Ce este un audit de conformitate?

Un audit de conformitate este o examinare și evaluare sistematică a respectării de către o organizație a legilor, reglementărilor, politicilor și procedurilor. Obiectivul său este de a determina dacă o organizație atinge standardele și îndatoririle esențiale, servind ca o garanție importantă pentru a asigura operațiuni etice și legale.

Auditurile interne se concentrează pe eficiența operațională și gestionarea riscurilor, în timp ce auditurile de conformitate se concentrează pe respectarea mandatelor externe. Practicienii independenți în audit joacă un rol crucial în efectuarea acestor audituri și furnizarea unor judecăți de audit imparțiale, sporind astfel credibilitatea și fiabilitatea evaluării.

1. Auditurile de conformitate sunt cruciale deoarece asigură că o organizație respectă legile, reglementările, politicile și procedurile aplicabile.
2. Acest angajament promovează responsabilitatea, buna guvernare și transparența, precum și identificarea lacunelor, atenuarea riscurilor și consolidarea încrederii părților interesate, toate acestea contribuind la apărarea reputației organizației.
3. Auditurile de conformitate sunt deosebit de importante în cadrul afacerilor strict reglementate pentru a asigura respectarea reglementărilor și a preveni sancțiunile. 

Auditurile de conformitate oferă diverse beneficii firmelor, în special o examinare metodică a respectării legilor, reglementărilor și regulilor interne aplicabile.

Aceste audituri ajută la detectarea riscurilor și slăbiciunilor potențiale din procese, la creșterea eficienței operaționale, la pregătirea afacerii pentru inspecții externe, la reducerea expunerii la riscuri, la menținerea unei reputații favorabile și la promovarea unei culturi de conformitate în întreaga firmă.

Auditurile periodice de conformitate sunt esențiale pentru menținerea sănătății organizaționale pe termen lung și pentru demonstrarea dedicării față de practicile comerciale etice și responsabile. 

Iată ce implică un audit de conformitate: 

• Un audit de conformitate începe cu o examinare amănunțită a regulilor, procedurilor, operațiunilor și documentelor justificative ale unei organizații.  
• Auditul implică revizuiri efectuate atât intern, cât și, ocazional, de către părți externe, pentru a asigura obiectivitatea și o perspectivă completă.  
• Evaluarea pregătirilor pentru conformitate este esențială, ceea ce include revizuirea politicilor de securitate, a proceselor de gestionare a riscurilor și a controalelor de acces ale utilizatorilor. De exemplu, un auditor poate analiza înregistrările de acces ale utilizatorilor pentru a se asigura că este respectat principiul privilegiului minim, care garantează că angajații au acces doar la datele și sistemele necesare pentru sarcinile lor.  
• Pentru a parcurge cu succes un audit de conformitate, trebuie să respectați constant standardele definite și să păstrați evidențe detaliate pentru a demonstra eforturile dumneavoastră de conformitate.

Iată etapele procesului: 

1. Primul pas este planificarea și stabilirea domeniului de aplicare, care stabilește obiectivele, domeniul de aplicare și criteriile auditului.  
2. În continuare, efectuați o evaluare a riscurilor pentru a identifica zonele cu cel mai mare risc de conformitate. 
3. În final, documentați toate constatările, prezentați rezultatele și dezvoltați un plan de acțiune pentru a aborda problemele identificate. De exemplu, într-un cadru medical, acest lucru ar putea implica compararea protocoalelor de gestionare a datelor pacienților cu legile HIPAA, asistentele medicale și lucrătorii IT având roluri critice în furnizarea accesului și explicarea sistemelor. 

Pentru a vă pregăti pentru un audit de conformitate SaaS, trebuie să:

1. Primul pas în crearea unui plan de audit este să înțelegeți scopul auditului și să identificați reglementările, standardele și politicile interne auditate. 
2. În continuare, asigurați-vă că toate documentele relevante sunt în ordine, inclusiv politicile, procedurile, înregistrările și rapoartele, și că acestea sunt bine organizate și ușor accesibile. Este necesar să aveți o înțelegere clară a proceselor, fluxurilor de lucru ale organizației și să includeți toate controalele necesare pentru a asigura conformitatea.

Dacă auditul include informații personale, de exemplu, atunci ar trebui să existe dovezi ale consimțământului, acorduri de procesare și măsuri de securitate implementate pentru a proteja informațiile.

Un audit de conformitate SaaS evaluează respectarea de către o organizație a numeroaselor reglementări, linii directoare și politici interne. Aceste categorii includ frecvent protecția datelor, care garantează că datele cu caracter personal sunt gestionate în conformitate cu legi precum GDPR sau CCPA. 

Securitatea rețelei este, de asemenea, o prioritate absolută, cu măsuri implementate pentru a proteja datele critice de amenințările cibernetice și accesul neautorizat. Mai mult, auditurile abordează reglementări specifice industriei, adaptându-se la nevoile speciale ale industriilor precum cea financiară (de exemplu, SOX) și cea a sănătății (de exemplu, HIPAA).

Auditurile de conformitate sunt efectuate de o varietate de specialiști, inclusiv auditori interni și externi, precum și organizații de reglementare. Auditorii interni sunt angajați ai organizației auditate care evaluează conformitatea cu politicile și procedurile interne. 

Auditorii externi sunt companii sau persoane independente care oferă o examinare obiectivă a conformității cu regulile și reglementările externe. 

Autoritățile de reglementare, cum ar fi SEC sau EPA, pot efectua, de asemenea, audituri pentru a se asigura că întreprinderile respectă reglementările specifice industriei.

Auditurile de conformitate viitoare vor fi puternic bazate pe tehnologie, utilizând AI, învățare automată, și analize de date pentru monitorizare continuă, predicție a riscurilor și raportare automată. 

Va exista o concentrare sporită asupra:

• Conformitate ESG (Mediu, Social și Guvernanță)
• Securitate cibernetică
• Conformitatea IA, necesitând ca auditorii să dezvolte abilități tehnice și analitice avansate.