Ce este facturarea SaaS proratată?

Facturarea prorată SaaS este o metodă prin care clienții sunt taxați doar pentru porțiunea exactă din perioada de abonament pe care o utilizează. Acest lucru este relevant în special atunci când un client se abonează, anulează, face upgrade sau downgrade la planul său la mijlocul unui ciclu de facturare.

Această practică este importantă deoarece stabilește corectitudine și transparență în facturare, ceea ce construiește încrederea și loialitatea clienților. Oferind flexibilitatea de a face modificări oricând, fără a fi supraîncărcați, companiile pot reduce rata de abandon a clienților și își pot crea un avantaj competitiv semnificativ.

Calculul se bazează pe un principiu simplu, în doi pași, relevant pentru majoritatea scenariilor clienților, inclusiv modele de afaceri cu taxă fixă și bazate pe utilizare:

1. Mai întâi, înțelegeți tariful zilnic împărțind costul total al abonamentului (de exemplu, taxa lunară) la numărul exact de zile din planul de facturare specific.
2. Apoi, determinați taxa înmulțind tariful zilnic cu numărul exact de zile în care serviciul a fost utilizat de client la suma specifică.
   
   Mai jos găsiți explicații despre cum este relevantă această metodă pentru următoarele acțiuni comune de facturare:
   

• Upgrade-uri și downgrade-uri: Când un client își schimbă abonamentul la jumătatea ciclului, costul se bazează pe zilele petrecute în vechiul abonament, iar un alt calcul se face pentru numărul de zile rămase în noul abonament. Costul sau creditul final va fi suma acestor două sume.
• Anulări: Același principiu este folosit pentru a determina o rambursare sau o taxă finală. De exemplu, dacă un client cu un **abonament de 60 USD/lună** anulează în ziua 15 a unei luni de 30 de zile, tariful zilnic este de **2 USD** (60 USD / 30 zile). Taxa finală ar fi de **30 USD** (15 zile × 2 USD).
• Facturare bazată pe utilizare: Ajustarea prețului SaaS se aplică și aici, dar se bazează pe o urmărire precisă a utilizării. Costurile sunt calculate proporțional pe baza resurselor utilizate în perioadele specifice din ciclul de facturare al abonamentului, asigurând că factura finală armonizează costul cu valoarea.

Deși, în general, este avantajoasă, fiți conștienți de unele obstacole înainte de a decide să integrați ajustarea prețului în platforma dvs.:

• Complexitatea facturării: Este necesar să aveți un sistem de facturare robust. Bazarea pe calcule manuale sau foi de calcul simple nu este fezabilă și va duce probabil la erori costisitoare.
• Confuzia Clientului: Dacă calculele nu sunt ușor de înțeles și afișate clar pe facturi, acest lucru va crea confuzie și va deteriora încrederea pe care încercați să o construiți.
• Previziuni de Venituri: Previziunile de venituri pe termen scurt pot duce la mai multe provocări din cauza modificării sumelor mici și variabile de facturare generate în fiecare lună.

Implementarea facturării prorata depășește simpla matematică, deoarece utilizează instrumentele și procesele dumneavoastră.

• Software de Facturare: Cea mai fiabilă modalitate de a implementa facturarea prorata este prin parteneriatul cu o platformă modernă de gestionare a abonamentelor. Servicii precum Soluții au motoare automate de proratare incluse în serviciu, care gestionează toate calculele complicate pentru upgrade-uri, downgrade-uri și anulări. Calculul manual al acestora nu este scalabil și este predispus la erori și nu va fi efectuat cu exactitate sau instantaneu.
• Procese interne: Asigurați-vă că întreaga echipă este aliniată. Acest lucru necesită ca personalul de asistență clienți și cel financiar să fie instruit cu privire la politica specifică de proratare a companiei dvs., astfel încât să poată răspunde cu încredere la întrebările clienților și să gestioneze corect înregistrările financiare.

Nu întotdeauna. Deși proratarea este de obicei considerată corectă, trebuie să adoptați o mentalitate strategică cu privire la politica dvs., așadar fiți transparenți cu privire la regulile dvs. din termenii și condițiile dvs. de utilizare.

• Ajustarea Prețului la Upgrade-uri: De obicei, este o practică bună să ajustați prețul la upgrade-uri. Acest lucru îi încurajează pe clienți să treacă imediat la un nivel superior, unde pot obține acces instantaneu fără a plăti pentru două planuri simultan.
  
• Gestionarea Downgrade-urilor sau Anulărilor: Aceasta este o chestiune de alegere. Și unele companii decid să nu ajusteze prețul la downgrade-uri sau anulări. În schimb, schimbarea intră în vigoare la sfârșitul ciclului de plată curent. Acest lucru poate ajuta la descurajarea Rata de abandon și simplifică facturarea, dar atenție, poate fi percepută ca fiind mai puțin flexibilă de către clienți.

Proratarea are impact asupra modului în care vă urmăriți sănătatea financiară, în special Venitul Recurent Lunar (MRR).

• Fluctuațiile MRR: Taxele calculate proporțional cauzează o ajustare unică, mică, a MRR-ului dumneavoastră. De exemplu, atunci când un client face upgrade, taxa calculată proporțional va umfla MRR-ul pentru luna respectivă, dar nu se reportează în veniturile recurente ale lunii următoare. Instrumentul dumneavoastră de analiză financiară trebuie să distingă între adevărat veniturile recurente și aceste ajustări unice.
• Recunoașterea Veniturilor: Din perspectiva contabilității, taxele și creditele calculate proporțional trebuie să fie corect calculate în perioada în care sunt câștigate. Acest lucru menține integritatea financiară în situațiile financiare și reflectă cu acuratețe performanța companiei, o cerință cheie pentru auditurile financiare sau rundele de investiții.

Claritatea facturii este cea mai bună modalitate de a preveni tichetele de asistență pentru clienți și disputele legate de facturare. Evitați afișarea unui singur număr confuz. În schimb, detaliați taxele cu elemente de linie clare.

O factură conform celor mai bune practici ar trebui să arate explicit creditul pentru timpul neutilizat din abonamentul vechi și noua taxă pentru timpul din abonamentul nou.