如何设置 SaaS 计费和循环开票
发布时间： 2025年4月18日
最后更新： 2025年5月22日
建立 SaaS 计费 和循环开票，实施一个系统，自动向客户收取软件服务费用，并提供稳定的收入来源。本指南将帮助您建立稳健的 SaaS 计费流程，确保准确及时地生成循环发票并收款。
选择您的 SaaS 计费解决方案
选择正确的平台是有效 SaaS 计费的基础，可确保发票准确性和客户满意度。为了得出数据驱动的结论，首先要彻底评估您当前和未来的运营需求。要记住的关键考虑因素包括定价模型的复杂性、估计的交易量以及与现有业务生态系统（例如 CRM 和 ERP 系统）的必要集成要求。
SaaS 计费解决方案选择的自我评估：
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功能 |
低优先级 |
中等优先级 |
高优先级 |
为什么这很重要 |
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定价模型支持 |
单一 统一费率 方案 |
确保平台能够适应您当前和不断发展的 定价策略. |
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自动化功能 |
基本发票生成 |
自动定期开票、付款提醒 |
自动催款、按比例分配、税额计算 |
减少人工错误，节省时间，并提高账单生命周期管理效率。 |
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可扩展性 |
适用于目前的小客户群 |
可处理适度增长 |
专为大型客户数据库和高交易量设计 |
确保平台能够支持您的业务扩展，而无需以后进行昂贵的迁移。 |
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集成 |
有限集成或无集成 |
与一个或两个关键系统（例如，会计）集成 |
与CRM、分析工具无缝集成 |
促进跨部门的数据流通，提供客户和财务信息的统一视图，这对准确报告至关重要。 |
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支付选项 |
单支付网关 |
支持几种常见的支付方式 |
多种支付网关，多样化的支付选项 |
通过迎合客户偏好，收入增加高达 30%，并减少与支付问题相关的支持请求。 |
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报告与分析 |
基本财务报告 |
关于 MRR、客户流失率的报告 |
关于用户参与度、支付历史的详细报告 |
提供对客户行为的洞察，帮助优化定价策略，并识别增长机会。 |
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客户自助服务 |
有限的账户管理选项 |
能够更新支付信息 |
用于以下方面的综合门户 管理订阅、查看使用情况、发票 |
赋能客户，减轻管理负担，并通过方便客户管理账户来降低客户流失率。 |
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合规性 |
基本安全功能 |
符合标准 数据保护条例 |
支持全球税务法规（VAT、GST）、PCI DSS |
确保您符合法律和行业标准，保护您的业务和客户。 |
评估选项时，请记住，初始成本并非唯一因素。稳健的自动化带来的长期收益以及减少支付失败可以节省大量成本。像 PayPro Global 这样的 SaaS 支付解决方案旨在处理复杂的 SaaS 计费场景， 全球支付和税务合规性，这对于扩展 SaaS 业务来说是一个相当大的优势。
定义您的定价结构
您的定价策略是影响创收和 客户获取的主要因素。请仔细考虑您的目标受众、软件的内在价值主张以及竞争格局的动态。实施灵活的 定价模型 可以扩大您的客户覆盖范围并增加您的月收入流。
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模式 |
描述 |
示例 |
何时考虑 |
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固定费率 |
所有功能统一价格。 |
Basecamp |
产品简单，价值定位清晰，最适合单一、定义明确的产品。 |
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分层定价 |
包含不同功能、使用限制或用户数量的不同套餐。 |
HubSpot |
吸引不同需求和预算的客户群体。随着客户需求的增长，允许追加销售。 |
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按用户定价 |
根据访问软件的用户数量收费。 |
Slack |
对于协作工具来说很简单，但对于大型团队来说可能会变得昂贵。 |
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按活跃用户 |
