Comment garantir la conformité au RGPD

Pour garantir la conformité de votre plateforme SaaS au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et atténuer le risque de lourdes amendes, suivez les directives ci-dessous. Le respect du RGPD est essentiel pour protéger la vie privée des utilisateurs et maintenir la confiance des clients.

Ce guide présente un aperçu des étapes essentielles, notamment la compréhension des concepts clés du RGPD et la mise en œuvre de mesures de protection des données, qui peuvent contribuer à la création d'une plateforme SaaS soucieuse de la confidentialité. 

Pour vous aider à rester concentré, nous vous fournissons ci-dessous une checklist pour votre commodité.

Commencez par le commencement et plongez dans le texte officiel du RGPD. Oui, cela peut paraître un peu aride, mais attardez-vous sur des termes clés tels que “données à caractère personnel” (informations relatives à une personne identifiable), “traitement” (toute opération effectuée sur des données à caractère personnel) et “personne concernée” (la personne à laquelle les données se rapportent).

Le RGPD repose sur sept principes fondamentaux. 

• Légalité, équité et transparence : Vous devez avoir une raison légale pour traiter des données, être transparent avec vos clients concernant vos pratiques et éviter toute pratique, même légèrement trompeuse.
• Limitation des finalités : Les données doivent être utilisées et collectées pour des raisons légitimes, spécifiques et explicites, et ne doivent pas être conservées pour une utilisation future.
• Minimisation des données : Ne collectez que les informations strictement nécessaires.
• Exactitude : Restez à jour : les informations erronées peuvent être dommageables. 
• Limitation de la conservation : Il n'est pas nécessaire de conserver les données indéfiniment, alors mettez en place une politique de conservation claire.
• Intégrité et confidentialité (sécurité) : Utilisez le chiffrement et assurez-vous que vos données soient toujours protégées contre la perte, les dommages et les accès non autorisés.
• Responsabilité : Soyez responsable de la conformité, documentez vos processus et répondez à toutes les exigences du RGPD.

Envisagez de consulter un professionnel du droit de la protection des données, de suivre des cours en ligne ou des webinaires sur le sujet, ou de parcourir notre guide de conformité SaaS.

Un audit complet des données est au cœur de la conformité au RGPD. Fixez-vous donc comme objectif de comprendre vos données, leur provenance, leur destination et leur utilisation. Utilisez des logiciels ou des outils de cartographie pour comprendre et diriger vos flux de données. Créez une liste de contrôle pour l'audit des données :

• Quelles données personnelles collectons-nous ? (Noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses IP, etc.)
• Comment ces données sont-elles collectées ? (Directement auprès des utilisateurs, via des intégrations tierces, etc.)
• Où nos données sont-elles stockées ? (Serveurs sur site, stockage cloud, etc.)
• Qui a accès à ces données ? (Employés, sous-traitants, fournisseurs tiers, etc.)
• Comment nos données sont-elles utilisées ? (Marketing, analyse, personnalisation, etc.)
• Combien de temps conservons-nous vos données ? (Avons-nous une politique de conservation des données ?)
• Avons-nous une raison légitime de traiter chaque type de données ? (Consentement, contrat, intérêt légitime, etc.)

Faites de la confidentialité une priorité sur votre plateforme. Minimisez la collecte des données, utilisez des mesures de sécurité strictes et soyez transparent avec les utilisateurs concernant l'utilisation de leurs données.

Tenez compte des éléments suivants :

Minimisation des données :

• Remettez en question les idées reçues : Réfléchissez à tout ce que vous collectez. Pouvez-vous vous en sortir avec moins d'informations ? En avez-vous vraiment besoin ?
• Collectez par étapes : Collectez uniquement ce dont vous avez besoin au fur et à mesure. Par exemple, vous pouvez exiger uniquement l'adresse e-mail dans un premier temps, puis demander plus de précisions ultérieurement si nécessaire.
• Fournissez des alternatives : Proposez aux utilisateurs des options qui limiteront votre collecte de données. Par exemple, utilisez le passage en caisse en tant qu'invité ou permettez aux clients de se retirer de toute fonctionnalité de partage de données.

Limitation des finalités :

• Énoncés de finalité clairs : Soyez clair sur la finalité de votre collecte de données dans vos communications relatives à la confidentialité et au consentement.N'utilisez pas de langage vague ou imprécis, privilégiez un langage clair, concis et direct.
• Restreindre l'accès interne : L'accès doit être limité aux employés qui en ont absolument besoin pour exercer leurs fonctions.
• Suppression des données : Créez un protocole de suppression des données qui ne sont plus nécessaires une fois qu'elles ont été utilisées aux fins prévues.

Transparence :

• Consentement granulaire : Permettez aux utilisateurs de choisir d'activer ou de désactiver certaines fonctionnalités et donnez-leur un certain contrôle sur les données qu'ils partagent.
• Avis de confidentialité en langage clair : Rédigez votre politique de confidentialité de manière conviviale et facile à comprendre, en utilisant un langage courant plutôt que du jargon juridique.
• Notices hiérarchisées : Soyez concis dans vos résumés de toutes les notices aux utilisateurs concernant les informations clés, et fournissez des liens vers des détails complémentaires pour ceux qui souhaitent lire des explications plus approfondies.

