Як розрахувати бюджет SaaS для вашого стартапу 

Щоб створити бюджет для SaaS, ви окреслюєте свій прогнозований дохід та всі очікувані витрати протягом певного періоду, зазвичай року. Цей фінансовий план необхідний для управління грошовими потоками, ефективного розподілу ресурсів та прийняття добре обґрунтованих стратегічних рішень. Оцінка ваших потенційних витрат на запуск SaaS та планування їх допоможе уникнути поширених фінансових проблем, таких як передчасне вичерпання коштів. Цей посібник містить чіткі кроки для практичного SaaS-бюджетування, що призведе до створення реалістичної фінансової дорожньої карти для вашого бізнесу.

Розробіть детальний контрольний список або таблицю з переліком усіх очікуваних одноразових витрат, необхідних до того, як ви почнете отримувати значний дохід. Це формує основу для розуміння початкової вартості запуску SaaS-компанії. Розбийте на широкі категорії:

• Юридичні та адміністративні: Збори за реєстрацію бізнесу, реєстрацію торгової марки, складання Умов надання послуг/Політика конфіденційності, угоди акціонерів, початкові юридичні консультації, відкриття банківського рахунку.
• Розробка продукту (початкова MVP): UI/UX дизайн (каркасне моделювання, макети, інструменти прототипування, такі як Figma), основна розробка backend/frontend (зарплати або оплата агентства/фрілансера), початкове налаштування бази даних, необхідні інтеграції сторонніх API, тестування якості.
• Налаштування інфраструктури: реєстрація доменного імені, початкове налаштування на хмарних платформах (наприклад, AWS, Azure, Google Cloud – навіть якщо витрати на використання спочатку низькі, налаштування потребує часу/ресурсів), необхідні ліцензії на програмне забезпечення (IDE, інструменти управління проектами, такі як Jira – початкове налаштування/конфігурація).
• Початковий маркетинг та продажі: розробка/хостинг цільової сторінки, дизайн логотипу/брендинг, інструменти/звіти для початкового дослідження ринку, можливо, невеликий бюджет для раннього генерування лідів (наприклад, цільова LinkedIn ads, створення контенту для запуску).
• Облаштування офісу (за потреби): Застава за оренду, початкова купівля меблів/обладнання (зараз менш поширено з віддаленою роботою, але враховуйте плату за коворкінг, якщо використовується).

Виберіть відповідні методи прогнозування доходів на основі вашого етапу та доступних даних. Визначте та відстежуйте ключові показники SaaS з першого дня. Ваша обрана модель ціноутворення суттєво впливає на прогнозування:

• Багаторівнева/Передплата: Прогноз базується на прогнозованій кількості передплатників у кожному рівні x ціна рівня. Потрібно оцінити коефіцієнти конверсії та підвищення/зниження рівня.
• За користувача: Прогноз базується на прогнозованій кількості компаній x середній кількості користувачів на компанію x ціні за користувача.
• За використанням: Найважче прогнозувати спочатку. Потребує оцінки середніх моделей споживання. Часто починається з консервативних оцінок, заснованих на очікуваній поведінці користувачів.
• Freemium: Прогноз базується на коефіцієнті конверсії з безкоштовних на платних користувачів x середній дохід на одного платного користувача (ARPU).

Розгляньте різні підходи до прогнозування:

Знизу вгору: Почніть з припущень на мікрорівні: Скільки торгових дзвінків можна зробити? Який очікуваний коефіцієнт закриття? Скільки відвідувачів веб-сайту конвертуються? (наприклад, 1000 Відвідувачів * 2% Конверсія пробної версії * 25% Платна конверсія * $50/місяць ARPU = $250 MRR). Це часто найкраще для реалізму на ранніх стадіях, коли у вас є деякі операційні дані.

Зверху вниз: Почніть із загального доступного ринку (TAM), оцініть свій доступний ринок послуг (SAM) та доступний ринок послуг (SOM), а також припустіть реалістичний темп захоплення частки ринку з часом. (наприклад, SOM $10 млн, цільовий показник 1% частки ринку в 1-й рік = $100 тис. ARR). Це корисно для оцінки потенціалу та для інвесторів, але менш точне для операційного бюджетування.

Щоб вибрати свій підхід, запитайте себе: Які надійні дані у мене є (трафік веб-сайту, поведінка ранніх користувачів, активність продажів)? Наскільки великий і чітко визначений мій цільовий ринок? Наскільки передбачуваний мій цикл продажів? Часто ефективно поєднувати методи. Використовуйте метод «знизу вгору» для короткострокових (3-6 місяців) операційних прогнозів на основі відомих даних та активностей. Використовуйте метод «зверху вниз» для перевірки довгострокових цілей та ринкового потенціалу.

Ключові показники, які потрібно відстежувати, включають: 

• щомісячний регулярний дохід (MRR) / Річний періодичний дохід (ARR),
• Середній дохід на користувача/Акаунт (ARPU/ARPA), 
• вартість залучення клієнта (CAC), 
• життєва цінність клієнта (LTV) (прагніть до LTV:CAC > 3:1), 
• та коефіцієнт відтоку (Клієнт та дохід) (ранні стартапи можуть спостерігати 5-7%+ щомісячної відмови; прагніть до нижчого показника в довгостроковій перспективі).

