Wie man SaaS-Bestellungen verwaltet: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Veröffentlicht: 24. September 2025
Um SaaS-Bestellungen zu verwalten, kann ein Unternehmen ein standardisiertes System zur Verfolgung und Genehmigung von Softwarekäufen implementieren. Ein organisierter Bestellprozess dient dazu, Klarheit zwischen Käufer und Verkäufer zu gewährleisten, die Finanzabläufe zu optimieren und eine klare Prüfspur zu gewährleisten. Dieser Leitfaden beschreibt die Schritte zur Implementierung des Systems, erläutert die wahrscheinlichen Ergebnisse und beantwortet häufig gestellte Fragen von Unternehmen, die ihre Softwareausgaben verwalten.
Warum sollten Bestellungen als Zahlungsmethode angeboten werden?
Das Anbieten von Bestellungen (POs) als Zahlungsmethode unterstützt Transaktionen in größeren Unternehmen, die formale Beschaffungsprozesse nutzen. Viele Unternehmen, insbesondere in regulierten Branchen, verwenden einen Procure-to-Pay-Prozess, der eine Bestellung erfordert, bevor sie eine Zahlung autorisieren können. Die Akzeptanzraten und der Beschaffungsworkflow für ausgewählte Kunden könnten durch diese Option beeinflusst werden.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zu Zahlungsabwicklung für B2B-SaaS.
Methodik: Bewertung Ihrer Bestellverwaltungsstrategie
Um SaaS-Bestellungen zu verwalten, bewerten Sie zunächst Ihre aktuellen Bedürfnisse und Möglichkeiten, bevor Sie ein neues System implementieren.
- Wie hoch ist unser aktuelles Umsatzvolumen im Enterprise-Bereich? Wenn ein großer Teil Ihres Umsatzes von B2B-Kunden stammt, die Bestellungen benötigen, ist ein umfassendes automatisiertes System nützlich.
- Wie viel Verwaltungszeit wird für die manuelle Bearbeitung von Bestellungen aufgewendet? Berechnen Sie die Stunden, die Ihre Finanz- und Vertriebsteams für manuelle Aufgaben wie das Erstellen von Bestellungen, den Zahlungsabgleich und die Verfolgung von Genehmigungen aufwenden. Diese Informationen helfen Ihnen, die Investition in eine automatisierte Lösung zu rechtfertigen.
- Wie hoch ist die durchschnittliche Transaktionsgröße bei Bestell-basierten Verkäufen? Transaktionen mit hohem Wert erfordern einen detaillierteren und sichereren Managementprozess.
- Haben unsere Zielkunden spezifische Compliance- oder Berichtsanforderungen? Einige Branchen benötigen detaillierte Finanzaufzeichnungen, die leicht geprüft werden können.
Entscheiden Sie anhand dieser Antworten, ob ein einfacher, manueller Prozess funktioniert oder ob eine automatisierte, integrierte Lösung benötigt wird, um Ihre Betriebsabläufe effizient zu skalieren.
Standardisieren Sie die Bestellanforderung
Erstellen Sie einen einheitlichen Prozess für den Empfang und die Verwaltung von Bestellanforderungen.
Anfrageformular: Erstellen Sie ein digitales Formular oder eine Vorlage, die Ihr Vertriebsteam und Ihre Kunden beim Einreichen von Bestellanforderungen verwenden können. Dieses Formular erfasst alle notwendigen Informationen, einschließlich:
- Name und Kontaktinformationen des Kundenunternehmens
- Anbieterinformationen (Ihr Unternehmen)
- Eindeutige Bestellnummer (vom Kunden generiert)
- Ausstellungsdatum
- Detaillierte Positionen (Produkt, Anzahl der Lizenzen, Einzelpreis)
- Gesamtbetrag
- Abonnementbeginn und -ende
- Zahlungsbedingungen (z. B. Netto 30)
Ein Kunde möchte ein Abonnement für Ihre Projektmanagement-SaaS-Lösung für sein 50-köpfiges Engineering-Team. Das Vertriebsteam erhält vom Kunden eine Bestellung über 15.000 $, die 50 Lizenzen zu 25 $ pro Monat für einen Zeitraum von 12 Monaten mit Zahlungsbedingungen von Netto 30 Tagen enthält.
Laut einem Bericht der Aberdeen Group haben Unternehmen mit automatisierten Bestellprozessen 45 % niedrigere Kosten pro Bestellung als Unternehmen mit manuellen Prozessen.
Kostenlose Checkliste für das SaaS-Bestellmanagement
Erfahren Sie, wie Sie eine Bestellung erstellen und Ihren B2B-SaaS-Verkaufsprozess vereinfachen.
