Cum să identifici și să previi scurgerile de venituri în SaaS

Abordarea scurgerii de venituri SaaS este necesară pentru ca o companie să încaseze tot ceea ce venitul din abonamente a câștigat. Ineficiențele, erorile și plățile neîncasate pot influența profund marjele de profit și previziunile financiare, subliniind importanța acestui proces.

Acest ghid prezintă un proces structurat prin care cititorii pot înțelege și aborda potențiala pierdere de venituri prin detectarea, măsurarea și implementarea controalelor în vânzările de produse digitale.

Primul pas necesită stabilirea unei linii de referință pentru cantitatea de venituri pierdute. Scurgeri de venituri în B2B SaaS adesea au loc în tăcere, prin urmare, măsurarea este esențială pentru conștientizare.

Utilizați o formulă pentru a cuantifica pierderea pe o perioadă fixă, cum ar fi o lună sau un trimestru.

Formulă

Venitul Așteptat reprezintă suma totală care ar fi trebuit facturată și colectată pe baza abonamentelor active, a termenilor contractuali și a datelor de utilizare. Venitul Colectat Efectiv reprezintă banii primiți. pierderea de venit SaaS, conform estimărilor industriei, se încadrează de obicei în intervalul de 3% până la 7% din venitul anual total.

Când se analizează strategia de calcul, ar trebui să abordați acest lucru prin reconcilierea datelor dumneavoastră. Începeți prin a compara prognoza Venitului Recurent Lunar (MRR) cu numerarul încasat. Dacă apare un decalaj, izolați diferența în categorii principale: 

• Erori de facturare (Venit facturat, dar la preț incorect), 
• Decalaje de Utilizare (Venit generat din utilizare, dar nefacturat), 
• Probleme de Încasare (Venit facturat corect, dar neîncasat). 

Întreabă-te: Sistemul meu de raportare financiară oferă date în timp real atât despre sumele facturate, cât și despre încasările efective de numerar, defalcate pe segmente de clienți?

Dacă răspunsul este nu, integrarea datelor financiare, de facturare și CRM este necesară înainte de calcul.

După stabilirea ratei de pierdere, următorul pas este efectuarea unui audit forensic pe întregul ciclu de viață al veniturilor pentru a găsi cauzele fundamentale.

Urmăriți o singură comandă a clientului de la oferta semnată (Ofertă) până la aprovizionarea comenzii, facturare și colectarea plăților (Încasare).

Acest lucru este cunoscut sub numele de “a te ancora de o comandă.“

Surse cheie de pierderi de auditat (Focalizare pe Bunuri Digitale):

Ratele de eroare și diferențele de venituri pot fi observate în asociere cu procesele manuale de facturare. Automatizarea poate fi o metodă utilizată pentru a combate potențialele pierderi de venituri SaaS.

Implementați o soluție integrată, specializată de facturare pentru a gestiona automat toate plățile recurente și bazate pe utilizare.

Sistemul ar trebui să examineze direct datele clienților și valorile de utilizare pentru a genera facturi precise. Facturarea automată, gestionarea abonamentelor și procesarea plăților, așa cum sunt oferite de platforme precum Soluții, pot ajuta la urmărirea și facturare venitului încasat. Acest nivel de automatizare influențează ciclul de facturare, ceea ce duce la mai puține omisiuni și întârzieri care afectează veniturile neîncasate.

Atunci când alegeți instrumentul potrivit, evaluați-vă nevoile în funcție de complexitatea modelului de prețuri. Pentru un model simplu cu rată fixă, o integrare între CRM și software-ul de contabilitate poate fi suficientă. Cu toate acestea, pentru modele pe Niveluri/Bazate pe Utilizare/Hibride, este necesară o platformă dedicată de gestionare a abonamentelor pentru a gestiona prorata, facturarea depășirilor și logica de reînnoire automată. Capacitatea de a gestiona planuri diferite, de la achiziții unice de licențe la modele anuale complexe venitul din abonamente , necesită o platformă robustă.

În plus, sistemul trebuie să gestioneze vânzările globale, gestionând cu precizie diferite monede și conversii pentru a evita pierderile de venituri din cauza fluctuațiilor valutare sau a calculului incorect al taxelor locale.

Lipsa de claritate în jurul termenilor contractuali și a reducerilor creează un risc de scurgere a veniturilor SaaS. Guvernanța asigură că regulile de facturare sunt standardizate și nu pot fi ocolite informal, în special în stadiul de plată și ofertare.

Creați o platformă sau un proces centralizat pentru a gestiona toți termenii contractuali și a controla strict variațiile de preț.

Acest lucru necesită configurarea controalelor de acces bazate pe roluri pentru a interzice modificările neautorizate ale prețurilor, reducerilor sau regulilor de facturare. Companiile B2B SaaS pot utiliza instrumente de inteligență contractuală pentru B2B SaaS pentru a obține termenii cheie de facturare din acordurile semnate și a-i transfera sistemelor automate de facturare. Scopul acestui lucru este de a coordona prețul configurat în sistem cu prețul din ofertă sau de la finalizarea comenzii, astfel încât sub-facturarea să nu fie o problemă.

Când elaborezi strategia, întreabă-te: Poate un reprezentant de vânzări să acorde o reducere care nu este deja predefinită și aprobată de departamentul financiar în CRM??

Dacă răspunsul este da, ar putea indica o potențială scurgere.

Plățile eșuate, cunoscute sub denumirea de churn involuntar, întrerup serviciul și afectează abonament venituri cifrele. Implementarea unui proces proactiv de somare implementată abordează orice probleme potențiale, care suportă metode de plată într-un mod avansat.

Implementați automatizarea dunning și logica de reîncercare pentru a recupera plățile eșuate fără intervenție manuală.

În primul rând importanța oferirii de metode de plată alternative suportate. este clar; oferirea de opțiuni locale, non-card, scade ratele de refuz în anumite regiuni. Unele metode de plată s-ar putea să nu fie opțiunea evidentă de oferit, dar sunt critice pentru vânzările globale, inclusiv transferuri bancare locale (precum SEPA sau ACH), carduri de debit locale, portofele digitale (precum Alipay, WeChat Pay sau PayPal) și metode locale bazate pe numerar (precum Boleto în Brazilia).

Platforme experte în comerțul electronic SaaS global, precum PayPro Global, utilizează funcții de dunning care gestionează refuzurile de plată și reîncercările. Doar automatizarea acestor procese îmbunătățește ratele de venit pentru o SaaS afacere.

Pentru a îmbunătăți recuperarea plăților, strategia dumneavoastră ar trebui să includă:

• Pre-dunning (trimiterea unei notificări cu 30 de zile înainte ca un card de credit să expire), 
• Logică inteligentă de reîncercare (reîncercarea plăților eșuate bazată pe date, deoarece reîncercarea într-o marți dimineața arată rezultate diferite decât imediat),
• Opțiuni de plată localizate (oferirea de metode de plată alternative prin intermediul furnizorului dumneavoastră pentru a reduce ratele de eșec ale cardurilor).