仅对在计费周期内积极使用软件的用户收费。 |
Microsoft Teams |
对于用户活动波动较大的公司而言，更具成本效益。需要强大的使用情况跟踪。 |
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按使用量计费 |
基于消耗指标（API 调用、存储、带宽）的定价。 |
AWS |
非常适合使用量变化很大的基础设施或平台服务。需要透明的使用跟踪和清晰的单位定价。 |
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按功能 |
客户按使用的具体功能付费。 |
Zapier |
允许高度定制的计划，但管理和沟通起来可能很复杂。 |
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免费增值 |
基本版本免费；高级功能需要付费。 |
Dropbox |
有效地吸引大量用户群，然后将一部分用户转化为付费计划。需要有吸引力的免费产品和有价值的高级功能。 |
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混合式 |
结合多种模式（例如，基本费用+使用费）。 |
Salesforce |
提供灵活性以满足不同的需求，但需要仔细规划以避免复杂性。 |
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基于合同 |
为大型企业提供定制价格和条款，通常签订长期协议。 |
Adobe（企业解决方案） |
最适合具有特定要求的高价值客户，可提供定制的解决方案和定价。需要强大的销售和客户管理。 |
提供灵活的定价和产品选项可以显著提升客户获取和月收入。考虑通过年度付款折扣来激励长期承诺，这可以确保稳定的年度收入并提高客户保留率。
实施客户账户管理系统
集中式客户账户管理系统至关重要。该系统应允许客户更新其信息、监控使用情况、调整服务等级和查看账单历史记录。对于您的企业而言，这相当于一个重要的客户情报库，有助于做出明智的决策和制定有针对性的沟通策略。主要功能：
- 个人资料管理： 轻松更新联系方式和偏好设置。
- 订阅概览： 清晰显示当前套餐、计费周期和下次付款日期。
- 使用情况监控（如果适用）： 以简单易懂的格式显示实时或近实时使用数据，这对于基于使用量的定价模式尤为重要。交互式仪表板是有效呈现此数据的关键。
- 付款历史记录： 提供所有发票和付款记录的透明访问权限。
- 套餐管理： 通过用户友好的自助服务门户，提供无缝的升级、降级和取消服务。研究表明，这可以为企业及其客户节省大量时间和成本。
- 预扣款通知： 为客户设置付款提醒，或验证您的支付解决方案是否已处理此项，因为这些主动提醒可以减少客户支持咨询，并最大限度地减少因忘记付款而导致的非自愿流失。
自动生成和发送循环发票
循环发票的自动化是高效SaaS运营的必要组成部分。将您的平台配置为按预定时间间隔（每月、每季度、每年或自定义时间表）自动生成和发送SaaS发票。如何实现循环发票自动化：
- 定义计费周期： 明确规定每个订阅层级的发票生成频率（例如，每月第一天、订阅周年纪念日）。您的计费系统应能够灵活地按不同时间范围（从几天到几年）向客户收费。
- 设置发票生成规则： 将系统配置为在付款到期日前的指定天数主动创建发票。
- 自定义发票交付： 实施SaaS发票的自动电子邮件发送，确保个性化消息包含直接链接以在线查看发票。
- 包含重要发票信息： 每张定期发票都应突出显示：
- 您公司的品牌元素 （徽标、配色方案）以获得专业的演示效果。自定义发票可增强品牌一致性并改善客户感知。
- 唯一的SaaS发票编号 和日期，以便进行细致的记录保存。
- 客户的完整账单详情。
- 全面的服务明细，包括具体的订阅计划、任何适用的使用费和相关税费。请清楚地解释任何超出标准订阅费的费用，例如使用超额或附加功能。
- 应付总额 以及确切的付款 到期日.
- 明确指出 可接受的付款方式。提供多种付款方式可以显著提高收入，最高可达 30%，并减少与付款相关的支持咨询。
- 用于便捷在线支付的直接链接。
- 易于访问的 联系信息 用于任何与账单相关的查询。
- 无缝处理按比例分配： 确保您的系统自动计算任何周期中订阅调整（例如升级或降级）的按比例分配的金额。智能计费逻辑旨在准确地自动化此流程。
- 提供合并发票： 对于管理多个订阅或附加服务的B2B客户，请考虑提供汇总其所有账单历史记录中所有费用的合并发票。这可以简化他们的内部采购和审批流程。
- 自动付款记录： 您的系统应自动记录所有付款，无论是在线处理还是离线处理，并将它们与相应的发票进行核对。
简化付款流程以实现无缝交易
与可靠的支付网关集成对于适应不同的支付偏好（信用卡、银行转账、数字钱包）至关重要。这不仅可以简化客户的付款流程，还可以简化您的业务运营中的账户对账。付款处理的关键方面：
- 多种付款方式：提供各种 支付方式 以满足您多元化的客户群。
- 安全交易： 确保您选择的支付网关遵守严格的安全协议，例如 PCI DSS合规性，以保护敏感的客户数据。强大的 SaaS 计费系统包含先进的安全措施，包括加密和 防欺诈.
