Jak zapewnić zgodność z RODO

Aby zapewnić zgodność platformy SaaS z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) i ograniczyć ryzyko wysokich kar, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami. Przestrzeganie RODO jest niezbędne do ochrony prywatności użytkowników i utrzymania zaufania klientów.

Ten przewodnik zawiera przegląd podstawowych kroków, w tym zrozumienie kluczowych pojęć RODO i wdrożenie środków ochrony danych, które mogą przyczynić się do zbudowania platformy SaaS świadomej prywatności. 

Aby pomóc Ci utrzymać koncentrację, poniżej udostępniamy listę kontrolną.

Zacznij od początku i zagłęb się w oficjalny tekst RODO. Tak, może się wydawać trochę suche, ale zwróć uwagę na kluczowe terminy, takie jak „dane osobowe” (informacje odnoszące się do możliwej do zidentyfikowania osoby), „przetwarzanie” (każda czynność wykonywana na danych osobowych) i „podmiot danych” (osoba, której dane dotyczą).

RODO opiera się na siedmiu podstawowych zasadach. 

• Zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość: Musisz mieć podstawę prawną do przetwarzania danych, jasno informować klientów o swoich praktykach i unikać jakichkolwiek, nawet pozornie, nieuczciwych działań.
• Ograniczenie celu przetwarzania: Dane muszą być wykorzystywane i gromadzone w ulegitymowanych, konkretnych i jednoznacznych celach i nie mogą być przechowywane do wykorzystania w przyszłości.
• Minimalizacja danych: Gromadź tylko niezbędne informacje.
• Dokładność: Utrzymuj dane na bieżąco – błędy w informacjach mogą być szkodliwe. 
• Ograniczenie przechowywania: Nie ma potrzeby przechowywania danych bezterminowo, dlatego należy wdrożyć jasną politykę przechowywania danych.
• Integralność i poufność (bezpieczeństwo): Korzystaj z szyfrowania i zawsze zabezpieczaj dane przed utratą, uszkodzeniem i nieautoryzowanym dostępem.
• Odpowiedzialność: Bądź odpowiedzialny za zgodność z przepisami, dokumentuj swoje procesy i spełniaj wszystkie wymogi RODO.

Rozważ rozmowę ze specjalistą ds. prawa ochrony danych, zapoznaj się z kursami online lub webinarami na ten temat lub przejrzyj nasz przewodnik po zgodności SaaS z przepisami.

Podstawą zgodności z RODO jest kompleksowy audyt danych. Postaw sobie za cel zrozumienie swoich danych, ich pochodzenia, przeznaczenia i sposobu ich wykorzystania. Użyj oprogramowania lub narzędzi do mapowania, aby zrozumieć i pokierować swoimi przepływami danych. Stwórz listę kontrolną audytu danych:

• Jakie dane osobowe gromadzimy? (Imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, adresy IP itp.)
• W jaki sposób te dane są gromadzone? (Bezpośrednio od użytkowników, poprzez integracje z systemami stron trzecich itp.)
• Gdzie są przechowywane nasze dane? (Serwery lokalne, pamięć masowa w chmurze itp.)
• Kto ma dostęp do tych danych? (Pracownicy, kontrahenci, dostawcy zewnętrzni itp.)
• W jaki sposób wykorzystujemy dane? (Marketing, analityka, personalizacja itp.)
• Jak długo przechowujemy dane? (Czy posiadamy politykę dotyczącą przechowywania danych?)
• Czy mamy uzasadniony powód do przetwarzania każdego rodzaju danych? (Zgoda, umowa, uzasadniony interes itp.)

Uczyń prywatność priorytetem na swojej platformie. Minimalizuj gromadzenie danych, stosuj silne zabezpieczenia i informuj użytkowników w przejrzysty sposób o tym, jak wykorzystywane są ich dane.

