Cum să asigurați conformitatea GDPR

Pentru a asigura conformitatea platformei dvs. SaaS cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) și pentru a reduce riscul unor amenzi mari, urmați instrucțiunile de mai jos. Respectarea GDPR este o necesitate pentru protejarea confidențialității utilizatorilor și menținerea încrederii clienților.

Acest ghid oferă o prezentare generală a pașilor esențiali, inclusiv înțelegerea conceptelor cheie GDPR și implementarea măsurilor de protecție a datelor, care pot contribui la construirea unei platforme SaaS care respectă confidențialitatea. 

Pentru a vă ajuta să vă mențineți concentrarea, vă oferim mai jos o listă de verificare pentru confortul dvs.

Începeți de la început și aprofundați textul oficial GDPR. Da, poate părea puțin arid, dar uitați-vă la termeni cheie precum „date personale” (informații relevante pentru o persoană identificabilă), „prelucrare” (orice acțiune efectuată asupra datelor personale) și „persoana vizată” (persoana despre care sunt datele).

GDPR se bazează pe șapte principii de bază. 

• Legalitate, corectitudine și transparență: Trebuie să aveți un motiv legal pentru prelucrarea datelor, să fiți clar cu clienții cu privire la practicile dvs. și să evitați orice lucru chiar ușor înșelător.
• Limitarea scopului: Datele trebuie să fie utilizate și colectate din motive legitime, specifice și explicite și să nu fie salvate pentru utilizare în viitor.
• Minimizarea datelor: Colectați doar informațiile necesare.
• Acuratețe: Fiți la curent - informațiile eronate pot fi dăunătoare. 
• Limitarea stocării: Nu este necesar să păstrați datele, așa că aveți o politică clară de păstrare.
• Integritate și confidențialitate (securitate): Utilizați criptarea și păstrați întotdeauna datele în siguranță de pierderi, deteriorări și acces neautorizat.
• Responsabilitate: Fiți responsabil pentru conformitate, documentați-vă procesele și îndepliniți toate cerințele GDPR.

Luați în considerare să vorbiți cu un profesionist cu cunoștințe în legislația privind protecția datelor, investigați cursuri online sau webinarii pe această temă sau răsfoiți ghidul nostru de conformitate SaaS.

În centrul conformității GPDR se află un audit cuprinzător al datelor. Așadar, stabiliți-vă ca obiectiv să înțelegeți datele dvs., de unde provin și unde merg și cum sunt utilizate. Utilizați software sau instrumente de cartografiere pentru a înțelege și a direcționa fluxurile de date. Creați o listă de verificare pentru auditul datelor:

• Ce date personale colectăm? (Nume, adrese de e-mail, numere de telefon, adrese IP etc.)
• Cum sunt colectate aceste date? (Direct de la utilizatori, prin integrări terțe etc.)
• Unde sunt stocate datele noastre? (Servere locale, stocare în cloud etc.)
• Cine are acces la aceste date? (Angajați, contractori, furnizori terți etc.)
• Cum sunt utilizate datele noastre? (Marketing, analize, personalizare etc.)
• Cât timp păstrăm datele noastre? (Avem o politică de păstrare a datelor?)
• Avem un motiv legitim pentru a procesa fiecare tip de date? (Consimțământ, contract, interes legitim etc.)

Faceți din confidențialitate o prioritate pe platforma dvs. Minimizați colectarea de date, utilizați măsuri de securitate puternice și fiți transparent cu utilizatorii cu privire la utilizarea datelor lor.

Luați în considerare următoarele:

Minimizarea datelor:

• Contestați presupunerile: Luați în considerare tot ce colectați. Puteți să vă descurcați cu mai puține informații? Aveți cu adevărat nevoie de ele?
• Colectați în etape: Colectați ceea ce este necesar pe măsură ce avansați. De exemplu, puteți solicita mai întâi doar adresa de e-mail și apoi puteți cere mai multe detalii mai târziu, dacă este necesar.
• Oferiți alternative: Oferiți utilizatorilor opțiuni care vă vor limita colectarea de date. De exemplu, utilizați checkout-ul pentru oaspeți sau permiteți clienților să renunțe la orice funcții de partajare a datelor.

Limitarea scopului:

• Declarații clare ale scopului: Fiți clar cu privire la scopul colectării de date în comunicarea dvs. de confidențialitate și consimțământ.Nu folosiți un limbaj vag sau general, concentrați-vă pe utilizarea unui limbaj clar, concis și care merge direct la subiect.
• Restricționați accesul intern: Accesul ar trebui să fie limitat la angajații care au absolut nevoie de el pentru munca lor.
• Ștergerea datelor: Creați un protocol pentru eliminarea oricăror date care nu sunt necesare să fie păstrate după ce au fost utilizate în scopul propus.

Transparență:

• Consimțământ granular: Faceți posibil ca utilizatorii să opteze pentru sau împotriva anumitor funcții și oferiți-le un anumit control asupra datelor pe care le partajează.
• Notificare de confidențialitate în limbaj simplu: Păstrați politica de confidențialitate prietenoasă și ușor de înțeles, folosind limbajul de zi cu zi în loc de jargon juridic.
• Notificări stratificate: Fiți concis în rezumatele tuturor notificărilor către utilizatori cu privire la informațiile cheie și furnizați linkuri către detalii suplimentare pentru cei care doresc să citească explicații mai aprofundate.

