Qu'est-ce qu'un bon de commande SaaS ?

Un bon de commande SaaS (BC) est un document officiel qu'une entreprise SaaS envoie à un fournisseur de logiciels pour autoriser l'accès à un produit ou service dans le cadre d'un abonnement.

Un bon de commande confirme divers détails liés au produit, tels que les conditions d'abonnement, la tarification et les informations de facturation. 

C'est un document important en termes de contrôle financier, de responsabilité et de transparence. 

Un bon de commande SaaS est pertinent dans le cadre d'un abonnement, car cela implique des transactions récurrentes, des conditions contractuelles et des obligations de conformité. Les entreprises SaaS utilisent ce type de document pour la tenue de registres, la gestion du budget interne et les processus d'audit. 

En l'absence d'un bon de commande, les équipes peuvent s'entendre sur différents services avec approbation financière, ce qui peut entraîner une confusion budgétaire. 

Les éléments courants des bons de commande SaaS sont :

• Nom de l'entreprise et adresse de facturation
• Nom du fournisseur et coordonnées
• Description du produit SaaS
• Nombre de licences ou d'utilisateurs
• Durée de l'abonnement (mensuelle, annuelle, pluriannuelle)
• Prix par licence ou valeur totale du contrat
• Conditions de paiement (Net 30, paiement anticipé, etc.)
• Numéro de bon de commande pour le suivi

Un bon de commande SaaS et une facture sont deux documents différents. La principale différence entre les deux est leur objectif. 

• Un bon de commande SaaS confirme et autorise un paiement. 
• Une facture SaaS demande le paiement. 

Les entreprises SaaS exigent un bon de commande dans des situations spécifiques : 

• La valeur du contrat dépasse un certain seuil
• L'abonnement est annuel ou pluriannuel
• L'entreprise opère dans des secteurs réglementés
• Les politiques d'approvisionnement imposent une approbation préalable

De manière générale, un bon de commande est un document utilisé par les grandes sociétés ou entreprises. Les start-ups et les petites entreprises n'ont généralement pas besoin d'un bon de commande. 

L'amélioration du processus de bon de commande SaaS nécessite une standardisation. Voici quelques étapes clés de votre processus d'optimisation :

• Mettre en œuvre un logiciel de gestion des achats pour automatiser la création des bons de commande.
• Surveiller les dates de renouvellement pour éviter les frais imprévus.
• Centraliser les contrats SaaS dans un seul tableau de bord.
• Aligner les équipes informatiques et financières sur les seuils d'approbation.
• Suivre les dépenses SaaS trimestriellement