Як керувати податком з продажів SaaS (розрахунок, збір та сплата)

Ви повинні уважно ставитися до звітності про свої доходи та дотримуватися податкового законодавства, щоб уникнути штрафних санкцій. Незалежно від того, чи є ви незалежним розробником, чи підприємцем SaaS, розуміння податкового менеджменту є вашою відповідальністю. Давайте розглянемо кроки контролю за процесом оподаткування продажів, незалежно від того, чи є ваша SaaS-компанія великою чи маленькою.

Те, як ви вирішите управляти своїми податками, вплине на ваш час та фінансові ресурси, схильність до ризику та глобальний охоплення. Почніть з визначення ключових факторів, таких як складність вашого бізнесу, розташування клієнтів, досвід та обсяг продажів у порівнянні з часовими витратами. 

• Власний відділ: Якщо ви читаєте цей посібник, ймовірно, у вас немає податкової експертизи, необхідної для самостійного управління розрахунками, збором та поданням документів :) Майте на увазі, що це дуже трудомісткий процес, який вимагає глибоких знань.
  
• Інструменти для забезпечення податкової відповідності: Щоб заощадити час та гроші, ви можете використовувати програмне забезпечення для забезпечення податкової відповідності для автоматизації процесу, але знайте, що воно може не охоплювати всі аспекти відповідності. Крім того, майте на увазі, що з більшістю PSP та інструментів для забезпечення відповідності ви все одно несете відповідальність за подання та сплату податку з продажу.
  
• Торговий посередник (MoR): Розглядаючи варіанти, які підходять для великих підприємств, малого та середнього бізнесу, незалежних розробників та солопренеров, MoR є поширеним рішенням для SaaS-компаній. Оскільки MoR діє як торговий посередник, але бере на себе відповідальність за управління податком з продажів, це вибір для компаній, які хочуть зосередитися на своєму продукті, масштабуванні бізнесу та продажах ширшій аудиторії.

Після вибору стратегії управління податками вам потрібно буде зрозуміти свої конкретні зобов'язання щодо податку з продажу. З'ясуйте, де у вас є nexus, а потім визначте податкові ставки, що застосовуються в цих місцях.

• Nexus: Зрозумійте, де у вас є nexus для податку з продажу, який може бути фізичним (де працює ваш бізнес) або економічним (де ви перевищуєте певний поріг продажів). Правила різняться залежно від місцезнаходження, тому використовуйте офіційні веб-сайти податкових органів у штатах або країнах, де ви продаєте свій SaaS-продукт, щоб визначити свої потреби. Можливо, вам варто проконсультуватися з податковим консультантом. 
• Податкові ставки: Дослідіть ставки податку з продажу в кожній юрисдикції, де у вас є nexus. Вони також різняться залежно від типу продуктів/послуг і місця знаходження ваших покупців.
  
• Звільнення від податків: Деякі регіони можуть мати знижені ставки або пропонувати звільнення від податків залежно від вашого конкретного типу цифрового продукту. Уважно вивчіть винятки, щоб переконатися, що ви застосовуєте правильну ставку. 

Перегляньте цю інтерактивну карту який відображає детальну інформацію про відсотки, пороги, застосовність та штрафи в кожній галузі. Ми розробили його, щоб допомогти вам заощадити час та визначити різні податкові закони для вашого SaaS-бізнесу.

Щоб визначити, в яких штатах вам потрібно буде збирати податок з продажу та відповідно реєструватися для отримання дозволу в кожному з цих штатів, вам потрібно буде визначити свою податкову прив'язку та відповідні ставки податку. Майте на увазі, у більшості штатів незаконно збирати податок без цього дозволу.

Щоб отримати дозвіл на податок, вам, ймовірно, потрібно буде надати податковому органу штату наступну інформацію

• Інформація про бізнес: Повна юридична назва та адреса, FEIN (федеральний ідентифікаційний номер роботодавця) та контактні дані.
• Інформація про продажі: Типи продуктів/послуг, очікуваний обсяг продажів та оцінка річного обсягу продажів у їхньому штаті.
• Банківська інформація: Інформація про банківський рахунок для перерахування та збору податку з продажу.

Після реєстрації ви отримаєте ідентифікаційний номер платника податку з продажу. Він буде включений до ваших податкових декларацій та рахунків-фактур. Крім того, вам буде призначено періодичність подання звітності, яка визначає, як часто ви будете подавати та сплачувати податок з продажу вашого штату. Загалом, чим більше ви продаєте, тим частіше буде встановлюватися ваша періодичність.

Після отримання дозволів та ознайомлення з відповідними ставками податків вам потрібно буде запровадити процедуру стягнення податку з ваших покупців. Впровадьте інструмент розрахунку податку з продажу в процесі оформлення замовлення. Це дозволяє автоматично розраховувати правильну суму податку на основі місцезнаходження покупця. Якщо у вас є будь-які податкові зобов'язання, які залежать від продуктів та послуг, які ви продаєте, переконайтеся, що ви можете налаштувати податкові правила, що визначаються на основі категорій товарів та конкретних юрисдикцій.

Чітко вказуйте на сторінці оформлення замовлення та на вебсайті, чи включено податок з продажу у відображену ціну, чи він буде додано під час оформлення замовлення. Також вказуйте розбивку податку з продажу в рахунках-фактурах, включаючи ставку податку, суму та юрисдикцію. Це дозволить покупцям знати загальну вартість, а також ваші правила відповідності та оподаткування.

Since you’ve collected the sales tax from your shopper, you can now file and pay those taxes to the appropriate parties. To stay in compliance it is urgent that you handle this properly in order to avoid any unpleasant surprises.

→ Determine the filing schedule and due date for every country your customers are located in and each state in which you have nexus. Because they each have different filing dates you need to report the amount of sales tax you’ve collected from each state and country accordingly. This info is available on the relevant official tax authority websites.

Important: Don’t forget to set reminders and mark them on your calendar!

→ Prepare and file sales tax returns: Collect all the relevant info needed such as tax amount collected, eligible deductions, and sales data. This might not sound daunting, but it can be complicated if you are operating in multiple tax jurisdictions. Be sure to tally the tax amount collected across cities, states, countries and any other applicable jurisdictions.

→ Насамкінець, сплатіть податок з продажу до відповідних штатів! Майте на увазі, що кожен штат може мати різні способи оплати, такі як онлайн, чек або банківський переказ.

Важливо: Обов'язково сплачуйте податки вчасно, щоб уникнути будь-яких штрафів або пені.

Щоб дізнатися більше про поширені помилки, пов’язані з податком з продажу в індустрії SaaS, і як їх уникнути, ознайомтеся з цією детальною статтею: Помилки з податком з продажу в SaaS.