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Anleitung zur Verwaltung von Bestellungen
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Checkliste für den Rechnungsausgleich
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Tipps zur Automatisierung Ihres Workflows
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Best Practices für den Unternehmensvertrieb
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Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Implementieren Sie ein zentrales Verwaltungssystem
Manuelle Verfolgung mit Tabellenkalkulationen erhöht die Wahrscheinlichkeit von Dateneingabefehlern oder -auslassungen. Ein zentralisiertes System ist für Skalierbarkeit und Genauigkeit von Vorteil.
Verwenden Sie eine Beschaffungs- oder Zahlungsmanagementplattform: Wählen Sie eine Plattform, die den gesamten Lebenszyklus einer Bestellung von der Erstellung bis zum Zahlungsabgleich verwalten kann. Sie benötigen Funktionen wie:
- Automatisierte Erstellung und Nummerierung von Bestellungen.
- Integration mit Ihrer Customer Relationship Management (CRM)- und Buchhaltungssoftware.
- Echtzeit-Verfolgung des Bestellstatus.
- Sichere Aufbewahrung aller PO-bezogenen Dokumente.
- Prüffunktionen.
PayPro Global bietet eine Plattform an, die Bestellungen unterstützt. Enterprise-Kunden können die PO-Zahlungsmethode wählen. Das System verarbeitet dann automatisch die Bestellung, erstellt eine Rechnung mit einer entsprechenden PO-Nummer und verfolgt den Zahlungsstatus. Dies optimiert den gesamten Procure-to-Pay-Zyklus und reduziert manuellen Aufwand und Fehler.
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Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Integration mit Ihren Finanz- und Vertriebssystemen
Integration fördert die Genauigkeit der Aufzeichnungen und den operativen Ablauf.
Bestellsystem: Verknüpfen Sie Ihre gewählte Bestellmanagement-Plattform mit Ihren bestehenden Tools:
- Ein CRM (z. B. Salesforce) verknüpft Bestelldaten mit dem Konto des Kunden und stellt dem Vertriebsteam Informationen zu Transaktionsdetails bereit.
- Buchhaltungssoftware (z. B. QuickBooks, Xero) bietet automatisierten Rechnungsabgleich mit Bestellungen, wodurch die Abstimmungsprozesse und der Transaktionsabschluss optimiert werden.
- ERP (z. B. SAP) für größere Unternehmen stellt sicher, dass alle Finanz- und Betriebsdaten konsistent sind.
Ein gut integriertes System reduziert die Rechnungsbearbeitungszeit um bis zu 50 %, da die Daten aus der Bestellung die Rechnung automatisch ausfüllen.
Mehr über SaaS erfahren Abonnementsverwaltung und Globale Zahlungen Funktionen.
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Best Practices für den Unternehmensvertrieb
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Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Rechnungs- und Zahlungsprozess automatisieren
Sobald eine Bestellung eingegangen und genehmigt ist, sollte das System die nächsten Schritte automatisch abwickeln.
- Rechnungserstellung auslösen: Das PO-System sollte automatisch eine Rechnung erstellen, die die eindeutige PO-Nummer enthält. Dies dient als Nachweis für die Finanzteams von Käufer und Verkäufer.
Wenn die PO Ihres Kunden über 15.000 $ in das System eingegeben wird, wird sofort eine Rechnung mit derselben PO-Nummer erstellt und an die Kreditorenbuchhaltung des Kunden gesendet. Das System verfolgt den Rechnungsstatus als "Zahlung ausstehend".
- Zahlungserinnerungen einrichten: Das System sollte automatisierte Erinnerungen an das Kreditorenteam des Kunden senden, wenn das Zahlungsfälligkeitsdatum näher rückt.
- Zahlungen abgleichen: Sobald die Zahlung eingegangen ist, sollte das System sie automatisch mit der entsprechenden Rechnung und Bestellung abgleichen und die Transaktion als "Bezahlt" kennzeichnen.
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Prozessschritt |
Manuelle Aktion |
Automatisierte Aktion |
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Anfrage |
Bestellung per E-Mail erhalten. |
Kunde reicht Bestellung über ein dediziertes Portal ein. |
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Erstellung |
Daten manuell in eine Tabellenkalkulation eingeben. |
System generiert automatisch eine Bestellnummer und einen Datensatz. |
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Rechnungsstellung |
Rechnung manuell in der Buchhaltungssoftware erstellen. |
Rechnung wird automatisch mit Bestellnummer erstellt. |
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Sendungsverfolgung |
Manuell beim Kunden nachfassen und Bankkonto überprüfen. |
System sendet Erinnerungen und aktualisiert den Zahlungsstatus in Echtzeit. |
Schlussfolgerung
Ein organisierter Ansatz für das SaaS-Bestellmanagement kann sich auf die Finanzaufsicht und den Beschaffungsprozess auswirken. Durch klare Verfahren, die Nutzung eines zentralen Systems und das Verständnis des Unterschieds zwischen einer Bestellung und einer Rechnung kann ein Unternehmen sicherstellen, dass alle Softwarekäufe genau dokumentiert werden. Dieser Ansatz hilft, die Buchhaltung zu vereinfachen, den Verwaltungsaufwand zu minimieren und transparente Beziehungen zu Lieferanten zu pflegen.
