如何确保符合GDPR合规性
发布时间： 2024年8月5日
最后更新： 2024年12月6日
为确保您的 SaaS 平台符合《通用数据保护条例》(GDPR) 并降低巨额罚款的风险，请遵循以下指南。遵守 GDPR 对于保护用户隐私和维护客户信任至关重要。
本指南概述了必要的步骤，包括理解关键的 GDPR 概念和实施数据保护措施，这些措施可能有助于构建具有隐私意识的 SaaS 平台。
为了帮助您保持专注，我们在下面为您提供了一个方便的清单。
Understand GDPR's Scope and Requirements
从头开始，深入研究 GDPR 的官方文本。是的，它可能看起来有点枯燥，但请查看诸如“个人数据”（与可识别的个人相关的信息）、“处理”（对个人数据执行的任何操作）和“数据主体”（数据所涉及的个人）等关键术语。
GDPR 基于七项核心原则。
- 合法性、公正性和透明度： 您必须有处理数据的法律依据，向客户清楚说明您的做法，并避免任何哪怕是轻微的欺骗行为。
- 目的限制： 数据的收集和使用必须出于合法、特定和明确的原因，不得为了将来使用而保存。
- 数据最小化： 仅收集必要的所需信息。
- 准确性： 保持信息更新——错误的信息可能会造成损害。
- 存储限制： 没有必要保留数据，因此请制定明确的保留政策。
- 完整性和保密性（安全性）： 使用加密技术，并始终确保数据安全，防止丢失、损坏和未经授权的访问。
- 责任： 负责合规性，记录您的流程并满足所有 GDPR 要求。
考虑咨询一位精通数据保护法的专业人士，研究有关该主题的在线课程或网络研讨会，或浏览我们的 SaaS 合规指南。
进行数据审计
全面数据审计是符合GPDR的核心。因此，您的目标是了解您的数据，了解其来源、去向以及使用方式。使用软件或映射工具来理解和指导您的数据流。创建数据审计清单：
- 我们正在收集哪些个人数据？（姓名、电子邮件地址、电话号码、IP地址等）
- 这些数据是如何收集的？（直接从用户处收集，通过第三方集成等）
- 我们的数据存储在哪里？（本地服务器、云存储等）
- 谁有权访问这些数据？（员工、承包商、第三方供应商等）
- 我们的数据如何使用？（营销、分析、个性化等）
- How long are we keeping our data? (Do we have a data retention policy?)
- 我们是否有处理每种类型数据的合法理由？（同意、合同、合法权益等）
| 数据类别 | 示例 | 收集方法 | 存储位置 | 目的 |
保留期限 |
| 客户数据 | 姓名、电子邮件、电话、公司、职位 | 网页表单、API | 云数据库 | 营销、销售、支持 | 客户关系结束后 7 年 |
| 潜在客户数据 | 姓名、电子邮件、公司 | Web forms, lead gen | CRM系统 | 销售，市场营销 | 上次联系后 2 年 |
| 网站活动 | IP 地址、访问页面、网站停留时间 | 追踪 Cookie | 分析平台 | 网站优化 | 1 年 |
在您的审计中包含任何您不确定的个人数据，以确保完整和准确的评估。安全总比后悔好。
Implement Privacy by Design and Default (PbD)
Make privacy a priority in your platform. Minimize data collection, use strong security measures and be transparent with users about their data usage.
考虑以下几点：
数据最小化：
- Challenge assumptions: 考虑您收集的所有信息。您可以用更少的信息来处理吗？您真的需要它吗？
- 分阶段收集： 逐步收集所需信息。例如，您可以先要求提供电子邮件地址，然后在必要时再询问更多详细信息。
- 提供替代方案： 为用户提供限制数据收集的选项。例如，使用访客结账或允许客户选择退出任何数据共享功能。
目的限制：
- 明确的目的声明： 在您的隐私和同意声明中，明确说明您收集数据的目的。不要使用宽泛或模糊的语言，而应专注于使用清晰、简洁且直奔主题的语言。
- 限制内部访问： 访问权限应仅限于那些工作绝对需要的员工。
- 数据删除： 制定协议，删除任何在达到预期目的后不再需要保留的数据。
透明度：
- 细化的同意机制： 允许用户选择启用或禁用某些功能，并让他们对共享的数据有一定的控制权。
- 简明易懂的隐私声明： 保持您的隐私政策友好且易于理解，使用日常语言而不是法律术语。
- 分层通知： 在向用户提供的所有关键信息通知摘要中保持简洁，并为希望深入了解的用户提供进一步详细信息的链接。
Pseudonymization/Anonymization: 尽可能实施去识别个人数据的方法。例如，用假名（例如，User123）替换识别信息，以防止将数据与个人联系起来。考虑完全删除标识符，以便数据无法与个人联系起来。
安全性：
- 访问控制： 严格控制谁有权查看、修改或删除个人数据。
- 数据泄露应对计划： 建立流程以检测、控制并紧急响应数据泄露。
- 定期审计： 主动安排安全审计和评估，以发现并修复任何潜在的安全问题。
- 加密： 使用强大的算法对静态和传输中的数据进行加密。
获取有效同意
使用简单明了的同意语言，说明用户数据将如何使用。要透明地说明同意是经过知情、明确并可随时撤回的。
- 同意请求应清晰简洁，以便用户了解他们同意的内容。
- 同意具有特定目的，而不是整体协议。
- 同意必须是明确的“是”。
- 同意是一种选择，绝不是强迫要求。
- 用户可以随时轻松撤回同意。
履行数据主体权利
《通用数据保护条例》(GDPR) 规定了数据主体（个人）对其个人信息所拥有的一些权利。您的SaaS业务和平台必须满足这些权利。
- 访问权： 请知悉，您必须确认用户关于您是否正在处理其数据的请求，并提供一份副本。
- 更正权： 当个人要求更正其个人数据时，您必须采取行动。
- 限制处理权： 在某些情况下，例如当他们对数据的准确性提出异议时，应尊重其限制数据处理的请求
