Ce este Nexus-ul pentru taxa pe vânzările SaaS?

SaaS Sales Tax Nexus apare atunci când o companie SaaS are o conexiune suficientă cu un stat, declanșând obligații de taxă pe vânzări. Această conexiune, sau "nexus", poate proveni din:

• Prezență fizică: Locuri de muncă, membri ai personalului sau alte operațiuni tangibile.
• Nexus economic: Din cauza cazului Wayfair din 2018, depășirea criteriilor de vânzări sau tranzacții definite de stat, chiar și în absența prezenței fizice.

Conformitatea cu reglementările fiscale SaaS este afectată de variabilitatea politicilor fiscale în diferite state. Pentru a determina nexus și a înțelege diversele reglementări fiscale SaaS, companiile trebuie să monitorizeze vânzările în fiecare stat. Lucruri importante de luat în considerare sunt:

• legislația specifică fiecărui stat.
• monitorizarea pragurilor economice.
• utilizarea tehnologiilor de automatizare fiscală.

Termenul “sales tax nexus” descrie puterea unui stat de a percepe taxe pe vânzări companiilor care își desfășoară activitatea acolo. Una dintre cele două situații cauzează, de obicei, nexus pentru companiile SaaS: prezența fizică sau nexus economic. Atunci când o companie are un sediu fizic într-un stat, cum ar fi un birou sau un depozit, se spune că are prezență fizică.

Pe de altă parte, nexus economic este determinat de câți bani câștigă o companie într-un stat. Chiar dacă o afacere nu are o locație fizică, acesta este activat atunci când atinge un anumit prag de venit sau număr de tranzacții. De exemplu, o companie SaaS va fi probabil considerată ca având nexus economic în California dacă generează peste 100.000 USD venituri din vânzări de la clienții de acolo.

Nexus-ul privind taxa pe vânzări este frecvent utilizat pentru produsele tangibile, dar, deoarece SaaS este un serviciu nematerial, prezintă provocări unice. Diferite clasificări de stat ale impozabilității SaaS, cum ar fi cele din Texas și New York, creează incertitudine.

De exemplu, SaaS poate fi considerat un serviciu intangibil în unele state, dar un serviciu impozabil în altele. Companiile SaaS trebuie să fie la curent cu aceste distincții și cu cerințele lor de conformitate.

Pentru a evita sancțiuni financiare grave, respectarea Nexus-ului privind taxa pe vânzări SaaS este crucială. Dobânzile, penalitățile și impozitele restante sunt câteva exemple ale acestor consecințe, care se pot adăuga rapid la costuri substanțiale.

Nerespectarea poate duce, de asemenea, la probleme juridice și poate afecta reputația companiei dumneavoastră. Respectarea reglementărilor privind taxa pe vânzări în fiecare stat în care compania dumneavoastră își desfășoară activitatea este esențială, la fel ca și luarea de măsuri proactive pentru a vă reduce obligațiile fiscale.

Iată pașii implicați:

• Găsiți puncte de legătură economice: Identificați statele în care compania dumneavoastră are o prezență economică sau fizică ce necesită colectarea taxelor de vânzare. Aceasta poate include aspecte precum angajați sau contractori în statul respectiv, stocarea datelor într-un centru de date local sau depășirea unui prag de venit stabilit de stat.
• Colectați taxele de vânzare: După ce ați determinat punctele de legătură, stabiliți ratele relevante ale taxelor de vânzare și colectați-le de la clienții dumneavoastră din statele respective. De obicei, aceasta implică modificarea sistemului dumneavoastră de facturare pentru a determina și aplica automat ratele corecte ale taxelor de vânzare, în funcție de locația clientului. 
• Remiteți taxele de vânzare: Depuneți periodic declarațiile de taxe de vânzare la autoritățile fiscale competente din fiecare stat în care aveți prezență și trimiteți taxele colectate. Cerințele specifice fiecărei jurisdicții trebuie consultate, deoarece frecvența depunerii și remiterii poate varia în funcție de stat.

De exemplu, trebuie să colectați și să remiteți taxele de vânzare la rata taxei de vânzare din California (în prezent 7,25%) dacă afacerea dvs. SaaS realizează 100.000 USD de la clienții californieni și depășește nivelul nexus economic al statului de 500.000 USD. 

Poate fi dificil să mențineți conformitatea cu Taxa de vânzare SaaS reglementările Nexus, în special pentru companiile cu o prezență online semnificativă. Pentru a asigura depunerea corectă a taxelor și a naviga prin cerințele specifice, este recomandabil să solicitați ajutor profesional de la consultanți fiscali sau profesioniști în conformitate. Colaborarea cu o soluție MOR, cum ar fi PayPro Global, poate simplifica procesul.