Jak Identyfikować i Zapobiegać Wyciekom Przychodów w SaaS

Rozwiązywanie wycieków przychodów SaaS jest konieczne, aby firma odzyskała wszystkie przychody z subskrypcji które zarobiła. Nieefektywność, błędy i nieściągnięte płatności mogą znacząco wpłynąć na marże zysku i prognozy finansowe, podkreślając wagę tego procesu.

Niniejszy przewodnik przedstawia ustrukturyzowany proces, dzięki któremu czytelnicy mogą zrozumieć i zmierzyć się z potencjalnymi stratami przychodów poprzez wykrywanie, mierzenie i wdrażanie kontroli w sprzedaży produktów cyfrowych.

Pierwszy krok wymaga najpierw ustalenia wartości bazowej dla kwoty utraconych przychodów. Wyciek przychodów w B2B SaaS często następuje niepostrzeżenie, dlatego pomiar jest kluczem do świadomości.

Użyj wzoru, aby skwantyfikować stratę w ustalonym okresie, takim jak miesiąc lub kwartał.

Wzór

Oczekiwany przychód stanowi całkowitą kwotę, która powinna zostać zafakturowana i zebrana na podstawie aktywnych subskrypcji, warunków umownych i danych o użytkowaniu. Faktycznie uzyskany przychód to otrzymane pieniądze. Utrata przychodów SaaS, według szacunków branżowych, zazwyczaj mieści się w przedziale od 3% do 7% całkowitych rocznych przychodów.

Rozważając strategię obliczeniową, należy do tego podejść poprzez uzgodnienie danych. Zacznij od porównania prognozy miesięcznych przychodów cyklicznych (MRR) z zebraną gotówką. Jeśli pojawi się luka, wyodrębnij różnicę do głównych kategorii: 

• Błędy w rozliczeniach (Przychody zafakturowane, ale po nieprawidłowej cenie), 
• Luki w wykorzystaniu (Przychody uzyskane z wykorzystania, ale niezafakturowane), 
• Problemy z windykacją (Przychody prawidłowo zafakturowane, ale niezebrane). 

Zadaj sobie pytanie: Czy mój system raportowania finansowego dostarcza danych w czasie rzeczywistym zarówno na temat kwot zafakturowanych, jak i rzeczywistych wpływów gotówkowych, z podziałem na segmenty klientów?

Jeśli odpowiedź brzmi nie, integracja danych finansowych, rozliczeniowych i CRM jest wymagana przed obliczeniem.

Po ustaleniu wskaźnika wycieków, następnym krokiem jest przeprowadzenie audytu śledczego w całym cyklu życia przychodów, aby znaleźć główne przyczyny.

Śledź pojedyncze zamówienie klienta od podpisanej oferty (Oferta) przez realizację zamówienia, rozliczanie i pobieranie płatności (Gotówka).

Jest to określane jako “przywiązanie się do zamówienia.“

Kluczowe źródła wycieków do audytu (Fokus na Dobra Cyfrowe):

Wskaźniki błędów i różnice w przychodach mogą być obserwowane w połączeniu z ręcznymi procesami rozliczeniowymi. Automatyzacja może być metodą stosowaną do zwalczania potencjalnego wycieku przychodów z SaaS.

Wdrożyć zintegrowane, specjalistyczne rozwiązanie rozliczeniowe do automatycznej obsługi wszystkich opłat cyklicznych i naliczanych w oparciu o zużycie.

System powinien bezpośrednio analizować dane klientów i metryki użytkowania w celu generowania dokładnych faktur. Automatyczne rozliczanie, zarządzanie subskrypcjami i przetwarzanie płatności, oferowane przez platformy takie jak PayPro Global, może pomóc w śledzeniu i fakturowania wypracowanych przychodów. Ten poziom automatyzacji wpływa na cykl rozliczeniowy, co z kolei powoduje mniej pominięć i opóźnień, wpływających na nieściągnięty dochód.

