Co to jest proporcjonalne rozliczanie SaaS?

Rozliczanie SaaS z proporcjonalnym naliczaniem opłat to metoda, w której klienci są obciążani tylko za dokładną część okresu subskrypcji, z której korzystają.  Jest to szczególnie istotne, gdy klient zarejestruje się, anuluje, uaktualni lub obniży swój plan w trakcie cyklu rozliczeniowego.

Ta praktyka jest ważna, ponieważ ustanawia uczciwość i przejrzystość w rozliczeniach, co buduje zaufanie i lojalność klientów. Oferując elastyczność wprowadzania zmian w dowolnym momencie bez nadmiernych opłat, firmy mogą zmniejszyć odpływ klientów i stworzyć znaczącą przewagę konkurencyjną.

Obliczenie opiera się na prostej, dwuetapowej zasadzie, która ma zastosowanie w większości scenariuszy klientów, w tym w modelach biznesowych opartych na stałej opłacie i modelu biznesowym opartym na użytkowaniu:

1. Najpierw należy zrozumieć stawkę dzienną, dzieląc całkowity koszt subskrypcji (np. opłatę miesięczną) przez dokładną liczbę dni w danym planie rozliczeniowym.
2. Następnie należy ustalić opłatę, mnożąc stawkę dzienną przez dokładną liczbę dni, w których usługa była wykorzystywana przez klienta w ramach tej konkretnej kwoty.
   
   Poniżej znajdują się wyjaśnienia, w jaki sposób ta metoda ma zastosowanie do następujących typowych działań rozliczeniowych:
   

• Uaktualnienia i obniżenia wersji: Gdy klient zmienia plan w trakcie cyklu, koszt jest obliczany na podstawie liczby dni spędzonych na starym planie, a następnie dokonywane jest oddzielne obliczenie dla pozostałej liczby dni na nowym planie. Ostateczna opłata lub zwrot będą sumą tych dwóch kwot.
• Anulowanie: Ta sama zasada służy do określenia zwrotu kosztów lub ostatecznej opłaty. Na przykład, jeśli klient korzystający z planu **$60/miesiąc** anuluje subskrypcję 15. dnia 30-dniowego miesiąca, dzienna stawka wynosi **$2**  ($60 / 30 dni). Ostateczna opłata wyniesie **$30**  (15 dni × $2).
• Rozliczenia oparte na użytkowaniu: W tym przypadku również stosuje się proporcjonalne rozliczanie SaaS, ale opiera się ono na dokładnym śledzeniu wykorzystania. Koszty są obliczane proporcjonalnie na podstawie zasobów wykorzystanych w określonych przedziałach czasowych w ramach cyklu rozliczeniowego subskrypcji, zapewniając, że ostateczny rachunek harmonizuje koszt z wartością.

Chociaż ogólnie rzecz biorąc jest to korzystne, należy pamiętać o pewnych trudnościach, zanim zdecydujesz się wbudować proporcjonalne rozliczanie w swoją platformę:

• Złożoność rozliczeń: Konieczne jest posiadanie solidnego systemu rozliczeniowego. Poleganie na ręcznych obliczeniach lub prostych arkuszach kalkulacyjnych jest niemożliwe i prawdopodobnie doprowadzi do kosztownych błędów.
• Dezorientacja klienta: Jeśli obliczenia nie są łatwe do zrozumienia i wyraźnie widoczne na fakturach, spowoduje to zamieszanie i zaszkodzi zaufaniu, które próbujesz budować.
• Prognozowanie przychodów: Krótkoterminowe prognozowanie przychodów może prowadzić do większych wyzwań ze względu na zmiany w niewielkich, zmiennych kwotach rozliczeń generowanych każdego miesiąca.

Wdrożenie proporcjonalnego rozliczania wykracza poza matematykę, ponieważ wykorzystuje twoje narzędzia i procesy.

• Oprogramowanie do fakturowania: Najbardziej niezawodnym sposobem wdrożenia proporcjonalnego rozliczania jest współpraca z nowoczesną platformą do zarządzania subskrypcjami. Usługi takie jak PayPro Global Usługa obejmuje automatyczne mechanizmy proporcjonalnego naliczania opłat, które zarządzają wszystkimi skomplikowanymi obliczeniami dla uaktualnień, obniżeń wersji i anulowań. Ręczne obliczanie tego nie jest skalowalne i jest podatne na błędy, a także nie będzie wykonane dokładnie ani natychmiastowo.
• Procesy wewnętrzne: Upewnij się, że cały Twój zespół jest odpowiednio przeszkolony. Wymaga to przeszkolenia działu obsługi klienta i działu finansowego w zakresie konkretnej polityki rozliczania proporcjonalnego Twojej firmy, aby mogli pewnie odpowiadać na pytania klientów i prawidłowo zarządzać dokumentacją finansową.

Nie zawsze. Chociaż rozliczanie proporcjonalne jest zazwyczaj postrzegane jako uczciwe, nadal musisz przyjąć strategiczne podejście do swojej polityki, aby zasady w warunkach świadczenia usług były przejrzyste.

• Proporcjonalne naliczanie opłat za ulepszenia: Zwykle dobrą praktyką jest proporcjonalne naliczanie opłat za ulepszenia. Zachęca to klientów do natychmiastowego przejścia na wyższy poziom, gdzie mogą uzyskać natychmiastowy dostęp bez płacenia za dwa plany jednocześnie.
  
• Obsługa obniżenia wersji lub anulowania: To kwestia wyboru. Niektóre firmy decydują się nie naliczać proporcjonalnie opłat za obniżenie wersji lub anulowania. Zamiast tego zmiana wchodzi w życie z końcem bieżącego opłaconego cyklu. Może to pomóc zniechęcić odpływ i uprościć rozliczenia, ale uwaga, może to zostać odebrane przez klientów jako mniejsza elastyczność.

Proporcjonalne naliczanie opłat wpływa na sposób śledzenia kondycji finansowej, zwłaszcza Miesięczny Przychód Cykliczny (MRR).

• Wahania MRR: Rozliczenia proporcjonalne powodują niewielką, jednorazową korektę MRR. Na przykład, gdy klient dokona upgrade'u, opłata proporcjonalna zawyży MRR w danym miesiącu, ale nie przeniesie się ona na przychody cykliczne w kolejnym miesiącu. Twoje narzędzie do analizy finansowej musi rozróżniać między prawdziwym przychody cykliczne a tymi jednorazowymi korektami.
• Uznanie przychodu: Z księgowego punktu widzenia, proporcjonalne opłaty i kredyty muszą być poprawnie naliczone w okresie, w którym zostały uzyskane. Zapewnia to integralność finansową w sprawozdaniach i dokładnie odzwierciedla wyniki firmy, co jest kluczowym wymogiem w przypadku audytów finansowych lub rund inwestycyjnych.

Przejrzystość faktury to najlepszy sposób na uniknięcie zgłoszeń do obsługi klienta i sporów dotyczących płatności. Unikaj pokazywania jednej, mylącej liczby. Zamiast tego, rozbij opłaty na przejrzyste pozycje.

Faktura zgodna z najlepszymi praktykami powinna wyraźnie pokazywać kredyt za niewykorzystany czas w starym planie oraz nową opłatę za czas w nowym planie.