Come identificare e prevenire la perdita di ricavi nel SaaS

Affrontare la perdita di ricavi SaaS è necessario affinché un'azienda riscuota tutto ciò che le entrate da abbonamento ha guadagnato. Inefficienze, errori e mancati pagamenti possono influenzare profondamente i margini di profitto e le previsioni finanziarie, sottolineando l'importanza di questo processo.

Questa guida delinea un processo strutturato affinché i lettori possano comprendere e affrontare le potenziali perdite di entrate attraverso l'individuazione, la misurazione e l'implementazione di controlli nelle vendite di prodotti digitali.

Il primo passo richiede innanzitutto di stabilire una base di riferimento per l'ammontare delle entrate perse. Dispersione delle entrate nel SaaS B2B spesso avviene silenziosamente, quindi la misurazione è fondamentale per la consapevolezza.

Usa una formula per quantificare la perdita in un periodo fisso, come un mese o un trimestre.

Formula

I ricavi previsti rappresentano l'importo totale che avrebbe dovuto essere fatturato e incassato in base agli abbonamenti attivi, ai termini contrattuali e ai dati di utilizzo. I ricavi effettivi incassati sono il denaro ricevuto. La perdita di ricavi SaaS, secondo le stime del settore, è tipicamente compresa tra il 3% e 7% dei ricavi annuali totali.

Per quanto riguarda la strategia di calcolo, è opportuno procedere riconciliando i propri dati. Inizia confrontando le previsioni del tuo Fatturato Ricorrente Mensile (MRR) con il denaro incassato. Se emerge un divario, isola la differenza in categorie principali: 

• Errori di Fatturazione (Ricavi fatturati ma prezzo errato), 
• Divari di Utilizzo (Ricavi generati dall'utilizzo ma non fatturati), 
• Problemi di Incasso (Ricavi fatturati correttamente ma non incassati). 

Chiediti: Il mio sistema di rendicontazione finanziaria fornisce dati in tempo reale sia sugli importi fatturati che sugli incassi effettivi, suddivisi per segmento di clientela?

Se la risposta è no, è necessaria l'integrazione dei dati finanziari, di fatturazione e CRM prima del calcolo.

Dopo aver stabilito il tasso di perdita, il passo successivo è condurre un'audit forense sull'intero ciclo di vita dei ricavi per individuare le cause profonde.

Tracciare un singolo ordine cliente dal preventivo firmato (Preventivo) attraverso la gestione dell'ordine, la fatturazione e la riscossione dei pagamenti (Incassi).

Questo è noto come “legare a sé un ordine.“

Principali fonti di dispersione da controllare (Focus sui beni digitali):

Tassi di errore e differenze nei ricavi possono essere osservati in concomitanza con processi di fatturazione manuali. L'automazione può essere un metodo utilizzato per combattere la potenziale dispersione di ricavi SaaS.

Implementare una soluzione integrata e specializzata di fatturazione per gestire automaticamente tutti gli addebiti ricorrenti e basati sull'utilizzo.

Il sistema dovrebbe esaminare direttamente i dati dei clienti e le metriche di utilizzo per generare fatture accurate. La fatturazione automatizzata, la gestione degli abbonamenti e l'elaborazione dei pagamenti, come offerto da piattaforme come PayPro Global, possono aiutare nel tracciare e monitorare fatturazione le entrate maturate. Questo livello di automazione influenza il ciclo di fatturazione, il che riduce le omissioni e i ritardi che incidono sul reddito non riscosso.

Quando si sceglie lo strumento giusto, valuta le tue esigenze in base alla complessità del tuo modello di pricing. Per un semplice modello a tariffa fissa, l'integrazione tra CRM e software di contabilità potrebbe essere sufficiente. Tuttavia, per Modelli a Livelli/Basati sull'Utilizzo/Ibridi, è necessaria una piattaforma dedicata per la gestione degli abbonamenti per gestire il pro-rata, la fatturazione degli extra e la logica di rinnovo automatico. La capacità di gestire piani diversi, da acquisti di licenze una tantum a complessi modelli annuali le entrate da abbonamento modelli, richiede una piattaforma robusta.

Inoltre, il sistema deve gestire le vendite globali, amministrando valute diverse e conversioni in modo accurato per evitare perdite di fatturato dovute a fluttuazioni valutarie o a un calcolo errato delle tasse locali.

La mancanza di chiarezza sui termini contrattuali e sugli sconti crea un rischio di dispersione dei ricavi SaaS. La governance assicura che le regole di fatturazione siano standardizzate e non possano essere aggirate informalmente, in particolare nelle fasi di checkout e preventivo.

Creare una piattaforma o un processo centralizzato per gestire tutti i termini contrattuali e controllare rigorosamente le variazioni di prezzo.

Ciò richiede l'impostazione di controlli di accesso basati sui ruoli per proibire modifiche non autorizzate a prezzi, sconti o regole di fatturazione. Le aziende B2B SaaS possono utilizzare strumenti di contract intelligence per B2B SaaS per ottenere i termini di fatturazione chiave dagli accordi firmati e trasferirli a sistemi di fatturazione automatizzati. Lo scopo di ciò è quello di coordinare il prezzo configurato nel sistema con il prezzo nel preventivo o al checkout in modo che la fatturazione insufficiente non sia un problema.

Quando elabori una strategia, chiediti: Un rappresentante di vendita può emettere uno sconto non predefinito e approvato dalla finanza nel CRM??

Se la risposta è sì, potrebbe indicare una potenziale perdita.

I pagamenti non andati a buon fine, noti come churn involontario, interrompono il servizio e influiscono su Abbonamento ricavi le cifre. L'adozione di un processo di sollecito proattivo in atto risolve qualsiasi potenziale problema, che supporta i metodi di pagamento in modo avanzato.

Implementare automatismi Dunning e logica di riprova per recuperare i pagamenti falliti senza intervento manuale.

il importanza di fornire metodi di pagamento alternativi supportati è chiaro; offrire opzioni locali non basate su carte diminuisce i tassi di rifiuto in determinate regioni. Alcuni metodi di pagamento potrebbero non essere l'opzione più ovvia da offrire, ma sono fondamentali per le vendite globali, inclusi bonifici bancari locali (come SEPA o ACH), carte di debito locali, portafogli digitali (come Alipay, WeChat Pay o PayPal), e metodi locali basati su contanti (come Boleto in Brasile).

Piattaforme esperte nell'eCommerce SaaS globale, come PayPro Global, utilizzano funzionalità di sollecito che gestiscono i rifiuti di pagamento e i nuovi tentativi. L'automazione di questi processi da sola migliora i tassi di entrate per un' SaaS azienda.

Per migliorare il recupero dei pagamenti, la tua strategia dovrebbe includere:

• Pre-dunning (invio di una notifica 30 giorni prima della scadenza di una carta di credito), 
• Logica di Ripetizione Intelligente (ritentare i pagamenti falliti basandosi sui dati, poiché ritentare un martedì mattina mostra risultati diversi rispetto a farlo immediatamente),
• Opzioni di Pagamento Localizzate (offrire metodi di pagamento alternativi tramite il tuo fornitore per ridurre i tassi di fallimento delle carte).