Weź pod uwagę następujące kwestie:

Minimalizacja danych:

• Zweryfikuj założenia: Przemyśl wszystko, co gromadzisz. Czy możesz działać z mniejszą ilością informacji? Czy naprawdę tego potrzebujesz?
• Gromadź dane etapami: Gromadź tylko te dane, które są niezbędne na danym etapie. Na przykład, na początku możesz wymagać tylko adresu e-mail, a o więcej szczegółów poprosić później, jeśli będzie to konieczne.
• Zapewnij alternatywy: Zapewnij użytkownikom opcje, które ograniczą gromadzenie ich danych. Na przykład, wprowadź opcję składania zamówień bez rejestracji lub pozwól klientom zrezygnować z funkcji udostępniania danych.

Ograniczenie celu przetwarzania:

• Jasne oświadczenia o celu: Jasno określ cel gromadzenia danych w swojej polityce prywatności i komunikacji dotyczącej zgód.Nie używaj ogólnikowego ani niejasnego języka. Skup się na języku, który jest jasny, zwięzły i trafia w sedno.
• Ogranicz dostęp wewnętrzny: Dostęp powinien być ograniczony do pracowników, którzy bezwzględnie go potrzebują do wykonywania swojej pracy.
• Usuwanie danych: Stwórz protokół usuwania wszelkich danych, których przechowywanie jest zbędne po wykorzystaniu ich do pierwotnego celu.

Przejrzystość:

• Szczegółowa zgoda: Umożliw użytkownikom wyrażenie zgody lub odmowę na korzystanie z określonych funkcji i daj im pewną kontrolę nad danymi, którymi się dzielą.
• Polityka prywatności napisana prostym językiem: Zadbaj o to, aby Twoja polityka prywatności była przyjazna i łatwa do zrozumienia, stosując język potoczny zamiast żargonu prawniczego.
• Warstwowe powiadomienia: Bądź zwięzły w swoich podsumowaniach wszystkich powiadomień dla użytkowników dotyczących kluczowych informacji i podaj linki do dalszych szczegółów dla tych, którzy chcą zapoznać się z bardziej szczegółowymi wyjaśnieniami.

Pseudonimizacja/Anonimizacja: Wdrażaj sposoby anonimizacji danych osobowych, gdy tylko jest to możliwe. Na przykład, zastąp informacje identyfikujące pseudonimami (np. Użytkownik123), aby uniemożliwić powiązanie danych z konkretnymi osobami. Rozważ całkowite usunięcie identyfikatorów, aby dane nie mogły być powiązane z osobami.

Bezpieczeństwo:

• Kontrola dostępu: Bądź selektywny w kwestii tego, kto ma dostęp do przeglądania, modyfikowania lub usuwania danych osobowych.
• Plan reagowania na naruszenia danych: Wdroż procesy wykrywania, ograniczania i szybkiego reagowania na naruszenia danych.
• Regularne audyty: Zaplanuj proaktywne audyty i oceny bezpieczeństwa, aby znaleźć i naprawić wszelkie potencjalne problemy z bezpieczeństwem.
• Szyfrowanie: Szyfruj dane przechowywane i przesyłane przy użyciu silnych algorytmów.

Używaj prostego i zrozumiałego języka podczas uzyskiwania zgody, który jasno wskazuje, w jaki sposób dane użytkownika będą wykorzystywane. Zapewnij przejrzystość, informując, że zgoda jest udzielana świadomie, w sposób szczegółowy i może zostać wycofana w dowolnym momencie. 

• Prośby o wyrażenie zgody powinny być jasne i zwięzłe, aby użytkownicy rozumieli, na co się zgadzają.
• Zgoda ma konkretny cel i nie stanowi ogólnej zgody.
• Zgoda musi być wyraźnym „tak”. 
• Zgoda jest wyborem, a nigdy wymuszonym obowiązkiem.
• Użytkownicy mogą w łatwy sposób wycofać zgodę w dowolnym momencie.

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) określa pewne prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą, w odniesieniu do ich danych osobowych. Twój SaaS i platforma muszą być zgodne z tymi prawami. 

