Як керувати податком з продажів SaaS (розрахунок, збір та сплата)

Ви повинні уважно ставитися до звітності про свої доходи та дотримуватися податкового законодавства, щоб уникнути штрафних санкцій. Незалежно від того, чи є ви незалежним розробником, чи підприємцем SaaS, розуміння податкового менеджменту є вашою відповідальністю. Давайте розглянемо кроки контролю за процесом оподаткування продажів, незалежно від того, чи є ваша SaaS-компанія великою чи маленькою.

Те, як ви вирішите управляти своїми податками, вплине на ваш час та фінансові ресурси, схильність до ризику та глобальний охоплення. Почніть з визначення ключових факторів, таких як складність вашого бізнесу, розташування клієнтів, досвід та обсяг продажів у порівнянні з часовими витратами. 

• Власний відділ: Якщо ви читаєте цей посібник, ймовірно, у вас немає податкової експертизи, необхідної для самостійного управління розрахунками, збором та поданням документів :) Майте на увазі, що це дуже трудомісткий процес, який вимагає глибоких знань.
  
• Інструменти для забезпечення податкової відповідності: Щоб заощадити час і гроші, ви можете використовувати програмне забезпечення для дотримання податкового законодавства для автоматизації процесу, але знайте, що воно може не охоплювати всі аспекти дотримання вимог. Також майте на увазі, що з більшістю PSP та інструментів для дотримання вимог ви все ще будете відповідати за подання та сплату податку з продажів, а також за забезпечення загального дотримання нормативних вимог, таких як як забезпечити відповідність GDPR.
  
• Торговий посередник (MoR): Розглядаючи варіанти, які підходять для великих підприємств, малого та середнього бізнесу, незалежних розробників та солопренеров, MoR є поширеним рішенням для SaaS-компаній. Оскільки MoR діє як торговий посередник, але бере на себе відповідальність за управління податком з продажів, це вибір для компаній, які хочуть зосередитися на своєму продукті, масштабуванні бізнесу та продажах ширшій аудиторії.

Після вибору стратегії управління податками вам потрібно буде зрозуміти свої конкретні зобов'язання щодо податку з продажу. З'ясуйте, де у вас є nexus, а потім визначте податкові ставки, що застосовуються в цих місцях.

• Nexus: Зрозумійте, де у вас є зв'язок з податком з продажу, який може бути фізичним (де працює ваш бізнес) або економічним (де ви перевищуєте певний поріг продажів). Правила відрізняються залежно від місця розташування, тому використовуйте офіційні веб-сайти податкових органів у штатах або країнах, де ви продаєте свій продукт SaaS, щоб визначити свої потреби. Це дослідження є важливою частиною як розширити свій SaaS-бізнес в нові країни успішно та відповідно до вимог. Вам може знадобитися консультація податкового спеціаліста. 
• Податкові ставки: Дослідіть ставки податку з продажу в кожній юрисдикції, де у вас є nexus. Вони також різняться залежно від типу продуктів/послуг і місця знаходження ваших покупців.
  
• Звільнення від податків: Деякі регіони можуть мати знижені ставки або пропонувати звільнення від податків залежно від вашого конкретного типу цифрового продукту. Уважно вивчіть винятки, щоб переконатися, що ви застосовуєте правильну ставку. 

Перегляньте цю інтерактивну карту який відображає детальну інформацію про відсотки, пороги, застосовність та штрафи в кожній галузі. Ми розробили його, щоб допомогти вам заощадити час та визначити різні податкові закони для вашого SaaS-бізнесу.

Щоб визначити, в яких штатах вам потрібно буде збирати податок з продажу та відповідно реєструватися для отримання дозволу в кожному з цих штатів, вам потрібно буде визначити свою податкову прив'язку та відповідні ставки податку. Майте на увазі, у більшості штатів незаконно збирати податок без цього дозволу.

Для отримання податкового дозволу вам, ймовірно, потрібно буде надати державному податковому органу наступну бізнес-інформацію: повне юридичне ім'я та адресу, FEIN… відомості, які зазвичай надаються, коли ви реєструєте свій SaaS бізнес.

• Інформація про бізнес: Повна юридична назва та адреса, FEIN (федеральний ідентифікаційний номер роботодавця) та контактні дані.
• Інформація про продажі: Типи продуктів/послуг, очікуваний обсяг продажів та оцінка річного обсягу продажів у їхньому штаті.
• Банківська інформація: Інформація про банківський рахунок для перерахування та збору податку з продажу.

Після реєстрації ви отримаєте ідентифікаційний номер платника податку з продажу. Він буде включений до ваших податкових декларацій та рахунків-фактур. Крім того, вам буде призначено періодичність подання звітності, яка визначає, як часто ви будете подавати та сплачувати податок з продажу вашого штату. Загалом, чим більше ви продаєте, тим частіше буде встановлюватися ваша періодичність.

Після отримання дозволів та ознайомлення з відповідними ставками податків вам потрібно буде запровадити процедуру стягнення податку з ваших покупців. Впровадьте інструмент розрахунку податку з продажу в процесі оформлення замовлення. Це дозволяє автоматично розраховувати правильну суму податку на основі місцезнаходження покупця. Якщо у вас є будь-які податкові зобов'язання, які залежать від продуктів та послуг, які ви продаєте, переконайтеся, що ви можете налаштувати податкові правила, що визначаються на основі категорій товарів та конкретних юрисдикцій.

Чітко вкажіть на сторінці оформлення замовлення та на веб-сайті, чи включено податок з продажу у відображену ціну, чи він буде додано під час оформлення замовлення. Також покажіть розбивку податку з продажу у ваших рахунках-фактурах, включаючи ставку податку, суму та юрисдикцію. Це ключовий компонент як налаштувати виставлення рахунків SaaS та періодичне виставлення рахунків правильно, щоб забезпечити прозорість і відповідність.

Це дозволить покупцям знати загальну вартість, а також ваші вимоги щодо відповідності та податкового законодавства.

Оскільки ви зібрали податок з продажу зі свого покупця, тепер ви можете подати та сплатити ці податки відповідним сторонам. Щоб залишатися у відповідності, важливо, щоб ви належним чином обробляли це, щоб уникнути неприємних сюрпризів.

→ Визначте графік подання та термін сплати для кожної країни, в якій знаходяться ваші клієнти, і кожного штату, в якому у вас є зв’язок. Оскільки кожен з них має різні дати подання, вам потрібно відповідно повідомити суму податку з продажу, яку ви зібрали з кожного штату та країни. Ця інформація доступна на відповідних офіційних веб-сайтах податкових органів.

Важливо: Не забудьте встановити нагадування та позначити їх у своєму календарі!

Підготуйте та подайте декларації з податку з продажу: Зберіть всю необхідну відповідну інформацію, таку як зібрана сума податку, допустимі відрахування та дані про продажі. Це може здатися нескладним, але це може бути складно, якщо ви працюєте в декількох податкових юрисдикціях. Обов'язково підрахуйте суму зібраного податку в містах, штатах, країнах та будь-яких інших застосовних юрисдикціях.

→ Насамкінець, сплатіть податок з продажу до відповідних штатів! Майте на увазі, що кожен штат може мати різні способи оплати, такі як онлайн, чек або банківський переказ.

Важливо: Обов'язково сплачуйте податки вчасно, щоб уникнути будь-яких штрафів або пені.

Щоб дізнатися більше про поширені помилки, пов’язані з податком з продажу в індустрії SaaS, і як їх уникнути, ознайомтеся з цією детальною статтею: Помилки з податком з продажу в SaaS.