Деталізуйте всі регулярні щомісячні або щорічні витрати, необхідні для ведення бізнесу, використовуючи категорії, що стосуються SaaS. Розрізняйте фіксовані та змінні витрати.

• Собівартість проданих товарів (COGS) – іноді окремо: Хостинг (AWS, Azure, GCP – змінні, залежно від використання), плата за API сторонніх розробників, безпосередньо пов'язана з наданням послуг (наприклад, виклики API для картографії), програмне забезпечення для підтримки клієнтів та персонал, що безпосередньо обслуговує існуючих клієнтів.
• Дослідження та розробки (R&D): Зарплати розробників/гонорари підрядників (постійні), програмні засоби для R&D (GitHub, Jira, тестові пакети), спеціалізовані ліцензії на програмне забезпечення для розробки.
• Продажі та маркетинг (S&M): Зарплати/комісійні для відділу продажів, CRM-програмне забезпечення (наприклад, HubSpot, Salesforce – вартість залежить від рівня/користувачів), засоби автоматизації маркетингу (наприклад, Mailchimp), рекламні витрати (Google Ads, LinkedIn Ads – варіабельні), витрати на створення контенту (фрілансери, інструменти), SEO-інструменти (SEMrush, Ahrefs).
• Загальні та адміністративні витрати (G&A): Зарплати засновника/керівництва, адміністративний персонал (якщо є), оренда/комунальні послуги (якщо офісне приміщення), бухгалтерське програмне забезпечення (QuickBooks, Xero), юридичні (податкові та відповідності) збори (постійний гонорар), страхування, банківські збори, комісії за обробку платежів, засоби внутрішньої комунікації (Slack, G Suite).

Створіть прогнозований щомісячний звіт про рух грошових коштів. Він відрізняється від вашого звіту про прибутки та збитки (P&L), оскільки відстежує фактичні рухи грошових коштів. Зосередьтеся на термінах: дохід відстежується, коли отримано платіж, а витрати - коли оплачено рахунки.

• Надходження готівки: Отримані платежі від клієнтів (враховуйте умови оплати, наприклад, нетто 30), отримане фінансування (кредити, інвестиції).
• Витрати готівки: Всі операційні витрати, здійснені протягом місяця (зарплати, оплачені рахунки за хостинг, стягнені підписки на програмне забезпечення), погашення кредитів, капітальні витрати.
• Ключовий розрахунок: Початковий залишок грошових коштів + Загальний приплив грошових коштів – Загальний відтік грошових коштів = Кінцевий залишок грошових коштів
• Період часу до вичерпання коштів: Кінцевий залишок грошових коштів / Середній щомісячний чистий відтік грошових коштів (швидкість вигоряння) = Період часу до вичерпання коштів (у місяцях)

Виділіть певний відсоток від ваших загальних прогнозованих операційних витрат як резерв на непередбачені витрати. Додайте це як потенційний відтік у сценаріях стрес-тестування. Стандартна рекомендація — 5-10% OpEx, але це потребує оцінки залежно від вашої конкретної ситуації.

Запитайте себе: 

Наскільки стабільний мій ринок і технології?

Чи існують потенційні зміни в регулюванні?

Наскільки я залежу від одного великого клієнта або одного постачальника/платформи?

Наскільки точними були мої оцінки в минулому?

Який потенційний вплив матиме звільнення ключового співробітника?

Вищий відсоток (наприклад, 10-15%) є розсудливим, якщо ви працюєте на нестабільному ринку, використовуєте передові/неперевірені технології, сильно залежите від змінних витрат (таких як плата за використання хостингу) або якщо початкові оцінки мають низьку впевненість. Нижчий відсоток (наприклад, 5%) може бути достатнім для більш стабільної, передбачуваної діяльності.

Створюючи бюджет для вашого нового бізнесу, вам слід включити створення електронних таблиць для відстеження та регулярних переглядів. Впровадьте офіційний щомісячний процес перегляду бюджету. Порівняйте фактичні результати з бюджетом (аналіз відхилень) та відповідно оновіть прогнози (ковзний прогноз).

• Аналіз відхилень: Для кожного рядка обчисліть Фактичний результат – Бюджет = Відхилення. Дослідіть значні відхилення (наприклад, >10% або певну суму в доларах). Зрозумійте причину різниці – чи була це проблема з термінами, зміна ціни, зміна використання чи помилка в початковому бюджеті?
• Відстеження KPI: Прив’язати ефективність бюджету до ключових показників SaaS. Приклад: Якщо відхилення витрат на маркетинг високе, як це вплинуло на CAC та залучення нового MRR порівняно з планом? Якщо витрати на R&D низькі, чи страждає швидкість розробки продукту?
• Скользячий прогноз: Замість того, щоб дотримуватися річного бюджету, який застаріває, використовуйте ковзний прогноз. Щомісяця (або щокварталу) переглядайте фактичні дані, коригуйте припущення щодо решти місяців початкового бюджетного періоду та додавайте новий прогнозний період у кінці (наприклад, завжди підтримуйте 12-місячний прогноз). Ця методологія, згадана в Джерелі 2, забезпечує гнучкість.

Використовуйте аналіз відхилень для виявлення нагальних проблем та інформування про короткострокові дії. Використовуйте ковзний прогноз для підтримки актуального стратегічного фінансового прогнозу та здійснення проактивних коригувань.