• Prawo dostępu: Pamiętaj, że musisz potwierdzać żądania użytkowników dotyczące tego, czy przetwarzasz ich dane, i zapewnić im do nich dostęp.
• Prawo do sprostowania danych: Musisz podjąć działania, gdy osoby fizyczne zażądają poprawienia swoich danych osobowych.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: Wniosek o ograniczenie przetwarzania danych w niektórych sytuacjach, np. gdy kwestionują ich prawidłowość, powinien zostać uwzględniony.
• Prawo do sprzeciwu: Osoby fizyczne mogą sprzeciwić się wykorzystywaniu ich danych do marketingu bezpośredniego, co jest jednym z przykładów przetwarzania, któremu mogą się sprzeciwić.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”): Gdy użytkownicy zażądają usunięcia swoich danych osobowych, w niektórych sytuacjach, np. gdy dane nie są już potrzebne, mają prawo do żądania ich usunięcia. 
• Prawo do przenoszenia danych: Osoby fizyczne mogą zażądać kopii swoich danych w ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie i mają prawo do przekazania tych danych innemu administratorowi.

Wnioski o dostęp do danych osobowych (DSAR) wymagają jasnych, udokumentowanych procedur, w tym określenia osoby odpowiedzialnej, sposobu weryfikacji wniosków i informacji, które zostaną przekazane.

Personel powinien być przeszkolony i przygotowany do obsługi wniosków DSAR zgodnie z RODO i udzielania odpowiedzi w ciągu jednego miesiąca od ich otrzymania. W przypadku spraw złożonych dopuszczalny jest termin do trzech miesięcy. Aby usprawnić ten proces, warto rozważyć skorzystanie z narzędzia do zarządzania wnioskami DSAR.

Przestrzeganie praw osób, których dane dotyczą, to również budowanie zaufania wśród użytkowników i wykazanie się zaangażowaniem w ochronę prywatności.

Jeśli platforma SaaS przetwarza duże ilości danych osobowych lub angażuje się w działania wysokiego ryzyka, warto rozważyć wyznaczenie IOD. Chociaż nie jest to obowiązkowe, zaleca się wyznaczenie inspektora ochrony danych.

Kluczowe obowiązki IOD:

• Informowanie firmy o jej obowiązkach w zakresie ochrony danych.
• Bądź punktem kontaktowym dla organu nadzorczego i osób, których dane dotyczą.
• Współpracuj z organem nadzorczym.
• Bądź ekspertem (SME - Subject Matter Expert) w zakresie oceny skutków przetwarzania danych (DPIA).
• Zapewnij zgodność z RODO i innymi przepisami o ochronie danych.

Należy opracować plan powiadamiania o naruszeniu ochrony danych osobowych. W przypadku naruszenia należy powiadomić odpowiednie organy w ciągu 72 godzin, a osoby, których dane dotyczą, niezwłocznie, gdy naruszenie stanowi zagrożenie dla ich praw i wolności. 

Plan reagowania na naruszenia danych:

• Identyfikacja incydentu: Stwórz kryteria identyfikacji naruszenia ochrony danych. Jasno określ, które incydenty uruchomią Twój plan reagowania.
• Ograniczenie: Należy wdrożyć procedury zapobiegania dalszym szkodom i ograniczenia naruszenia, takie jak zmiana haseł, łatanie luk w zabezpieczeniach i izolowanie systemów.
• Ocena: Oceń powagę naruszenia i ustal, jakie dane zostały naruszone. Ustal liczbę osób, których dotyczy naruszenie, i oceń wszelkie potencjalne zagrożenia dla ich praw.
• Powiadomienie: Jeśli dojdzie do naruszenia ochrony danych i może to narazić na szwank prawa osób, powiadom o tym odpowiednie władze w ciągu 72 godzin. Poinformuj osoby, których dane dotyczą, jeśli naruszenie stanowi wysokie ryzyko dla ich praw i wolności, i przekaż im jasne i zwięzłe informacje o naruszeniu oraz krokach, jakie mogą podjąć, aby się chronić. Zawsze lepiej dmuchać na zimne i trzymać ich w pętli informacyjnej.
• Dochodzenie i usunięcie skutków naruszenia: Po dokładnym zbadaniu sprawy należy zrozumieć przyczynę źródłową i wdrożyć odpowiednie środki zapobiegające przyszłym naruszeniom.