Cómo gestionar las órdenes de compra de SaaS: una guía paso a paso
Para gestionar una orden de compra SaaS, una empresa puede implementar un sistema estandarizado para el seguimiento y aprobación de compras de software. Un proceso organizado de órdenes de compra se utiliza para garantizar la claridad entre el comprador y el proveedor, optimizar las operaciones financieras y mantener un registro de auditoría claro. Esta guía describe los pasos para implementar el sistema, detalla los resultados probables y aborda las preguntas comunes para las empresas que gestionan sus gastos de software.
¿Por qué deberían ser las Órdenes de Compra una opción de Método de Pago?
Ofrecer órdenes de compra (PO) como método de pago facilita las transacciones en organizaciones grandes que utilizan procesos formales de adquisición. Muchas empresas, especialmente aquellas en industrias reguladas, usan un proceso de "procure-to-pay" que requiere una orden de compra antes de poder autorizar un pago. Las tasas de adopción y el flujo de trabajo de adquisición para clientes selectos podrían verse influenciados por esta opción.
Para obtener más información, visita nuestra guía sobre aceptar pagos de SaaS B2B.
Metodología: Evaluación de su estrategia de gestión de órdenes de compra
Para gestionar las órdenes de compra de SaaS, primero evalúe sus necesidades y capacidades actuales antes de implementar un nuevo sistema.
- ¿Cuál es nuestro volumen actual de ventas empresariales? Si una gran parte de sus ingresos proviene de clientes B2B que requieren órdenes de compra, un sistema automatizado integral es útil.
- ¿Cuánto tiempo administrativo se dedica al procesamiento manual de órdenes de compra? Calcule las horas que sus equipos de finanzas y ventas dedican a tareas manuales como generar órdenes de compra, conciliar pagos y realizar el seguimiento de las aprobaciones. Esta información ayudará a justificar la inversión en una solución automatizada.
- ¿Cuál es el tamaño promedio de transacción para las ventas basadas en órdenes de compra? Las transacciones de alto valor requieren un proceso de gestión más detallado y seguro.
- ¿Nuestros clientes objetivo tienen requisitos específicos de cumplimiento o informes? Algunas industrias requieren registros financieros detallados que puedan auditarse fácilmente.
Con base en estas respuestas, decida si un proceso manual simple funciona o si se necesita una solución automatizada e integrada para escalar sus operaciones de manera eficiente.
Estandarizar la solicitud de orden de compra
Cree un proceso consistente para recibir y gestionar las solicitudes de órdenes de compra.
Formulario de solicitud: Cree un formulario o plantilla digital para que su equipo de ventas y sus clientes lo utilicen al enviar solicitudes de órdenes de compra. Este formulario capturará toda la información necesaria, incluyendo:
- Nombre de la empresa cliente e información de contacto
- Información del proveedor (Su empresa)
- Número de orden de compra único (generado por el cliente)
- Fecha de emisión
- Artículos de línea detallados (producto, número de licencias, precio unitario)
- Monto total
- Fechas de inicio y fin de la suscripción
- Condiciones de pago (por ejemplo, Neto 30)
Un cliente desea una suscripción a su SaaS de gestión de proyectos para su equipo de ingeniería de 50 personas. El equipo de ventas recibe una orden de compra del cliente por $15,000, que detalla 50 licencias a $25 por mes por un período de 12 meses, con condiciones de pago de Neto 30 días.
Según un informe del Aberdeen Group, las organizaciones con procesos de órdenes de compra automatizados experimentan un costo por orden de compra un 45% menor que aquellas que utilizan un proceso manual.
Lista de verificación gratuita para la gestión de órdenes de compra de SaaS
Aprenda a crear una orden de compra y simplificar su proceso de ventas de SaaS B2B.
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Instrucciones para la gestión de órdenes de compra
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Lista de verificación para la conciliación de facturas
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Consejos para automatizar su flujo de trabajo
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Mejores prácticas para ventas empresariales
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Errores comunes que se deben evitar
Implementar un sistema de gestión centralizado
El seguimiento manual con hojas de cálculo es más propenso a crear errores u omisiones en la entrada de datos. Un sistema centralizado es beneficioso para la escalabilidad y la precisión.
Utilice una plataforma de gestión de compras o pagos: Seleccione una plataforma que pueda gestionar el ciclo de vida completo de una orden de compra (PO), desde la creación hasta la conciliación de pagos. Necesitará funciones como:
- Generación y numeración automatizadas de órdenes de compra (PO).
- Integración con su software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y de contabilidad.
- Seguimiento en tiempo real del estado de las órdenes de compra (PO).
- Almacenamiento seguro de todos los documentos relacionados con las órdenes de compra.
- Capacidades de seguimiento de auditoría.
PayPro Global ofrece una plataforma que admite órdenes de compra. Los clientes empresariales pueden elegir el método de pago PO. El sistema luego procesa automáticamente la orden de compra, genera una factura con el número de orden de compra correspondiente y realiza un seguimiento del estado del pago. Esto agiliza todo el ciclo “de la compra al pago”, lo que reduce el esfuerzo manual y los errores.
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Integre con sus sistemas financieros y de ventas
La integración promueve la precisión de los registros y el flujo operativo.
Sistema de órdenes de compra: Vincula la plataforma de gestión de órdenes de compra que hayas elegido con tus herramientas existentes:
- Un CRM (por ejemplo, Salesforce) vincula los datos de las órdenes de compra a la cuenta del cliente, lo que proporciona al equipo de ventas información sobre los detalles de la transacción.
- El software de contabilidad (por ejemplo, QuickBooks, Xero) proporciona una coincidencia automatizada de facturas con las órdenes de compra, lo que agiliza los procesos de conciliación y el cierre de transacciones.
