Jak zarządzać podatkiem od sprzedaży SaaS (obliczanie, pobieranie i odprowadzanie)

Musisz skrupulatnie raportować swoje dochody i przestrzegać przepisów podatkowych, aby uniknąć kar. Niezależnie od tego, czy jesteś niezależnym programistą, czy przedsiębiorcą SaaS, zrozumienie zasad zarządzania podatkami jest Twoim obowiązkiem. Przyjrzyjmy się krokom związanym z nadzorowaniem procesu podatku od sprzedaży, niezależnie od tego, czy jesteś dużą, czy małą firmą SaaS.

Sposób, w jaki zdecydujesz się zarządzać swoimi podatkami, wpłynie na Twój czas i zasoby finansowe, ekspozycję na ryzyko i globalny zasięg. Zacznij od określenia kluczowych czynników, takich jak złożoność Twojej firmy, lokalizacja klientów, wiedza specjalistyczna oraz wielkość sprzedaży w porównaniu z nakładem czasu. 

• Wewnętrznie: Jeśli czytasz ten poradnik, prawdopodobnie nie posiadasz wiedzy podatkowej niezbędnej do samodzielnego zarządzania obliczeniami, poborem i składaniem deklaracji podatkowych :) Pamiętaj, że jest to bardzo czasochłonny proces, który wymaga specjalistycznej wiedzy.
  
• Narzędzia do zapewnienia zgodności podatkowej: Aby zaoszczędzić czas i pieniądze, możesz rozważyć skorzystanie z oprogramowania do zapewnienia zgodności podatkowej, które zautomatyzuje ten proces. Należy jednak pamiętać, że takie oprogramowanie może nie obejmować wszystkich aspektów zgodności. Ponadto, w przypadku większości dostawców usług płatniczych (PSP) i narzędzi do zapewnienia zgodności, nadal będziesz odpowiedzialny za składanie deklaracji i odprowadzanie podatku od sprzedaży.
  
• Merchant of Record (MoR): Wśród opcji odpowiednich dla przedsiębiorstw, małych i średnich firm, niezależnych deweloperów i jednoosobowych działalności gospodarczych, model MoR jest często wybierany w przypadku firm SaaS. Ponieważ MoR działa jako sprzedawca, ale przejmuje odpowiedzialność za zarządzanie podatkiem od sprzedaży, jest to wybór dla firm, które chcą skupić się na swoim produkcie, skalowaniu działalności i sprzedaży szerszej grupie odbiorców.

Po wyborze strategii zarządzania podatkiem od sprzedaży należy zrozumieć swoje szczegółowe obowiązki w tym zakresie. Sprawdź, gdzie masz nexus, a następnie zidentyfikuj obowiązujące stawki podatkowe w tych lokalizacjach.

• Nexus: Dowiedz się, gdzie masz nexus podatkowy od sprzedaży, który może być fizyczny (miejsce prowadzenia działalności) lub ekonomiczny (miejsce, w którym przekraczasz określony próg sprzedaży). Przepisy różnią się w zależności od lokalizacji, dlatego w celu ustalenia swoich potrzeb należy korzystać z oficjalnych stron internetowych organów podatkowych w stanach lub krajach, w których sprzedajesz swój produkt SaaS. Warto skonsultować się z doradcą podatkowym. 
• Stawki podatkowe: Sprawdź stawki podatku od sprzedaży w każdej jurysdykcji, w której masz nexus. Różnią się one również w zależności od rodzaju produktów/usług i lokalizacji kupujących.
  
• Zwolnienia podatkowe: Niektóre regiony mogą mieć obniżone stawki lub oferować zwolnienia w zależności od konkretnego rodzaju produktu cyfrowego. Dokładnie sprawdź wyjątki, aby upewnić się, że stosujesz prawidłową stawkę. 

Sprawdź tę interaktywną mapę która wyświetla szczegółowe informacje na temat wartości procentowych, progów, stosowania i kar w każdym obszarze. Zaprojektowaliśmy ją, aby pomóc Ci zaoszczędzić czas i zidentyfikować różne przepisy podatkowe dla Twojej firmy SaaS.