Pseudonimizare/Anonimizare: Implementați metode de de-identificare a datelor personale, acolo unde este posibil. De exemplu, înlocuiți informațiile de identificare cu pseudonime (de ex., User123) pentru a preveni legarea datelor de persoane fizice. Luați în considerare eliminarea completă a identificatorilor, astfel încât datele să nu poată fi legate de persoane fizice.

Securitate:

• Controale de acces: Fiți selectivi în ceea ce privește persoanele care au acces la vizualizarea, modificarea sau ștergerea datelor personale.
• Plan de răspuns la încălcarea datelor: Implementați procese pentru a detecta, a limita și a răspunde urgent la încălcările de date.
• Audituri regulate: Programați audituri și evaluări de securitate în mod proactiv pentru a găsi și a remedia orice potențiale probleme de securitate.
• Criptare: Criptați datele în repaus și în tranzit utilizând algoritmi puternici.

Utilizați un limbaj de consimțământ simplu și clar, care să indice modul în care vor fi utilizate datele utilizatorului. Fiți transparenți cu privire la faptul că acordul este dat, informat, specific și poate fi retras în orice moment. 

• Solicitările de consimțământ trebuie să fie clare și concise, astfel încât utilizatorii să înțeleagă cu ce sunt de acord.
• Consimțământul are un scop specific și nu este un acord general.
• Consimțământul trebuie să fie un “da” clar. 
• Consimțământul este o opțiune și niciodată o cerință impusă.
• Utilizatorii pot retrage cu ușurință consimțământul în orice moment.

Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) prevede anumite drepturi pe care persoanele vizate (persoanele fizice) le au cu privire la informațiile lor personale. Afacerea și platforma dvs. SaaS trebuie să respecte aceste drepturi. 

• Dreptul de acces: Trebuie să confirmați solicitările utilizatorilor cu privire la faptul dacă le prelucrați datele și să le furnizați o copie a acestora.
• Dreptul la rectificare: Trebuie să luați măsuri atunci când persoanele solicită ca datele lor personale să fie corectate.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: O solicitare de a limita prelucrarea datelor lor în anumite situații, cum ar fi atunci când contestă exactitatea, ar trebui să fie onorată
• Dreptul de a obiecta: Persoanele pot obiecta la utilizarea lor pentru marketing direct, ca un exemplu de tip de prelucrare pe care pot solicita să o refuze.
• Dreptul la ștergere („Dreptul de a fi uitat”): Când utilizatorii solicită ca datele lor personale să fie șterse, în unele situații, cum ar fi atunci când datele nu mai sunt necesare, au dreptul ca acest lucru să le fie acordat. 
• Dreptul la portabilitatea datelor: Persoanele fizice pot solicita o copie a datelor lor într-un format structurat, lizibil de mașină și au dreptul de a transmite acele date către un alt operator.

DSAR (Solicitările de acces ale persoanelor vizate) necesită proceduri clare, documentate, inclusiv cine este responsabil, cum sunt verificate solicitările și ce informații sunt furnizate.

Personalul trebuie să fie instruit și pregătit să gestioneze DSAR în conformitate cu GDPR și să răspundă în termen de o lună de la primire. În cazuri complexe, sunt acceptabile până la trei luni. Pentru a simplifica acest lucru, luați în considerare utilizarea unui instrument de gestionare DSAR.

Respectarea drepturilor persoanelor vizate înseamnă, de asemenea, crearea de încredere cu utilizatorii și demonstrarea unui angajament față de confidențialitate.

Dacă platforma dvs. SaaS procesează cantități mari de date cu caracter personal sau se angajează în activități considerate cu risc ridicat, merită să luați în considerare desemnarea unui DPO. Deși nu este necesar, este recomandată numirea unui responsabil cu protecția datelor.

Principalele responsabilități ale unui DPO:

• Informarea companiei cu privire la obligațiile sale de protecție a datelor.
• A fi persoana de contact pentru autoritatea de supraveghere și persoanele vizate.
• Cooperați cu autoritatea de supraveghere.
• Fiți expertul în materie (SME) în Evaluările impactului protecției datelor (DPIAs).
• Mențineți conformitatea cu GDPR și alte legi privind protecția datelor.

Trebuie să existe un plan de notificare în caz de încălcare a datelor. În cazul în care are loc o încălcare, autoritățile competente trebuie notificate în termen de 72 de ore, iar persoanele afectate trebuie notificate fără întârziere atunci când există un risc pentru drepturile și libertățile acestora. 

Plan de răspuns la încălcarea datelor:

• Identificarea incidentului: Creați criterii pentru a identifica o încălcare a datelor. Precizați clar ce incidente vor declanșa planul dvs. de răspuns.
• Limitare: Trebuie să existe proceduri pentru a preveni orice daune ulterioare și pentru a limita încălcarea, cum ar fi schimbarea parolelor, remedierea vulnerabilităților și izolarea sistemelor.
• Evaluare: Evaluează gravitatea încălcării și determină ce date au fost compromise. Determină numărul de persoane implicate și evaluează orice riscuri potențiale pe care le prezintă pentru drepturile lor.
• Notificare: Dacă are loc o încălcare a datelor și ar putea pune în pericol drepturile persoanelor, anunță autoritățile în termen de 72 de ore. Informează persoanele afectate dacă încălcarea prezintă un risc ridicat pentru drepturile și libertățile lor și oferă-le informații clare și concise despre încălcare și măsurile pe care le pot lua pentru a se proteja. Este întotdeauna mai bine să fii în siguranță și să îi ții la curent.
• Investigație și remediere: După o investigare amănunțită, înțelege cauza principală și pune în aplicare măsurile adecvate pentru a preveni încălcări viitoare.