Cómo optimizar su gasto en SaaS: Una guía paso a paso

Para optimizar su gasto en SaaS, utilice procesos sistemáticos que mejoren la visibilidad de el uso del software, maximice la utilización de licencias y agilizar la adquisición de soluciones en la nube suscripciones de software.

Esta estrategia corrige el problema de adquisición descentralizada de SaaS, lo que a menudo conduce a la TI en la sombra y a una subutilización significativa de licencias, lo que podría afectar el presupuesto operativo.

Las observaciones en la industria SaaS indican que aproximadamente el 53% de las licencias dentro de las organizaciones permanecen subutilizadas, lo que podría afectar la gestión de costos.

Esta guía muestra la metodología estructurada para gestionar el gasto en software y su relación con el retorno de cada inversión en suscripciones. Para startups que buscan orientación sobre precios y crecimiento, considere recursos sobre vender software en línea y conocimientos específicos para un startup.

Identifique sistemáticamente cada aplicación, su costo, y su responsabilidad en toda la organización. Este paso debe considerar tanto el software oficialmente autorizado como la TI en la sombra —aplicaciones compradas mediante tarjetas de crédito con cargo a la empresa o presupuestos departamentales descentralizados.

1. Centralizar Datos Financieros: Escudriñe todas las fuentes de datos transaccionales, incluidos los informes de gastos, los registros de Cuentas por Pagar y los extractos de tarjetas de crédito. Busque nombres de proveedores repetitivos (ej. Notion, Asana, Pipedrive, etc.) que indiquen suscripciones.
2. Comuníquese con las Partes Interesadas: Conéctese con los jefes de departamento (Marketing, Ventas, Ingeniería) para entender las herramientas que utilizan y su valor de negocio percibido.
3. Crear un Registro de Inventario: Recopile los datos en un registro de activos único y estandarizado.

Identifica el uso real de cada aplicación para medir el desperdicio. Los datos de uso son la base para ajustar el tamaño de las licencias y validar el retorno de la inversión de la herramienta.

1. Consolidar Métricas de Uso: Para aplicaciones clave, utilice el panel de administración o las API del proveedor para extraer datos de actividad del usuario. Observe a los Usuarios Activos (usuarios que iniciaron sesión o realizaron una acción significativa en los últimos 30 o 90 días). Calcular métricas como  Usuarios Activos Diarios (DAU proporcionan grandes conocimientos.
2. Medir la Utilización: Compare las licencias compradas con el número de usuarios activos. La tasa de utilización de licencias es Usuarios Activos/Licencias Compradas.
3. Localizar Aplicaciones de Baja Utilización: Determine dónde se encuentran las aplicaciones con tasas de utilización por debajo de un umbral establecido, como el 50%. Esto es probablemente indicativo de shelfware (licencias pagadas pero no utilizadas).

Utilice una metodología estructurada y basada en datos para decidir el futuro de cada aplicación en su inventario. Este proceso, conocido como racionalización de aplicaciones, busca evaluar cada herramienta por su valor estratégico, redundancia y rentabilidad.

Las decisiones para cada aplicación deben basarse en los datos recopilados en los Pasos 1 (Costo, Valor de Negocio, Propietario Técnico) y 2 (Tasa de Utilización).

1. Conservar (Mantener & Optimizar)

Acción: Mantener la aplicación. Criterios:

• • • Alta Utilización: La Tasa de Utilización de Licencias es consistentemente alta (p. ej., superior al 75%).
    • Alto Valor Comercial: La herramienta es integral para una función empresarial central (p. ej., un CRM principal, ERP o repositorio de código).
    • Sin Redundancia: La funcionalidad es única y no está duplicada por otra herramienta en la pila.

Enfoque en la Optimización: Para las aplicaciones conservadas, el enfoque se traslada a ajustar el tamaño de las licencias (Paso 4) y a negociar mejores condiciones (Paso 5). Aquí es donde los esfuerzos se dirigen a influir en el ROI de una herramienta potencialmente beneficiosa.