Aby ustalić, w których stanach musisz pobierać podatek od sprzedaży, a tym samym zarejestrować się w celu uzyskania zezwolenia w każdym z tych stanów, musisz określić swój związek (nexus) i obowiązujące stawki podatku. Należy pamiętać, że w większości stanów pobieranie podatku bez tego zezwolenia jest nielegalne.

Aby uzyskać zezwolenie na podatek, prawdopodobnie będziesz musiał przedstawić organowi podatkowemu stanu następujące informacje

• Informacje o firmie: Pełna nazwa prawna i adres, FEIN (federalny numer identyfikacyjny pracodawcy) i dane kontaktowe.
• Informacje o sprzedaży: Rodzaje produktów/usług, przewidywana wielkość sprzedaży i szacunkowa roczna sprzedaż w danym stanie.
• Informacje bankowe: Dane konta bankowego do przekazywania i pobierania podatku od sprzedaży.

Po zarejestrowaniu się otrzymasz numer identyfikacyjny podatku od sprzedaży. Będzie on od teraz umieszczany na Twoich zeznaniach podatkowych i fakturach. Ponadto zostanie Ci przypisana częstotliwość składania deklaracji, która określa, jak często będziesz składać zeznania i odprowadzać podatek od sprzedaży w danym stanie. Zasadniczo im więcej sprzedajesz, tym częściej będziesz zobowiązany do składania deklaracji.

Po uzyskaniu pozwoleń i zapoznaniu się z obowiązującymi stawkami podatku należy wdrożyć proces pobierania podatku od kupujących. Zaimplementuj narzędzie do obliczania podatku od sprzedaży w procesie realizacji transakcji. Umożliwi to automatyczne obliczenie prawidłowej kwoty podatku na podstawie lokalizacji kupującego. Jeśli obowiązują Cię różne stawki podatku w zależności od sprzedawanych produktów i usług, upewnij się, że możesz dostosować reguły podatkowe w oparciu o kategorie produktów i określone jurysdykcje.

Jasno informuj na stronie finalizacji zakupu i w innych miejscach witryny, czy podatek jest wliczony w cenę wyświetlaną na stronie, czy zostanie dodany w procesie płatności. Na fakturach wyraźnie rozpisuj podatek, w tym stawkę, kwotę i jurysdykcję. Dzięki temu kupujący będą znali całkowity koszt, a Ty zapewnisz sobie zgodność z przepisami podatkowymi.

Ponieważ zebrałeś(-aś) podatek od sprzedaży od swoich klientów, możesz teraz złożyć zeznanie podatkowe i uiścić podatek odpowiednim organom. Aby zachować zgodność z przepisami, ważne jest, aby zrobić to prawidłowo, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

→ Określ harmonogram składania zeznań i termin płatności dla każdego kraju, w którym znajdują się Twoi klienci, oraz dla każdego stanu, w którym prowadzisz działalność. Ponieważ każdy z nich ma inne terminy składania zeznań, musisz odpowiednio zgłosić kwotę podatku od sprzedaży, którą zebrałeś(-aś) w każdym stanie i kraju. Informacje te są dostępne na stronach internetowych odpowiednich organów podatkowych.

Ważne: Nie zapomnij ustawić przypomnień i zaznaczyć ich w kalendarzu!

→ Przygotowanie i złożenie deklaracji podatkowych: Zbierz wszystkie niezbędne informacje, takie jak kwota pobranego podatku, kwalifikujące się odliczenia i dane dotyczące sprzedaży. Może się to wydawać proste, ale może być skomplikowane, jeśli prowadzisz działalność w wielu jurysdykcjach podatkowych. Pamiętaj o zsumowaniu kwoty podatku pobranej w poszczególnych miastach, stanach, krajach i innych stosownych jurysdykcjach.

→ Na koniec, przekaż podatki od sprzedaży do odpowiednich organów podatkowych! Pamiętaj, że każdy z nich może mieć inną procedurę płatności, np. online, czekiem lub przelewem bankowym.

Ważne: Pamiętaj o terminowej płatności, aby uniknąć opłat lub kar.

Aby dowiedzieć się więcej o typowych błędach związanych z podatkiem od sprzedaży w branży SaaS i sposobach ich unikania, zapoznaj się z tym szczegółowym artykułem: Błędy w podatku od sprzedaży SaaS.