FAQ
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Große Unternehmen verwenden Purchase Orders (POs), um eine strenge Finanzkontrolle zu gewährleisten und eine klare Prüfspur zu ermöglichen. Bestellungen dienen als formelle, interne Genehmigung für Ausgaben, sodass alle Softwarekäufe genehmigt, budgetiert und dokumentiert werden, bevor ein Service aktiviert wird. Dieser Prozess hilft dabei, nicht genehmigte Ausgaben zu verhindern und den Rechnungsabgleich zu vereinfachen.
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Eine Rahmenbestellung (BPO) ist eine langfristige Vereinbarung mit einem Anbieter für wiederkehrende Käufe über einen bestimmten Zeitraum. Für SaaS bedeutet dies, dass ein Unternehmen eine bestimmte Anzahl von Lizenzen oder ein bestimmtes Ausgabenlimit mit einem Anbieter für ein Jahr im Voraus genehmigen kann, was den Prozess vereinfacht und den Verwaltungsaufwand für häufige Verlängerungen minimiert.
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Eine Bestellung wird üblicherweise verwendet, wenn es sich um eine Transaktion mit einem erheblichen Geldbetrag handelt, wenn der Kauf wiederkehrend ist (z. B. ein Jahresabonnement) oder wenn die internen Richtlinien des Käufers dies für Compliance und Budgetierung erfordern. Sie ist ein grundlegender Bestandteil des formalen Procure-to-Pay-Prozesses für Unternehmenskunden.
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Eine Bestellung (PO) ist ein vom Käufer erstelltes Dokument, um seinen Kauf zu autorisieren; sie definiert die Transaktionsdetails, einschließlich der Produkte oder Dienstleistungen, Mengen und der Kaufverpflichtung. Eine Rechnung ist eine vom Verkäufer nach der Leistungserbringung erstellte Abrechnung. Sie fordert die Zahlung für die auf der Bestellung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen an.
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Diese Bestellung ist ein formelles Dokument, das von einem Käufer erstellt wird, um die Beschaffung von Software as a Service zu autorisieren. Es enthält die Einzelheiten der Transaktion, einschließlich des Softwareprodukts, der Preise, der Abonnementbedingungen und der Anzahl der Lizenzen, und stellt eine verbindliche Verpflichtung dar, bevor der Service bereitgestellt wird.
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Die Bereitstellung von Bestellmöglichkeiten für Kunden auf Unternehmensebene und große Konzerne, die auf formelle Beschaffungsprozesse angewiesen sind, dient der Erfüllung der Nachfrage nach dieser Funktion. Viele dieser Unternehmen können eine Transaktion ohne eine vorab genehmigte Bestellung nicht abschließen. Daher beseitigt diese Option ein großes Verkaufshindernis und ermöglicht es Ihnen, größere und wertvollere Verträge abzuschließen.
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Die Verwendung von Bestellungen erfordert die Erstellung eines standardisierten Prozesses, der Bestellanforderung, Überprüfung, Genehmigung und Abgleich mit der entsprechenden Rechnung umfasst. Die übliche Methode ist ein zentrales System, das jede Bestellung verfolgt, sie mit einem Kundenkonto verknüpft und die Rechnungsstellung und Zahlungen automatisiert (z. B. PayPro Global).
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Unternehmen wie PayPro Global verwalten und automatisieren den gesamten PO-Workflow für SaaS- und Softwareunternehmen. Die Plattform von PayPro Global ermöglicht es Kunden, POs direkt einzureichen; sie automatisiert die Erstellung von Rechnungen mit eindeutigen PO-Nummern und kümmert sich um den Abstimmungsprozess, wodurch Finanzvorgänge und Compliance zum Kinderspiel werden.
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Bestellungen sind für SaaS-Unternehmen hilfreich, da sie den Verkaufsprozess für hochwertige Unternehmensabschlüsse formalisieren. Sie bieten eine dokumentierte Verpflichtung des Käufers, reduzieren das finanzielle Risiko, verbessern die Cashflow-Prognose und optimieren die Buchhaltung.
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