- 自动付款收款： 配置 定期付款 通过集成的支付网关，在预定到期日自动向客户收费。
- 付款通知： 设置针对付款交易成功和付款失败的自动提醒。
- 高效的退款处理： 建立清晰、简单的程序来管理和处理客户退款请求。一些企业实施了允许客户在特定时间范围内对收费提出异议的具体时间规定。
实施智能催款管理系统
付款失败是基于订阅的业务中不可避免的一个方面。一个成熟的 催款管理系统 系统会自动执行逾期发票的后续流程，从而最大限度地减少收入损失并降低客户流失率：
- 自动支付重试： 配置您的系统，使其根据预定时间表自动尝试失败的付款。精心设计的智能催款系统对于 追回收入 至关重要。
- 个性化催款电子邮件： 实施自动化电子邮件序列，通知客户付款失败，并提供有关如何更新付款详细信息的明确说明。这些电子邮件还可以个性化，以鼓励客户迅速采取行动，可能包括快速付款的激励措施。
- 帐户暂停/终止逻辑： 定义透明的规则，规定何时应暂停或最终终止面临未付款的帐户，确保及时和适当的客户通知。
- 催款分析： 监控您的催款策略的绩效（例如，回收率、平均回收付款时间），以确定需要优化的领域。
利用报告和分析
您的计费系统生成的数据是深入了解您业务绩效的丰富来源。利用报告和分析功能来监控关键SaaS指标：
- 月度经常性收入 (MRR) 和 年度经常性收入（ARR）：跟踪核心经常性收入流的增长。
- 客户流失率： 关注取消订阅的客户百分比，分析客户使用模式和支付历史，以获得宝贵的洞察力来预测和减少客户流失。
- 客户生命周期价值 (CLTV): 始终了解客户在与您的业务互动过程中预计带来的总收入。
- 客户获取成本（CAC）: 确定获取新客户的相关支出。
- 账单周期趋势： 关注支付行为模式，并识别任何值得关注的领域。
- 精细化报告： 收集并分析用户参与度、支付历史记录和服务层级利用率的详细数据，以了解关键客户行为模式。
定期运行这些报告，以识别新兴趋势，更深入地了解客户行为，并根据这些信息改进您的定价和计费策略。
优先考虑清晰透明的客户沟通
为了赢得客户信任并避免潜在争议，需要就账单事宜保持公开透明的沟通。以下是一些最佳实践：
- 发票清晰度： 提供易于理解的 SaaS 发票，清晰地列出服务、成本、税费以及任何适用费用。
- 付款确认： 发送自动通知以确认付款处理成功。
- 续订提醒： 主动通知客户即将到来的订阅续订日期。及时的续订提醒可以加强客户关系。
- 付款失败通知： 立即发送付款失败通知，并提供有关客户如何纠正问题的说明。
- 账单变更： 就订阅条款或价格的任何修改向客户提供充分的提前通知。清晰地沟通账单变更至关重要。
- 自助服务支持： 开发一个全面的自助服务门户，客户可以在其中访问他们的账单信息、更新支付方式并独立管理订阅详情。
结论
设置 SaaS 计费和定期开票需要选择合适的工具、设置定价、自动化流程并定义最佳实践。通过遵循本指南，您可以创建一个高效的计费系统，以支持 SaaS 业务的增长并确保客户满意度。
常见问题解答
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SaaS 计费是指根据订阅计划或使用情况向客户收取软件服务的费用。它将生成发票、处理付款并管理与 SaaS 客户的整个财务关系。
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因为SaaS计费处理循环订阅、不同的定价模式（分层、基于使用等）和频繁的计划变更，而传统计费的一次性交易则不那么复杂。SaaS计费需要一个能够准确高效地管理这些动态方面的系统。
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一个 MoR 处理支付处理的各个方面，包括税额计算和汇款、合规性和欺诈管理。这简化了SaaS提供商的全球SaaS计费操作，并减少了管理负担和法律复杂性。
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催款管理是自动跟踪付款失败或逾期客户的流程。优质的催款策略，如自动电子邮件提醒和付款重试，有助于追回损失的收入并减少客户流失。
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SaaS 发票应包含所有公司详细信息、客户信息、唯一的发票编号和日期、所提供服务的描述（包括订阅计划和任何使用情况）、定价详情、适用税费、到期总金额和付款到期日。
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要设置定期发票，请配置 SaaS 计费解决方案以按预定义的时间间隔（例如，每月、每年）自动生成发票。指定每个订阅的计费周期、发票生成日期和付款条件。
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发票可以通过您的 SaaS 计费解决方案通过电子邮件自动发送。创建专业的电子邮件，其中包含指向发票的链接（最好是 PDF 格式），并包含明确的付款说明。您还应该通过客户自助服务门户提供对发票的访问权限。
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