Wybierając odpowiednie narzędzie, oceń swoje potrzeby w oparciu o złożoność modelu cenowego. Dla prostego modelu o stałej stawce, integracja między systemami CRM i oprogramowaniem księgowym może być wystarczająca. Jednak dla modeli progowych, opartych na zużyciu/hybrydowych, wymagana jest dedykowana platforma do zarządzania subskrypcjami, aby obsługiwać proporcjonalne naliczanie opłat, rozliczanie nadmiernego zużycia i logikę automatycznego odnawiania. Zdolność do zarządzania różnymi planami, od jednorazowych zakupów licencji po złożone roczne przychody z subskrypcji modele, wymaga solidnej platformy.

Ponadto system musi obsługiwać globalną sprzedaż, dokładnie zarządzając różnymi walutami i ich konwersjami, aby uniknąć strat przychodów z powodu wahań kursów walut lub nieprawidłowego obliczania lokalnych podatków.

Brak jasności co do warunków umów i rabatów stwarza ryzyko utraty przychodów z SaaS. Nadzór zapewnia standaryzację zasad rozliczeń i uniemożliwia ich nieformalne omijanie, szczególnie na etapie finalizacji zakupu i wyceny.

Stwórz scentralizowaną platformę lub proces do zarządzania wszystkimi warunkami umów i ścisłej kontroli zmian cenowych.

Wymaga to skonfigurowania kontroli dostępu opartej na rolach, aby zapobiec nieautoryzowanym zmianom cen, rabatów lub zasad rozliczeń. Firmy B2B SaaS mogą korzystać z narzędzi inteligentnego zarządzania umowami dla B2B SaaS, aby pozyskać kluczowe warunki rozliczeniowe z podpisanych umów i przenieść je do zautomatyzowanych systemów rozliczeniowych. Celem tego jest skoordynowanie ceny skonfigurowanej w systemie z ceną w wycenie lub przy kasie, aby niedopłaty nie stanowiły problemu.

Podczas opracowywania strategii, zadaj sobie pytanie: Czy przedstawiciel handlowy może udzielić rabatu, który nie jest wcześniej zdefiniowany i zatwierdzony przez dział finansowy w systemie CRM?

Jeśli odpowiedź brzmi tak, może to wskazywać na potencjalny wyciek.

Nieudane płatności, znane jako mimowolny churn, przerywają świadczenie usług i wpływają na Subskrypcja przychód wyniki. Wprowadzenie proaktywnego procesu windykacji wdrożone rozwiązanie eliminuje wszelkie potencjalne problemy, w zaawansowany sposób wspierając metody płatności.

Wdróż zautomatyzowaną windykacja i logikę ponawiania prób, aby odzyskać nieudane płatności bez ręcznej interwencji.

the znaczenie oferowania alternatywnych, obsługiwanych metod płatności. jest jasne; oferowanie lokalnych opcji bezkartowych zmniejsza wskaźniki odrzuceń w niektórych regionach. Niektóre metody płatności mogą nie wydawać się oczywistą opcją do zaoferowania, ale są kluczowe dla globalnej sprzedaży, w tym lokalne przelewy bankowe (takie jak SEPA czy ACH), lokalne karty debetowe, portfele cyfrowe (takie jak Alipay, WeChat Pay czy PayPal) oraz lokalne metody płatności gotówkowych (takie jak Boleto w Brazylii).

Platformy będące ekspertami w globalnym e-commerce SaaS, takie jak PayPro Global, wykorzystują funkcje windykacyjne, które zarządzają odrzuceniami płatności i ponownymi próbami. Sama automatyzacja tych procesów poprawia wskaźniki przychodów dla SaaS firmy.

Aby poprawić odzyskiwanie płatności, Twoja strategia powinna obejmować:

• Czynności przed windykacją (wysyłanie powiadomienia 30 dni przed wygaśnięciem karty kredytowej), 
• Inteligentna logika ponownych prób (ponawianie nieudanych płatności na podstawie danych, ponieważ ponowienie próby we wtorek rano daje inne rezultaty niż natychmiast),
• Zlokalizowane opcje płatności (oferowanie alternatywnych metod płatności za pośrednictwem Twojego dostawcy w celu zmniejszenia wskaźników niepowodzeń kart).