Płatności SaaS

Co to jest anulowana transakcja?

Q: Czym jest anulowanie transakcji?

Anulowanie transakcji to proces, w którym płatność zostaje anulowana, zanim zostanie rozliczona przez bank. Ponieważ ma miejsce na wczesnym etapie procesu płatności, żadne środki nie są przenoszone z konta klienta. Ten konkretny proces różni się od zwrotu pieniędzy, który ma miejsce po rozliczeniu płatności i zaksięgowaniu środków na koncie sprzedawcy.

Q: Kiedy należy anulować transakcję?

Anulowanie (void) jest wykorzystywane do korygowania błędów po dokonaniu transakcji. Do takich błędów zalicza się: naliczenie nieprawidłowych kwot, zdublowane transakcje, zamówienia anulowane natychmiast po finalizacji zakupu. Anulowanie może nastąpić przed rozliczeniem, dlatego ważne jest, aby działać szybko, zanim zakup zostanie uznany za zrealizowaną transakcję.

Q: Jakie ryzyka wynikają z nieprawidłowego anulowania (void)?

Gdy jest wykonywane nieprawidłowo, unieważnianie transakcji może mieć różne konsekwencje: klienci mogą pozostać z nierozwiązanymi blokadami środków; mogą wystąpić rozbieżności księgowe, jeśli sprzedaż, która miała być rozliczona, zostanie faktycznie anulowana. Powtarzające się błędy mogą prowadzić do obciążeń zwrotnych (chargebacków). Profesjonalna Wskazówka: Posiadanie wewnętrznych procedur może pomóc w zapobieganiu tym problemom.

Q: Jak unieważnienia wpływają na księgowość i raportowanie?

Z księgowego punktu widzenia, anulowana transakcja jest postrzegana jako sprzedaż, która nigdy nie miała miejsca. Dlatego nie jest traktowana jako przychód. Mimo to, musi być odpowiednio zarejestrowana do celów audytu i uzgadniania. Traktowanie anulowanych transakcji i zwrotów jako osobnych pozycji może pomóc firmom SaaS w utrzymaniu przejrzystości i identyfikacji potencjalnie nietypowych zachowań zakupowych, co mogłoby wpłynąć na klarowność sprawozdań finansowych.

Autor: Ioana Grigorescu, Content Manager

Sprawdzono przez: George Ploaie, Dyrektor Operacyjny (COO)

Czym jest anulowanie transakcji?

Unieważnienie transakcji to proces, w którym płatność zostaje anulowana, zanim zostanie rozliczona przez bank.

Ponieważ odbywa się to na wczesnym etapie procesu płatności, żadne środki nie są przenoszone z konta klienta.

Ten konkretny proces jest odrębny od zwrotu, który następuje po rozliczeniu płatności i zaksięgowaniu środków na koncie sprzedawcy.

Kiedy należy anulować transakcję?

Unieważnienie jest wykorzystywane do korygowania błędów po dokonaniu transakcji. Do takich błędów zalicza się:

naliczanie nieprawidłowych kwot
zduplikowane transakcje
zamówienia, które zostały anulowane natychmiast po finalizacji zakupu.

Unieważnienie płatności może nastąpić przed rozliczeniem, dlatego ważne jest szybkie działanie, zanim zakup zostanie uznany za zrealizowaną transakcję.

Czym anulowanie (void) różni się od wystawienia zwrotu pieniędzy?

Zwrot płatności i unieważnienie płatności to dwie różne koncepcje, a oto, czym się różnią:

Unieważnienie płatności: następuje przed rozliczeniem; podczas tego procesu żadne środki nie są przenoszone
Zwrot pieniędzy: następuje po rozliczeniu; kwota zostaje zwrócona klientowi.

Czas przetwarzania unieważnienia może zostać skrócony, a zazwyczaj obowiązują standardowe opłaty manipulacyjne. Zwroty kosztów natomiast wymagają więcej czasu na realizację.

Zapamiętaj

Jeśli płatność została rozliczona, nie ma już możliwości jej unieważnienia. W takim przypadku jedyną dostępną opcją jest zwrot pieniędzy.

Jakie ryzyka wynikają z nieprawidłowego anulowania (void)?

Wykonane niepoprawnie, unieważnienie może mieć różne konsekwencje:

klienci mogą pozostać z nierozwiązanymi blokadami płatności
mogą wystąpić rozbieżności księgowe, jeśli transakcja, która miała być rozliczona, zostanie faktycznie anulowana.
Powtarzające się błędy mogą prowadzić do obciążeń zwrotnych.

Praktyczna wskazówka

Posiadanie wewnętrznych procedur może pomóc zapobiec tym problemom.

Jak unieważnienia wpływają na księgowość i raportowanie?

Z księgowego punktu widzenia anulowana transakcja jest postrzegana jako sprzedaż, która nigdy nie miała miejsca. Dlatego nie jest liczona jako przychód.

Niemniej jednak musi być odpowiednio udokumentowana dla audytu oraz i uzgodnienia celów.

Traktowanie anulowanych transakcji i zwrotów jako oddzielnych pozycji może pomóc firmom SaaS w utrzymaniu przejrzystości i identyfikowaniu potencjalnie nietypowych zachowań zakupowych, co mogłoby wpłynąć na przejrzystość sprawozdań finansowych.

Jak firmy mogą zmniejszyć potrzebę anulowania transakcji?

Oto kilka metod, które możesz zastosować, aby zmniejszyć potrzebę anulowania transakcji:

Poinformuj klientów o całkowitej kwocie i podatkach przed ostatecznym obciążeniem
Użyj opóźnionego lub ręcznego pobierania płatności, aby płatności online mogły zostać skorygowane przed rozliczeniem
Przeprowadź kontrole oszustw i błędów przed pobraniem środków
Zapewnij kasa potwierdzenia dla klientów

A Platforma Merchant of Record centralizuje te mechanizmy kontroli, które dotyczą obsługi reguł czasowych, błędów operacyjnych, a nawet zarządzanie zwrotami.

Wniosek

Unieważnienie transakcji to najszybszy sposób na anulowanie niechcianej płatności. Jednakże, ważne jest, aby zostało to wykonane w odpowiednim czasie, to znaczy zanim płatność zostanie rozliczona. Gdy to nastąpi, ta opcja nie będzie już możliwa. Oferowanie tej alternatywy jest istotne dla firm SaaS, a korzystanie z Merchant of Record może ułatwić ten proces.

Kluczowe wnioski

Transakcja anulująca unieważnia płatność przed jej rozliczeniem, różniąc się od zwrotu, który ma miejsce po rozliczeniu.

Anulowanie transakcji koryguje błędy, takie jak nieprawidłowe obciążenia lub zduplikowane transakcje, ale musi nastąpić przed rozliczeniem, aby uniknąć problemów.

Wdrażaj procedury i kontrole antyfraudowe, aby zminimalizować anulowanie transakcji i utrzymać dokładną księgowość.