Como Garantir a Conformidade com a GDPR

Para garantir a conformidade da sua plataforma SaaS com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e mitigar o risco de multas pesadas, siga as diretrizes abaixo. A adesão ao GDPR é obrigatória para proteger a privacidade do usuário e manter a confiança do cliente.

Este guia fornece uma visão geral das etapas essenciais, incluindo a compreensão dos principais conceitos da GDPR e a implementação de medidas de proteção de dados, que podem contribuir para a construção de uma plataforma SaaS com consciência de privacidade. 

Para ajudá-lo a manter o foco, estamos fornecendo uma lista de verificação abaixo para sua conveniência.

Comece pelo começo e mergulhe no texto oficial da GDPR. Sim, pode parecer um pouco chato, mas observe os termos-chave como “dados pessoais” (informações relevantes para uma pessoa identificável), “tratamento” (qualquer ação realizada em dados pessoais) e “titular dos dados” (o indivíduo a quem os dados se referem).

A GDPR é construída em sete princípios básicos. 

• Legalidade, justiça e transparência: Você deve ter uma razão legal para processar dados, ser transparente com os clientes sobre suas práticas e evitar qualquer coisa que seja minimamente enganosa.
• Limitação de Finalidade: Os dados devem ser usados e coletados por motivos legítimos, específicos e explícitos, e não devem ser salvos para uso futuro.
• Minimização de Dados: Colete apenas as informações estritamente necessárias.
• Exatidão: Mantenha os dados atualizados – informações erradas podem ser prejudiciais. 
• Limitação de armazenamento: Não é necessário armazenar dados indefinidamente, portanto, tenha uma política de retenção clara em vigor.
• Integridade e confidencialidade (segurança): Utilize criptografia e sempre mantenha os dados protegidos contra perda, danos e acesso não autorizado.
• Responsabilidade: Seja responsável pela conformidade, documente seus processos e atenda a todos os requisitos da GDPR.

Considere conversar com um profissional especialista em leis de proteção de dados, pesquisar cursos online ou webinars sobre o assunto ou navegar em nosso guia de conformidade SaaS.

No centro da conformidade com a GDPR está uma auditoria de dados abrangente. Portanto, torne seu objetivo entender seus dados, de onde eles vêm e para onde vão e como estão sendo usados. Use softwares ou ferramentas de mapeamento para entender e direcionar seus fluxos de dados. Crie um checklist de auditoria de dados:

• Quais dados pessoais estamos coletando? (Nomes, endereços de e-mail, números de telefone, endereços IP, etc.)
• Como esses dados são coletados? (Diretamente de usuários, por meio de integrações com terceiros, etc.)
• Onde nossos dados são armazenados? (Servidores locais, armazenamento em nuvem, etc.)
• Quem tem acesso a esses dados? (Funcionários, contratados, fornecedores terceirizados, etc.)
• Como nossos dados são utilizados? (Marketing, análise, personalização, etc.)
• Por quanto tempo armazenamos seus dados? (Temos uma política de retenção de dados?)
• Temos uma base legal para processar cada tipo de dado? (Consentimento, contrato, interesse legítimo, etc.)

Faça da privacidade uma prioridade em sua plataforma. Minimize a coleta de dados, use medidas de segurança robustas e seja transparente com os usuários sobre o uso de seus dados.

Considere o seguinte:

Minimização de Dados:

• Conteste as premissas: Considere tudo o que você coleta. Você consegue se virar com menos informações? Você realmente precisa disso?
• Colete em etapas: Colete o que for necessário à medida que você avança. Por exemplo, você pode solicitar apenas o endereço de e-mail primeiro e, em seguida, pedir mais detalhes posteriormente, se necessário.
• Ofereça alternativas: Ofereça opções aos usuários que limitem a coleta de dados. Por exemplo, use o checkout como convidado ou permita que os clientes desativem quaisquer recursos de compartilhamento de dados.

Limitação de Finalidade:

• Declarações de finalidade claras: Seja claro sobre a finalidade da coleta de dados em suas comunicações de privacidade e consentimento.Não use linguagem ampla ou vaga, concentre-se em usar uma linguagem clara, concisa e objetiva.
• Restrinja o acesso interno: O acesso deve ser limitado aos funcionários que realmente precisam dele para realizar seu trabalho.
• Exclusão de dados: Crie um protocolo para remover quaisquer dados desnecessários após o uso para a finalidade pretendida.

Transparência:

• Consentimento granular: Permita que os usuários ativem ou desativem determinados recursos e dê a eles algum controle sobre os dados que compartilham.
• Política de Privacidade em linguagem clara: Mantenha sua política de privacidade amigável e fácil de entender, usando linguagem cotidiana em vez de jargões jurídicos.
• Avisos em camadas: Seja conciso em seus resumos de todos os avisos aos usuários sobre informações importantes e forneça links para mais detalhes para aqueles que desejam ler explicações mais aprofundadas.