- 反对权： 个人可以反对将其用于直接营销，这是他们可以请求拒绝的处理类型的一个例子。
- 删除权（“被遗忘权”）： 当用户请求删除其个人数据时，在某些情况下，例如当数据不再必要时，他们有权获得批准。
- 数据可移植权： 个人可以要求以结构化的、机器可读的格式获取其数据副本，并有权将该数据传输给另一个控制者。
DSAR（数据主体访问请求）需要清晰、有据可查的程序，包括谁负责、如何验证请求以及提供哪些信息。
应教育和准备员工按照 GDPR 处理 DSAR，并在收到请求后一个月内做出回应。对于复杂情况，最多可接受三个月。为了简化此过程，请考虑使用 DSAR 管理工具。
遵守数据主体权利也是为了建立用户信任并展示对隐私的承诺。
任命一名数据保护官 (DPO)
如果您的SaaS平台处理大量个人数据或从事被认为高风险的活动，那么值得考虑指定一名数据保护官（DPO）。 尽管不是必须的，但建议设立一名数据保护官。
数据保护官的主要职责：
- 告知公司其数据保护义务。
- 作为监管机构和数据主体的联系人。
- 与监管机构合作。
- 成为数据保护影响评估 (DPIA) 方面的 SME（主题专家）。
- Keep compliant with the GDPR and other data protection laws.
Data Breach Notification
A data breach notification plan should be in place. In the case a breach does occur, appropriate authorities must be notified within 72 hours and affected individuals without delay when it is a risk to their rights and freedoms.
数据泄露应对计划：
- Incident Identification: Create criteria to identify a data breach. Be clear about which incidents will trigger your response plan.
- Containment: Procedures to prevent any further damage and to contain the breach should be in place, such as changing passwords, patching vulnerabilities and isolating systems.
- 评估： 评估数据泄露的严重程度，并确定哪些数据被泄露。 确定受影响的个人数量，并评估这对其权利构成的任何潜在风险。
- 通知： 如果发生数据泄露，并且可能危及人们的权利，请在72小时内通知有关部门。 如果数据泄露对其权利和自由构成高风险，请通知受影响的个人，并向他们提供关于数据泄露的清晰简洁的信息以及他们可以采取的保护措施。保持安全并让他们知情总是更好的。
- 调查和补救： 在彻底调查后，了解根本原因并采取适当措施以防止未来发生违规行为。
Canva 经历了一次泄露事件，暴露了大约 1.39 亿用户的电子邮件、用户名和密码，但值得庆幸的是，他们能够迅速解决问题并采取措施保护其社区。他们能够控制泄露并找出妥协的程度（提供免费的信用监控计划），并在 72 小时内通知用户和当局。
结论
GDPR 合规必须被视为一项持续进行的工作，而不是一劳永逸的任务。通过遵循我们建议的步骤，及时了解法规并优先考虑数据保护，您可以建立信任并降低法律和财务风险。
常见问题解答
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GDPR 是欧盟的一项全面的数据保护法规。如果您收集或处理来自欧盟人员的个人数据，无论您的 SaaS 业务位于何处，您都必须遵守该法规。符合 GDPR 标准可以保护您的企业免受经济处罚和声誉损害。
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GDPR 基于七项核心原则：合法性、公平性和透明度；目的限制；数据最小化；准确性；存储限制；完整性和保密性（安全性）；以及问责制。
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虽然不强制要求设立数据保护官 (DPO)，但建议设立，尤其是在您处理高风险类别或大量个人数据的情况下。数据保护官确保您组织的数据保护策略符合 GDPR 要求。
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如果发生数据泄露，您必须尽快通知受影响的个人，并在72小时内通知任何相关机构。制定详细的泄露应对计划将有助于最大限度地减少这些事件的后果。
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不遵守 GDPR 可能会导致处罚，包括高达 2000 万欧元或公司年度全球营业额的 4%（以较高者为准）的罚款。它还可能导致声誉损害以及客户及其信任的丧失——做好准备总是更好！
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提供清晰的隐私通知，说明您如何收集、使用和保护用户数据。实施机制，让用户可以行使其数据主体权利，例如访问、更正和删除。始终如一地传达您对数据保护和 GDPR 合规性的承诺。
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是的，有！与同时充当记录商户 (MoR) 的第三方支付处理商（例如 PayPro Global）合作，可以简化您的合规工作。像 PayPro Global 这样的 MoR 管理着广泛的合规责任，包括与购物者的账单和支付数据相关的 GDPR 条款，因此您可以安心地专注于您的核心业务运营。
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