Comment identifier et prévenir la fuite de revenus dans le SaaS

S'attaquer à la fuite de revenus SaaS est nécessaire pour qu'une entreprise perçoive toutes les sommes le revenu d'abonnement qu'elle a gagnées. Les inefficacités, les erreurs et les paiements non perçus peuvent avoir un impact profond sur les marges bénéficiaires et les prévisions financières, soulignant l'importance de ce processus.

Ce guide présente un processus structuré permettant aux lecteurs de comprendre et de faire face aux pertes de revenus potentielles grâce à la détection, la mesure et la mise en œuvre de contrôles dans la vente de produits numériques.

La première étape nécessite d'abord d'établir une base de référence pour le montant des revenus perdus. La fuite de revenus dans le SaaS B2B se produit souvent silencieusement, c'est pourquoi la mesure est essentielle à la prise de conscience.

Utilisez une formule pour quantifier la perte sur une période fixe, telle qu'un mois ou un trimestre.

Formule

Les revenus attendus représentent le montant total qui aurait dû être facturé et collecté en fonction des abonnements actifs, des termes du contrat et des données d'utilisation. Les revenus effectivement perçus sont l'argent reçu. La fuite de revenus SaaS, selon les estimations de l'industrie, se situe généralement dans une fourchette de 3 % à 7 % des revenus annuels totaux.

Concernant la stratégie de calcul, vous devriez l'aborder en rapprochant vos données. Commencez par comparer vos prévisions de Revenus Mensuels Récurrents (RMR) avec les liquidités que vous avez collectées. Si un écart apparaît, ventilez la différence en catégories principales : 

• Erreurs de facturation (Revenus facturés mais à un prix incorrect), 
• Écarts d'utilisation (Revenus générés par l'utilisation mais non facturés), 
• Problèmes de recouvrement (Revenus correctement facturés mais non encaissés). 

Posez-vous les questions suivantes : Mon système de reporting financier fournit-il des données en temps réel sur les montants facturés et les encaissements réels, ventilées par segment de clientèle ?

Si la réponse est non, l'intégration des données financières, de facturation et de CRM est requise avant le calcul.

Après avoir établi le taux de fuite, l'étape suivante consiste à mener un audit forensique sur l'ensemble du cycle de vie des revenus afin d'en trouver les causes profondes.

Suivre une commande client unique depuis le devis signé (Devis) jusqu'à l'approvisionnement de la commande, la facturation et l'encaissement (Trésorerie).

C'est ce qu'on appelle “s'attacher à une commande.“

Principales sources de fuite à auditer (Accent mis sur les biens numériques) :

Des taux d'erreur et des écarts de revenus peuvent être observés conjointement avec des processus de facturation manuels. L'automatisation peut être une méthode utilisée pour lutter contre les pertes potentielles de revenus SaaS.

Mettre en œuvre une solution intégrée et spécialisée de facturation pour gérer automatiquement tous les frais récurrents et basés sur l'utilisation.

Le système devrait examiner directement les données clients et les métriques d'utilisation pour générer des factures précises. La facturation automatisée, la gestion des abonnements et le traitement des paiements, tels que fournis par des plateformes comme PayPro Global, peuvent aider à suivre et à factures les revenus acquis. Ce niveau d'automatisation influence le cycle de facturation, ce qui réduit les omissions et les retards affectant les revenus non perçus.

Lors du choix du bon outil, évaluez vos besoins en fonction de la complexité de votre modèle de tarification. Pour un modèle simple à taux fixe, l'intégration entre le CRM et le logiciel de comptabilité peut être suffisante. Cependant, pour les modèles par paliers/basés sur l'utilisation/hybrides, une plateforme dédiée de gestion des abonnements est nécessaire pour gérer le calcul au prorata, la facturation des dépassements et la logique de renouvellement automatique. La capacité à gérer différents plans, des achats de licences uniques aux le revenu d'abonnement modèles annuels complexes, nécessite une plateforme robuste.

De plus, le système doit gérer les ventes mondiales, en gérant avec précision les différentes devises et conversions afin d'éviter des pertes de revenus liées aux fluctuations monétaires ou à un calcul incorrect des taxes locales.

Le manque de clarté concernant les termes du contrat et les remises crée un risque de fuite de revenus SaaS. La gouvernance garantit que les règles de facturation sont standardisées et ne peuvent pas être contournées de manière informelle, en particulier au stade de la caisse et du devis.

Créez une plateforme ou un processus centralisé pour gérer tous les termes du contrat et contrôler strictement les variations de prix.

Cela nécessite la mise en place de contrôles d'accès basés sur les rôles afin d'interdire les modifications non autorisées des prix, des remises ou des règles de facturation. Les entreprises de SaaS B2B peuvent utiliser des outils d'intelligence contractuelle pour le SaaS B2B afin d'extraire les principales conditions de facturation des accords signés et de les transférer vers des systèmes de facturation automatisés. Le but est de coordonner le prix configuré dans le système avec le prix indiqué dans le devis ou au moment du paiement afin que la sous-facturation ne soit pas un problème.

Lorsque vous élaborez votre stratégie, demandez-vous : Un représentant commercial peut-il accorder une remise qui n'est pas déjà prédéfinie et approuvée par le service financier dans le CRM ??

Si la réponse est oui, cela peut indiquer une fuite potentielle.

Les paiements échoués, connus sous le nom de désabonnement involontaire, interrompent le service et affectent Abonnement les revenus les chiffres. Mettre en place un processus de relance proactif une fois en place, aborde tout problème potentiel, prenant en charge les méthodes de paiement de manière avancée.

Mettre en œuvre des processus automatisés relance et une logique de relance pour récupérer les paiements échoués sans intervention manuelle.

la l'importance de proposer des modes de paiement alternatifs pris en charge est clair ; offrir des options locales non basées sur des cartes diminue les taux de refus dans certaines régions. Certaines méthodes de paiement ne sont peut-être pas l'option la plus évidente à proposer, mais elles sont essentielles pour les ventes mondiales, notamment les virements bancaires locaux (comme SEPA ou ACH), les cartes de débit locales, les portefeuilles numériques (comme Alipay, WeChat Pay ou PayPal), et les méthodes de paiement en espèces locales (comme Boleto au Brésil).

Les plateformes expertes en e-commerce SaaS mondial, telles que PayPro Global, utilisent des fonctionnalités de relance qui gèrent les refus de paiement et les nouvelles tentatives. L'automatisation de ces processus améliore à elle seule les taux de revenus d'une SaaS entreprise.

Pour optimiser la récupération des paiements, votre stratégie devrait inclure :

• Pré-relance (l'envoi d'une notification 30 jours avant l'expiration d'une carte de crédit), 
• Logique de réessai intelligente (le réessai des paiements échoués basé sur les données, car retenter le paiement un mardi matin donne des résultats différents qu'immédiatement),
• Options de paiement localisées (proposer des méthodes de paiement alternatives via votre fournisseur pour réduire les taux de refus de carte).