2. Retirar (Cancelar y Eliminar)

Acción: Debe aplicarse el proceso de cancelación de la suscripción y desaprovisionamiento de usuarios. Criterios:

• • • Utilización Baja o Nula (Software sin utilizar): Cuando las licencias se compran pero no se utilizan activamente, con acceso infrecuente a la herramienta.
    • Valor Bajo u Obsoleto: La aplicación ya no satisface una necesidad empresarial crítica o ha sido reemplazada por una herramienta superior.
    • Redundancia de Costo Elevado y Bajo Valor: Duplica la funcionalidad principal de una aplicación ya aprobada y ampliamente utilizada (p. ej., una herramienta de gestión de proyectos ad-hoc cuando la empresa exigió una solución centralizada).

3. Reemplazar (Consolidar & Actualizar)

Acción: Retirar la aplicación existente y migrar a los usuarios a una herramienta nueva, estandarizada o consolidada. Criterios:

• • • Duplicación Funcional: Tiene dos o más herramientas realizando la misma función (p. ej., usar dos proveedores de almacenamiento en la nube separados o dos plataformas de comunicación interna diferentes). El objetivo implica consolidar en una herramienta estandarizada que busque un alto rendimiento.
    • Consideraciones de Costo/Beneficio: El costo, la complejidad o el conjunto de características de la herramienta existente pueden compararse con una alternativa más fácilmente disponible y potencialmente más rentable.
    • Factores de Seguridad/Cumplimiento: Las características de seguridad y la alineación de cumplimiento de la aplicación podrían ser factores en una decisión de considerar una herramienta que satisfaga los requisitos reglamentarios necesarios.

Reducir activamente la cantidad de licencias compradas y bajar de nivel los planes de suscripción basándose en los datos de uso recopilados en el Paso 2.

1. Desaprovisionar Usuarios Inactivos: Identifique a todos los empleados a quienes se les asignó una licencia pero no han iniciado sesión en 90 días. Inicie el proceso de desaprovisionamiento para estos usuarios.
2. Degradar licencias: Si un equipo está pagando por un nivel “Pro” o “Enterprise” pero solo utiliza las funcionalidades disponibles en el nivel “Standard” o “Basic”, degrade la suscripción para que coincida con el uso real. Obtenga más información sobre cómo optimizar con Precios escalonados.
3. Implementar una Política de Aprovisionamiento: Crear un proceso automatizado para desaprovisionar automáticamente a los usuarios después de un período definido de inactividad (por ejemplo, 60 días).

Centralizar las compras de software y analizar los datos de uso puede influir en los resultados de la negociación durante las renovaciones.

1. Exigir Aprobación Central: Establecer una política que requiera la aprobación de un equipo central de finanzas o adquisiciones para todas las nuevas compras de software o renovaciones de contratos que superen un umbral monetario definido.
2. Iniciar Negociaciones Temprano: Inicie conversaciones de renovación al menos 90 días antes de la fecha de finalización del contrato. Esto evita la renovación automática y brinda tiempo para investigar alternativas competitivas (su BATNA—Mejor Alternativa a un Acuerdo Negociado).
3. Utilice Puntos de Referencia de Uso: Utilice su tasa de utilización calculada y datos sobre herramientas redundantes para solicitar mejores precios, descuentos por duración de contrato o un número reducido de licencias. Negociar desde una posición de fortaleza de datos puede asegurar ahorros del 15 al 25% en renovaciones de contratos importantes.
4. Términos Contractuales Proactivos: Solicita un descuento por varios años (dos a tres años) y negocia una cláusula de derecho a reducción que te permita disminuir el número de puestos durante el plazo del contrato si la cantidad de usuarios disminuye.

Mantener las mejoras en el gasto de SaaS requiere procesos y herramientas continuos. Establezca una función formal de Gestión de SaaS que prevenga el gasto recurrente y no gestionado.

1. Alertas de Renovación: Automatice las alertas para todas las renovaciones de contratos con 30, 60 y 90 días de antelación.
2. Asignar la Titularidad de las Aplicaciones: Asigne un propietario funcional y financiero para cada aplicación para garantizar la responsabilidad por el uso y el coste.
3. Estandarizar la Selección de Herramientas: Utilice software aprobado para funciones comerciales comunes (por ejemplo, un CRM, una herramienta de gestión de proyectos) para detener la TI en la sombra antes de que comience.