Como Gerenciar o Imposto sobre Vendas de SaaS (Calcular, Cobrar e Recolher)

Você deve ser vigilante no relatório de sua renda e permanecer em conformidade com as regulamentações fiscais para evitar penalidades. Seja você um desenvolvedor independente ou um empreendedor SaaS, entender a gestão tributária é sua responsabilidade. Vamos analisar as etapas de supervisão do processo de imposto sobre vendas, seja você uma empresa SaaS grande ou pequena.

A forma como você decide gerenciar seus impostos afetará seu tempo e recursos financeiros, exposição a riscos e alcance global. Comece identificando fatores-chave como a complexidade do seu negócio, localização dos clientes, expertise e volume de vendas versus tempo dedicado. 

• Internamente: Se você está lendo este guia, provavelmente não possui a especialização tributária necessária para gerenciar os cálculos, a arrecadação e o pagamento de impostos por conta própria :) Esteja ciente de que este é um processo muito demorado, que exige profundo conhecimento.
  
• Ferramentas de Conformidade Tributária: Para economizar tempo e dinheiro, você pode usar um software de conformidade tributária para automatizar o processo, mas saiba que ele pode não cobrir todos os aspectos da conformidade. Além disso, esteja ciente de que, com a maioria dos PSPs e ferramentas de conformidade, você ainda será responsável por declarar e recolher os impostos sobre vendas.
  
• Merchant of Record (MoR): Ao analisar opções adequadas para empresas, SMBs, desenvolvedores independentes e solopreneurs, o MoR é uma opção comum para negócios SaaS. Como o MoR atua como um revendedor, mas assume a responsabilidade pela gestão dos impostos sobre vendas, esta é uma escolha para empresas que desejam se concentrar em seu produto, escalar seus negócios e vender para um público mais amplo.

Depois de escolher sua estratégia de gestão tributária, você precisará entender suas responsabilidades específicas com impostos sobre vendas. Investigue onde você tem nexo e, em seguida, identifique as alíquotas de impostos aplicáveis nesses locais.

• Nexo: Entenda onde você tem um nexo de imposto sobre vendas, que pode ser físico (onde sua empresa opera) ou econômico (onde você excede um determinado limite de vendas). As regulamentações variam de acordo com o local, portanto, use os sites oficiais das autoridades fiscais nos estados ou países onde você vende seu produto SaaS para identificar suas necessidades. Você pode querer consultar um profissional de impostos. 
• Alíquotas de Impostos: Pesquise as alíquotas de imposto sobre vendas em cada jurisdição na qual você tem nexo. Elas também variam, dependendo do tipo de produto/serviço e da localização de seus compradores.
  
• Isenções Fiscais: Algumas regiões podem ter taxas reduzidas ou oferecer isenções dependendo do seu tipo específico de produto digital. Investigue as exceções cuidadosamente para ter certeza de que você está aplicando a alíquota correta. 

Confira este mapa interativo que exibe detalhes sobre porcentagens, limites, aplicabilidade e penalidades em cada área. Nós o desenvolvemos para ajudar você a economizar tempo e identificar as diferentes leis tributárias para o seu negócio SaaS.

Para determinar em quais estados você precisará coletar imposto sobre vendas e, portanto, registrar-se para uma licença em cada um desses estados, você precisará identificar seu nexo e as alíquotas de imposto aplicáveis. Tenha em mente que é ilegal na maioria dos estados coletar impostos sem esta licença.

Para obter a licença de imposto, você provavelmente precisará mostrar à autoridade tributária estadual o seguinte

• Informações Comerciais: Nome legal completo e endereço, FEIN (número de identificação fiscal federal) e detalhes de contato.
• Informações de Vendas: Tipos de produtos/serviços, volume de vendas esperado e uma estimativa de vendas anuais em seu estado.
• Informações Bancárias: Informações da conta bancária para recolher e receber impostos sobre vendas.

Assim que você estiver registrado, espere receber seu número de identificação fiscal para impostos sobre vendas. Isso agora será incluído em suas declarações de impostos e faturas. Além disso, será atribuída a você uma frequência de declaração que determina com que frequência você deve declarar e recolher o imposto sobre vendas estadual. Em geral, você pode esperar que, quanto mais você vender, mais frequente será a sua frequência de declaração.

Após obter suas permissões e aprender as alíquotas de impostos aplicáveis, você precisará implementar um processo para coletar impostos de seus compradores. Implemente uma ferramenta de cálculo para imposto sobre vendas em seu processo de checkout. Isso permite que o imposto correto seja calculado automaticamente com base na localização do comprador. Se você tiver alguma tributação que varia de acordo com os produtos e serviços que você vende, certifique-se de que você pode personalizar as regras fiscais derivadas de categorias de produtos e jurisdições específicas.

Deixe claro em sua página de pagamento e site se o imposto sobre vendas está incluído no preço exibido ou se será adicionado no processo de pagamento. Mostre também a discriminação do imposto sobre vendas em suas faturas, incluindo a alíquota, o valor e a jurisdição. Isso permitirá que os compradores saibam o custo total, bem como sua conformidade com os regulamentos fiscais.

Como você já cobrou o imposto sobre vendas do seu cliente, agora você pode declarar e pagar esses impostos às partes apropriadas. Para se manter em conformidade, é urgente que você lide com isso adequadamente para evitar surpresas desagradáveis.

→ Determine o cronograma de declaração e a data de vencimento para cada país em que seus clientes estão localizados e cada estado em que você possui nexo. Como cada um tem datas de declaração diferentes, você precisa relatar o valor do imposto sobre vendas que você coletou de cada estado e país de acordo. Esta informação está disponível nos sites oficiais das autoridades fiscais relevantes.

Importante: Não se esqueça de definir lembretes e marcá-los em seu calendário!

→ Prepare e envie as declarações de imposto sobre vendas: Reúna todas as informações relevantes necessárias, como o valor do imposto cobrado, as deduções elegíveis e os dados de vendas. Isso pode não parecer assustador, mas pode ser complicado se você estiver operando em várias jurisdições fiscais. Certifique-se de contabilizar o valor do imposto cobrado em cidades, estados, países e quaisquer outras jurisdições aplicáveis.

→ Por fim, recolha os impostos sobre vendas para os estados corretos! Tenha em mente que cada um pode ter um processo diferente para você pagar, como online, cheque ou transferência bancária.

Importante: Certifique-se de pagar até a data de vencimento para evitar quaisquer taxas ou multas.

Para saber mais sobre erros comuns de impostos sobre vendas no setor de SaaS e como evitá-los, confira este artigo detalhado: Erros de Imposto sobre Vendas em SaaS.