Pseudonymisation/Anonymisation : Mettez en œuvre des moyens de dépersonnaliser les données personnelles lorsque cela est possible. Par exemple, remplacez les informations d'identification par des pseudonymes (par exemple, Utilisateur123) pour empêcher la liaison des données à des individus. Envisagez de supprimer complètement les identifiants afin que les données ne puissent pas être liées à des individus.

Sécurité :

• Contrôles d'accès : Soyez sélectif quant aux personnes autorisées à consulter, modifier ou supprimer des données personnelles.
• Plan de réponse aux violations de données : Mettez en place des processus pour détecter, contenir et répondre de toute urgence aux violations de données.
• Audits réguliers : Planifiez des audits et des évaluations de sécurité de manière proactive afin d'identifier et de corriger tout problème de sécurité potentiel.
• Cryptage : Chiffrez les données au repos et en transit à l'aide d'algorithmes robustes.

Utilisez un langage de consentement simple et clair qui indique comment les données des utilisateurs seront utilisées. Soyez transparent sur le fait que le consentement est donné en connaissance de cause, qu'il est spécifique et qu'il peut être retiré à tout moment. 

• Les demandes de consentement doivent être claires et concises afin que les utilisateurs comprennent ce qu'ils acceptent.
• Le consentement a un objectif précis et ne constitue pas un accord global.
• Le consentement doit être un « oui » clair. 
• Le consentement est une option et jamais une obligation forcée.
• Les utilisateurs peuvent facilement retirer leur consentement à tout moment.

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) définit certains droits que les personnes concernées (individus) ont sur leurs informations personnelles. Votre entreprise et votre plateforme SaaS doivent respecter ces droits. 

• Le droit d'accès : Sachez que vous devez confirmer les demandes des utilisateurs concernant le traitement de leurs données et leur en fournir une copie.
• Le droit de rectification : Vous devez prendre des mesures lorsque des personnes demandent la correction de leurs données personnelles.
• Le droit à la limitation du traitement : Une demande de limitation du traitement de leurs données dans certaines situations, comme lorsqu'elles contestent l'exactitude de celles-ci, doit être honorée.
• Le droit d'opposition : Les personnes peuvent s'opposer à l'utilisation de leurs données à des fins de marketing direct, par exemple, comme type de traitement qu'elles peuvent refuser.
• Le droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : Lorsque des utilisateurs demandent la suppression de leurs données personnelles, dans certaines situations, par exemple lorsque les données ne sont plus nécessaires, ils ont le droit d'obtenir gain de cause. 
• Le droit à la portabilité des données : Les individus peuvent demander une copie de leurs données dans un format structuré et lisible par machine et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

Les DSAR (demandes d'accès aux données) nécessitent des procédures claires et documentées, notamment en ce qui concerne la personne responsable, la manière dont les demandes sont vérifiées et les informations fournies.

Le personnel doit être formé et préparé à traiter les DSAR conformément au RGPD et à répondre dans un délai d'un mois à compter de leur réception. Pour les cas complexes, un délai maximal de trois mois est acceptable. Pour rationaliser ce processus, envisagez d'utiliser un outil de gestion des DSAR.

Le respect des droits des personnes concernées contribue également à instaurer la confiance avec les utilisateurs et à démontrer un engagement en matière de protection de la vie privée.

Si votre plateforme SaaS traite de grandes quantités de données personnelles ou se livre à des activités considérées comme à haut risque, il est judicieux d'envisager de désigner un DPD. Bien que cela ne soit pas obligatoire, il est recommandé d'avoir un délégué à la protection des données.

Les principales responsabilités d'un DPD :

• Informer l'entreprise de ses obligations en matière de protection des données.
• Être le point de contact pour l'autorité de contrôle et les personnes concernées.
• Coopérer avec l'autorité de contrôle.
• Être l'expert métier (SME) en matière d'analyses d'impact relatives à la protection des données (AIPD).
• Rester conforme au RGPD et aux autres lois sur la protection des données.

Un plan de notification de violation de données doit être mis en place. En cas de violation, les autorités compétentes doivent être informées dans un délai de 72 heures et les personnes concernées sans délai lorsqu'il existe un risque pour leurs droits et libertés. 

Plan de réponse aux violations de données :

• Identification des incidents : Créez des critères pour identifier une violation de données. Soyez clair sur les incidents qui déclencheront votre plan d'intervention.
• Confinement : Des procédures visant à prévenir d'autres dommages et à contenir la violation doivent être mises en place, telles que la modification des mots de passe, la correction des vulnérabilités et l'isolation des systèmes.
• Évaluation : Évaluez la gravité de la violation et déterminez quelles données ont été compromises. Déterminez le nombre de personnes concernées et évaluez les risques potentiels que cela représente pour leurs droits.
• Notification : Si une violation de données survient et qu'elle est susceptible de mettre en danger les droits des personnes, informez-en les autorités dans un délai de 72 heures. Informez les personnes concernées si la violation présente un risque élevé pour leurs droits et libertés et fournissez-leur des informations claires et concises sur la violation et les mesures qu'elles peuvent prendre pour se protéger. Il est toujours préférable de privilégier la sécurité et de les tenir informés.
• Enquête et correction : Après une enquête approfondie, comprenez la cause première et mettez en place les mesures appropriées pour prévenir de futures violations.