- ERP (ej., SAP) para grandes empresas garantiza que todos los datos financieros y operativos sean consistentes.
Un sistema bien integrado reduce el tiempo de procesamiento de facturas hasta en un 50%, porque los datos de la orden de compra (PO) rellenan automáticamente la factura.
Más información sobre SaaS gestión de suscripciones y pagos globales capacidades.
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Errores comunes que se deben evitar
Automatice el proceso de facturación y pago
Una vez que se recibe y aprueba una orden de compra (PO), el sistema debería gestionar los siguientes pasos automáticamente.
- Generar factura: El sistema de PO debe generar automáticamente una factura que incluya el número de PO único. Esto proporciona un registro para los equipos financieros del comprador y del vendedor.
Cuando la PO de su cliente por $15,000 se ingresa en el sistema, se genera instantáneamente una factura con el mismo número de PO y se envía al departamento de cuentas por pagar del cliente. El sistema rastrea el estado de la factura como «Pendiente de pago».
- Configurar recordatorios de pago: El sistema debe enviar recordatorios automáticos al equipo de cuentas por pagar del cliente a medida que se acerca la fecha de vencimiento del pago.
- Conciliar pagos: Cuando se recibe el pago, el sistema debe conciliario automáticamente con la factura y la orden de compra correspondientes, etiquetando la transacción como "Pagada".
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Paso del proceso |
Acción manual |
Acción automatizada |
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Solicitud |
Recibir orden de compra por correo electrónico. |
El cliente envía la orden de compra a través de un portal dedicado. |
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Creación |
Introducir los datos manualmente en una hoja de cálculo. |
El sistema genera automáticamente un número de orden de compra y un registro. |
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Facturación |
Crear una factura manualmente en el software de contabilidad. |
La factura se genera automáticamente con el número de orden de compra. |
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Seguimiento |
Realizar un seguimiento manual con el cliente y verificar la cuenta bancaria. |
El sistema envía recordatorios y actualiza el estado del pago en tiempo real. |
Conclusión
Un enfoque organizado para la gestión de órdenes de compra de SaaS puede impactar la supervisión financiera y el flujo de trabajo de adquisiciones. Al tener procedimientos claros, usar un sistema centralizado y comprender la diferencia entre una orden de compra y una factura, una empresa puede garantizar que todas las compras de software estén documentadas con precisión. Este enfoque ayuda a simplificar la contabilidad, minimizar el esfuerzo administrativo y mantener relaciones transparentes con los proveedores.
Preguntas frecuentes
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Las grandes empresas utilizan órdenes de compra (PO) para mantener un control financiero estricto y proporcionar una pista de auditoría clara. Las órdenes de compra actúan como una autorización formal e interna para gastar, de modo que todas las compras de software se aprueban, presupuestan y documentan antes de que se active un servicio. Este proceso ayuda a evitar gastos no autorizados y simplifica la conciliación de facturas.
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Una orden de compra global (BPO) es un acuerdo a largo plazo con un proveedor para compras recurrentes durante un período de tiempo específico. Para SaaS, esto significa que una empresa puede preaprobar una cantidad determinada de licencias o un límite de gasto específico con un proveedor durante un año, lo que facilita el proceso y minimiza el trabajo administrativo para renovaciones frecuentes.
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Una orden de compra se utiliza generalmente cuando la transacción es por una cantidad significativa de dinero, cuando la compra es recurrente (como una suscripción anual), o cuando las políticas internas del comprador lo requieren para cumplimiento y presupuesto. Es una parte fundamental del proceso formal de compra para clientes empresariales.
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Una orden de compra (PO) es un documento creado por el comprador para autorizar su compra; define los detalles de la transacción, incluyendo los productos o servicios, las cantidades y el compromiso de compra. Una factura es un documento creado por el vendedor después de que el servicio ha sido entregado. Solicita el pago de los bienes o servicios listados en la orden de compra.
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Esta orden de compra es un documento formal creado por un comprador para autorizar la adquisición de software como servicio. Detalla las especificaciones de la transacción, incluyendo el producto de software, los precios, los términos de suscripción y la cantidad de licencias, actuando como un compromiso vinculante antes de que se proporcione el servicio.
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Ofrecer órdenes de compra a clientes de nivel empresarial y grandes corporaciones que dependen de procesos formales de adquisición se realiza para satisfacer la demanda de esta función. Muchas de estas empresas no pueden completar una transacción sin una orden de compra preaprobada, por lo que tener esta opción elimina una barrera importante para las ventas y le permite conseguir contratos más grandes y valiosos.
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El uso de órdenes de compra requiere la creación de un proceso estandarizado que incluya la solicitud de la orden de compra, la verificación, la aprobación y la conciliación con la factura correspondiente. El método habitual es un sistema centralizado que rastrea cada orden de compra, la vincula a una cuenta de cliente y automatiza la facturación y los pagos (por ejemplo, PayPro Global).
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Empresas como PayPro Global gestionan y automatizan todo el flujo de trabajo de órdenes de compra (PO) para empresas de SaaS y software. La plataforma de PayPro Global permite a los clientes enviar PO directamente; automatiza la generación de facturas con números de PO únicos y se encarga del proceso de conciliación, lo que facilita las operaciones financieras y el cumplimiento normativo.
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Las órdenes de compra (PO) son útiles para los negocios SaaS porque formalizan el proceso de ventas para acuerdos empresariales de alto valor. Las órdenes de compra proporcionan un compromiso documentado del comprador, lo que reduce el riesgo financiero, mejora la previsión del flujo de caja y agiliza la contabilidad.
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