O que é Cobrança SaaS Prorrateada?

O faturamento proporcional SaaS é um método em que os clientes são cobrados apenas pela parte exata do período de assinatura que utilizam. Isso é especialmente relevante quando um cliente se inscreve, cancela, atualiza ou faz downgrade do seu plano no meio de um ciclo de cobrança.

Essa prática é importante porque estabelece justiça e transparência na sua cobrança, o que gera confiança e fidelidade do cliente. Ao oferecer a flexibilidade de fazer alterações a qualquer momento sem cobranças excessivas, as empresas podem reduzir a rotatividade de clientes e criar uma vantagem competitiva significativa.

O cálculo se baseia em um princípio simples, de duas etapas, relevante para a maioria dos cenários de clientes, incluindo modelos de negócios com taxa fixa e baseados em uso:

1. Primeiro, entenda a taxa diária dividindo o custo total da assinatura (por exemplo, a taxa mensal) pelo número exato de dias no plano de cobrança específico.
2. Em seguida, determine a cobrança multiplicando a taxa diária pela quantidade exata de dias em que o serviço foi usado pelo cliente naquele valor específico.
   
   Abaixo estão explicações de como este método é relevante para as seguintes ações comuns de cobrança:
   

• Upgrades e Downgrades: Quando um cliente muda de plano no meio do ciclo, o custo é baseado nos dias gastos no plano antigo e outro cálculo é feito para o número restante de dias no novo plano. A cobrança ou crédito final será a soma desses dois valores.
• Cancelamentos: O mesmo princípio é usado para determinar um reembolso ou cobrança final. Por exemplo, se um cliente em um **plano de $60/mês** cancelar no 15º dia de um mês de 30 dias, a taxa diária é de **$2** ($60 / 30 dias). A cobrança final seria de **$30** (15 dias × $2).
• Faturamento por Uso: O rateio de SaaS também se aplica aqui, mas depende de um rastreamento preciso de uso. Os custos são calculados proporcionalmente com base nos recursos usados durante os períodos específicos dentro do ciclo de cobrança da assinatura, garantindo que a fatura final harmonize custo e valor.

Embora seja vantajoso em geral, esteja ciente de alguns obstáculos antes de decidir incorporar o rateio à sua plataforma:

• Complexidade de Faturamento: É necessário ter um sistema de faturamento robusto. Depender de cálculos manuais ou planilhas básicas não é viável e provavelmente levará a erros que se provarão custosos.
• Confusão do Cliente: Se os cálculos não forem facilmente compreendidos e claramente exibidos nas faturas, isso criará confusão e prejudicará a confiança que você está tentando construir.
• Previsão de Receita: A previsão de receita de curto prazo pode levar a mais desafios devido à mudança em pequenos valores variáveis de faturamento gerados a cada mês.

Implementar o prorrateio vai além da matemática porque utiliza suas ferramentas e processos.

• Software de Faturamento: A maneira mais confiável de implementar o prorrateio é por meio da parceria com uma moderna plataforma de gerenciamento de assinaturas. Serviços como PayPro Global possuem mecanismos automatizados de prorratação incluídos no serviço, que gerenciam todos os cálculos complexos para upgrades, downgrades e cancelamentos. Calcular isso manualmente não é escalável e é propenso a erros, e não será feito com precisão ou instantaneamente.
• Processos Internos: Certifique-se de que toda a sua equipe esteja alinhada. Isso exige que as equipes de suporte ao cliente e finanças sejam treinadas na política específica de rateio da sua empresa para que possam responder às perguntas dos clientes com segurança e gerenciar os registros financeiros corretamente.

Nem sempre. Embora o rateio seja tipicamente visto como justo, você ainda precisa adotar uma mentalidade estratégica sobre sua política, então seja transparente sobre suas regras em seus termos de serviço.

• Prorrateando Upgrades: Geralmente, é uma ótima prática prorratear upgrades. Isso incentiva os clientes a mudarem para um nível superior imediatamente, onde eles podem obter acesso instantâneo sem pagar por dois planos ao mesmo tempo.
  
• Lidando com Downgrades ou Cancelamentos: Esta é uma questão de escolha. E algumas empresas decidem não prorratear downgrades ou cancelamentos. Em vez disso, a alteração entra em vigor no final do ciclo de pagamento atual. Isso pode ajudar a desencorajar rotatividade e simplifica a cobrança, mas atenção, pode ser percebido como menos flexível pelos clientes.

O prorrateamento impacta como você acompanha sua saúde financeira, especialmente sua Receita Recorrente Mensal (MRR).

• Flutuações de MRR: Cobranças rateadas causam um pequeno ajuste único ao seu MRR. Por exemplo, quando um cliente faz um upgrade, a cobrança rateada infla seu MRR naquele mês, mas não é transferida para a receita recorrente do mês seguinte. Sua ferramenta de análise financeira deve distinguir entre o valor verdadeiro receita recorrente e esses ajustes únicos.
• Reconhecimento de Receita: De uma perspectiva contábil, os encargos e créditos rateados devem ser calculados corretamente no período em que são ganhos. Isso mantém sua integridade financeira em demonstrativos e reflete com precisão o desempenho da empresa, um requisito fundamental para auditorias financeiras ou rodadas de investimento.

A clareza em sua fatura é a melhor maneira de evitar tíquetes de suporte ao cliente e disputas de cobrança. Evite mostrar um único número confuso. Em vez disso, detalhe as cobranças com itens de linha claros.

Uma fatura ideal deve mostrar explicitamente o crédito para o tempo não utilizado no plano antigo e a nova cobrança para o tempo no novo plano.