Pseudonimização/Anonimização: Implemente maneiras de desidentificar dados pessoais sempre que possível. Por exemplo, substitua informações de identificação por pseudônimos (por exemplo, Usuário123) para evitar a vinculação dos dados a indivíduos. Considere remover os identificadores completamente para que os dados não possam ser vinculados a indivíduos.

Segurança:

• Controles de Acesso: Seja seletivo em relação a quem tem acesso para visualizar, modificar ou excluir dados pessoais.
• Plano de Resposta a Violações de Dados: Implante processos para detectar, conter e responder com urgência a violações de dados.
• Auditorias Regulares: Agende auditorias e avaliações de segurança proativamente para encontrar e corrigir quaisquer problemas potenciais com a segurança.
• Criptografia: Criptografe os dados em repouso e em trânsito usando algoritmos fortes.

Use linguagem de consentimento simples e clara que indique como os dados do usuário serão usados. Seja transparente ao informar que o consentimento é dado de forma informada, específica e pode ser retirado a qualquer momento. 

• As solicitações de consentimento devem ser claras e concisas para que os usuários entendam com o que estão concordando.
• O consentimento tem uma finalidade específica e não é um acordo geral.
• O consentimento deve ser um "sim" claro. 
• O consentimento é uma opção e nunca um requisito coagido.
• Os usuários podem facilmente retirar o consentimento a qualquer momento.

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) descreve certos direitos que os titulares dos dados (indivíduos) têm em relação às suas informações pessoais. Sua empresa e plataforma SaaS devem acomodar esses direitos. 

• O Direito de Acesso: Saiba que você deve confirmar as solicitações dos usuários sobre o processamento de seus dados e fornecer uma cópia deles.
• O Direito de Retificação: Você deve tomar medidas quando indivíduos solicitarem a correção de seus dados pessoais.
• O Direito à Restrição de Processamento: Uma solicitação para limitar o processamento de seus dados em determinadas situações, como quando contestam a precisão, deve ser atendida.
• O Direito de Objeção: Os indivíduos podem se opor ao uso de seus dados para marketing direto, como um exemplo do tipo de processamento que podem solicitar a recusa.
• O Direito à Exclusão (“Direito ao Esquecimento”): Quando os usuários solicitam a exclusão de seus dados pessoais, em algumas situações, como quando os dados não são mais necessários, eles têm o direito de ter essa solicitação atendida. 
• O Direito à Portabilidade de Dados: Os indivíduos podem solicitar uma cópia de seus dados em um formato estruturado e legível por máquina e têm o direito de transmitir esses dados para outro controlador.

As DSARs (Solicitações de Acesso do Titular dos Dados) exigem procedimentos claros e documentados, incluindo quem é o responsável, como as solicitações são verificadas e quais informações são fornecidas.

A equipe deve ser treinada e preparada para lidar com DSARs de acordo com o GDPR e responder dentro de um mês do recebimento. Para casos complexos, até três meses é aceitável. Para otimizar isso, considere usar uma ferramenta de gerenciamento de DSAR.

Cumprir os direitos dos titulares dos dados também significa criar confiança com os usuários e demonstrar um compromisso com a privacidade.

Se sua plataforma SaaS processa grandes quantidades de dados pessoais ou se envolve em atividades consideradas de alto risco, vale a pena considerar a designação de um DPO. Embora não seja obrigatório, é recomendável ter um Encarregado de Proteção de Dados.

As principais responsabilidades de um DPO:

• Informar a empresa sobre suas obrigações de proteção de dados.
• Ser o contato para a autoridade supervisora e os titulares dos dados.
• Cooperar com a autoridade supervisora.
• Ser o especialista no assunto (SME) em Avaliações de Impacto à Proteção de Dados (DPIAs).
• Manter a conformidade com o GDPR e outras leis de proteção de dados.

Um plano de notificação de violação de dados deve estar em vigor. Caso ocorra uma violação, as autoridades competentes devem ser notificadas dentro de 72 horas e os indivíduos afetados sem demora quando houver risco para seus direitos e liberdades. 

Plano de Resposta a Violações de Dados:

• Identificação de Incidentes: Criar critérios para identificar uma violação de dados. Seja claro sobre quais incidentes acionarão seu plano de resposta.
• Contenção: Procedimentos para evitar danos adicionais e conter a violação devem estar em vigor, como alterar senhas, corrigir vulnerabilidades e isolar sistemas.
• Avaliação: Avalie a gravidade da violação e determine quais dados foram comprometidos. Determine o número de indivíduos envolvidos e avalie quaisquer riscos potenciais que isso represente para seus direitos.
• Notificação: Se ocorrer uma violação de dados que possa colocar em risco os direitos das pessoas, notifique as autoridades dentro de 72 horas. Informe os indivíduos afetados se a violação representar um alto risco aos seus direitos e liberdades e forneça a eles informações claras e concisas sobre a violação e as medidas que eles podem tomar para se proteger. É sempre melhor prevenir do que remediar e mantê-los informados.
• Investigação e Remediação: Após uma investigação completa, compreenda a causa raiz e implemente as medidas adequadas para evitar violações futuras.