Ce este un Certificat de Scutire de Taxă SaaS?

Documentul prezintă o procedură prin care un cumpărător calificat poate obține Software ca Serviciu (SaaS) în condiții în care taxa pe vânzări poate să nu fie aplicabilă. 

Gândiți-vă la aceasta ca la o dovadă oficială că respectivul cumpărător îndeplinește regulile specifice statului pentru a fi scutit de taxe. Aceste certificate sunt extrem de importante pentru vânzători, deoarece unul valid îi protejează de plata taxelor necolectate în cazul unui audit. 

Mai mult, gestionarea electronică a acestor sarcini are potențialul de a afecta eficiența percepută a procesului pentru toată lumea. 

Este complicat deoarece fiecare stat are propriile reguli. Prezența unor reglementări unice în fiecare stat face ca aceasta să fie o problemă complexă. Așadar, un produs SaaS ar putea fi impozitat într-un stat, dar nu și în cel vecin. 

Un factor important aici este nexusul economic. Datorită cazului important South Dakota v. Wayfair, Inc. de la Curtea Supremă, companiile SaaS trebuie să colecteze taxa pe vânzări în statele în care realizează un volum semnificativ de vânzări, chiar dacă nu au un sediu fizic acolo.

Un certificat este necesar oricând un cumpărător este eligibil pentru o reducere de impozit la o achiziție SaaS în conformitate cu legislația specifică statului respectiv. Deoarece fiecare stat are propria abordare privind impozitarea SaaS, certificatul servește ca documentație aprobată care atestă că o anumită achiziție este scutită de impozit. 

De exemplu, o organizație non-profit poate fi exclusă de la plata taxelor de vânzare pentru toate achizițiile. Într-un alt scenariu, o fabrică poate fi scutită dacă SaaS-ul achiziționat este utilizat direct în procesul de fabricație. 

Condițiile pentru solicitarea unei scutiri sunt determinate exclusiv de legile jurisdicției locale. Cu toate acestea, scutirile se încadrează de obicei în câteva categorii generale: 

• Tipul cumpărătorului: Organizațiile non-profit, școlile și entitățile guvernamentale se califică frecvent pentru o scutire. 
• Utilizare specifică: Excepția se poate aplica în funcție de modul în care este utilizat programul. Exemple comune sunt programele software utilizate direct în producție, cercetare și dezvoltare (C&D) sau agricultură. 
• Detalii produs: Unele cerințe se bazează pe produsul în sine, cum ar fi dacă a fost furnizat electronic sau nu a fost conceput special pentru un singur utilizator. 

Această întrebare este adesea despre cum o companie SaaS poate deveni scutită de impozite (de exemplu, dacă este non-profit). Procesul implică acești pași cheie: 

1. Verificați eligibilitatea: În primul rând, compania trebuie să stabilească dacă se califică pentru statutul de scutire de impozite, pe baza regulilor stabilite de autoritatea fiscală relevantă. 
2. Înregistrare: Dacă este eligibilă, compania trebuie să se înregistreze la agențiile statale și locale corespunzătoare și să obțină toate permisele necesare. 
3. Rămâneți conform: În cele din urmă, compania trebuie să respecte toate cerințele de depunere și raportare pentru a-și menține statutul de scutire. 

Un bun exemplu este o organizație non-profit care oferă software educațional; aceasta ar trebui să aplice documentând cu atenție statutul său non-profit și misiunea educațională. Este întotdeauna o idee bună să consultați un profesionist în domeniul fiscal pentru a naviga corect în acest proces. 

Un certificat valid necesită câteva informații cheie pentru a fi oficial. Stocarea lor în siguranță este critică, deoarece acestea reprezintă dovada dumneavoastră în timpul unui audit. 

• Certificatul trebuie să includă, de obicei: 
• Numele și adresa cumpărătorului 
• Codul de identificare fiscală al cumpărătorului 
• Motivul specific al scutirii (de exemplu, pentru revânzare, pentru producție etc.)

Într-adevăr, acestea expiră de obicei, dar regulile exacte variază de la stat la stat. Multe certificate sunt valabile pentru aproximativ unu până la trei ani. Unele pot dura pe termen nelimitat, dar numai dacă informațiile clientului și motivul scutirii nu se schimbă. 

Este responsabilitatea vânzătorului să urmărească aceste date de expirare. Vânzările procesate cu certificate expirate pot duce la responsabilitatea pentru suma impozitului necolectat.