marketing, als voorbeeld van het soort verwerking waartegen zij bezwaar kunnen maken.
• Recht op gegevenswissing (“recht om te worden vergeten”): Wanneer gebruikers vragen om verwijdering van hun persoonsgegevens, hebben zij in sommige situaties, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer noodzakelijk zijn, het recht om deze verwijderd te krijgen. 
• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid: Personen kunnen een kopie van hun gegevens opvragen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat en hebben het recht om die gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

DSAR's (toegangsverzoeken van betrokkenen) vereisen duidelijke, gedocumenteerde procedures, waaronder wie verantwoordelijk is, hoe verzoeken worden geverifieerd en welke informatie wordt verstrekt.

Personeel moet worden opgeleid en voorbereid om DSAR's te behandelen in overeenstemming met de AVG en binnen een maand na ontvangst te reageren. Voor complexe gevallen is maximaal drie maanden acceptabel. Om dit te stroomlijnen, kunt u overwegen om een DSAR-beheertool te gebruiken.

Het naleven van de rechten van betrokkenen gaat ook over het creëren van vertrouwen bij gebruikers en het tonen van betrokkenheid bij privacy.

Als uw SaaS-platform grote hoeveelheden persoonsgegevens verwerkt of betrokken is bij activiteiten die als risicovol worden beschouwd, is het de moeite waard om een FG aan te stellen. Hoewel het niet verplicht is, is het raadzaam om een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen.

De belangrijkste verantwoordelijkheden van een FG:

• De organisatie informeren over haar verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming.
• Fungeer als contactpersoon voor de toezichthoudende autoriteit en betrokkenen.
• Werk samen met de toezichthoudende autoriteit.
• Wees de SME (Subject Matter Expert) op het gebied van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's).
• Zorg voor naleving van de AVG en andere wetgeving inzake gegevensbescherming.

Er moet een plan voor datalekmeldingen zijn. In het geval van een datalek moeten de bevoegde autoriteiten binnen 72 uur op de hoogte worden gesteld en de getroffen personen onverwijld wanneer hun rechten en vrijheden gevaar lopen. 

Plan voor gegevensinbreuken:

• Incident identificatie: Stel criteria op om een datalek te identificeren. Wees duidelijk over welke incidenten uw responsplan zullen activeren.
• Beheersing: Er moeten procedures zijn om verdere schade te voorkomen en de inbreuk in te dammen, zoals het wijzigen van wachtwoorden, het patchen van kwetsbaarheden en het isoleren van systemen.
• Beoordeling: Beoordeel de ernst van het lek en bepaal welke gegevens zijn gecompromitteerd. Bepaal het aantal betrokken personen en beoordeel de mogelijke risico's die dit met zich meebrengt voor hun rechten.
• Melding: Als er een datalek plaatsvindt dat de rechten van mensen in gevaar kan brengen, moet u dit binnen 72 uur aan de autoriteiten melden. Informeer de getroffen personen als het lek een groot risico vormt voor hun rechten en vrijheden en geef hen duidelijke en beknopte informatie over het lek en de stappen die zij kunnen nemen om zichzelf te beschermen. Het is altijd beter om het zekere voor het onzekere te nemen en hen op de hoogte te houden.
• Onderzoek en herstel: Na grondig onderzoek, begrijp de oorzaak en implementeer de juiste maatregelen om toekomstige datalekken te voorkomen.