Come registrare la tua azienda SaaS: LLC, C-Corp, S-Corp o ditta individuale?
Prima di iniziare a lavorare sul logo o a scrivere il codice, ricorda l'importante lavoro di base che deve essere svolto. Costituisci la tua attività SaaS per evitare qualsiasi sanzione.
Registrare la tua attività non è esattamente entusiasmante, ma fidati di noi, come fondatore è necessario per il tuo successo a lungo termine. Abbiamo delineato tutto ciò che devi sapere in un formato passo dopo passo. Con questa guida imparerai a conoscere:
- Quali strutture legali sono disponibili per la tua attività
- Come registrare la tua attività e ottenere un EIN
- Come configurare la tua attività SaaS con l'elaborazione dei pagamenti e la gestione dell'imposta sulle vendite
Questa guida non sostituisce la consulenza legale e finanziaria professionale, ma fornisce informazioni preziose e un punto di partenza. Leggi e regolamenti sono complessi e dipendono da molte variabili. In caso di dubbi, consulta degli esperti per assicurarti che la tua attività sia pienamente conforme e protetta.
Raccogliere dati sulla propria base di clienti esistente
Innanzitutto, seleziona la struttura che si allinea alle tue esigenze aziendali. Scegliere la giusta struttura legale è una decisione importante che influisce su tasse, responsabilità e potenziale di raccolta fondi. Le opzioni più comuni sono:
- Ditta individuale: Per l'opzione più semplice, scegli di avere la tua attività legale come una cosa unica. È anche economica da costituire e ti dà il controllo completo. Tuttavia, i tuoi beni personali sono a rischio se l'azienda si trova ad affrontare problemi legali o finanziari.
- Società di persone: Se hai delle partnership, questo ti consente di condividere responsabilità e risorse. Tuttavia, come la ditta individuale, comporta una responsabilità personale illimitata per tutti i soci in caso di controversie.
- Società a responsabilità limitata (S.r.l.): Questa è una scelta apprezzata dalle startup grazie alla sua protezione a responsabilità limitata per i suoi proprietari. In questo caso, i tuoi beni personali sono generalmente protetti da debiti o passività aziendali. Gli utili sono tassati a livello individuale, offrendo flessibilità nella gestione e nella tassazione.
- C Corporation: Questa è la soluzione preferita dalle aziende che cercano una crescita significativa e che desiderano investimenti di capitale di rischio. Ha una responsabilità limitata ed è più semplice per la raccolta di fondi tramite l'emissione di azioni. Tuttavia, è presente lo svantaggio della doppia imposizione, quindi gli utili sono tassati sia a livello aziendale che individuale.
- S Corporation: Con la combinazione della responsabilità limitata di una società di capitali e della tassazione passante di una LLC, i profitti sono tassati a livello individuale. Sfortunatamente, le S Corporation hanno rigidi requisiti di ammissibilità, compresi i limiti al numero di azionisti e a chi può essere azionista.
Per aiutarti nella tua decisione, diamo un'occhiata ai pro e ai contro di ciascuna struttura:
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Tipo di struttura |
Aspetti positivi |
Aspetti negativi |
Consigliata |
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Ditta individuale |
Facile, meno costosa da costituire, offre controllo |
Responsabilità personale illimitata con beni a rischio, opzioni di raccolta fondi limitate |
Piccole imprese con basso rischio e un unico proprietario |
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Società di persone |
Facile da creare, responsabilità e risorse condivise |
Responsabilità personale illimitata per tutti i soci, maggiore possibilità di controversie |
Aziende con più proprietari che condividono profitti e perdite |
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Società a responsabilità limitata (S.r.l.) |
Protezione limitata, ma gestione flessibile, tassazione passante (profitti tassati a livello individuale) |
Proprietà complessa, potenziale applicazione di tasse per lavoro autonomo |
Startup, piccole imprese che cercano protezione dalla responsabilità |
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C Corporation |
Responsabilità limitata, maggiore facilità di reperire capitali, potenziale per l'offerta di stock option |
Le tasse sono doppie (gli utili sono tassati sia a livello aziendale che individuale) e comporta un carico amministrativo maggiore |
Startup ad alta crescita che cercano capitale di rischio |
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Società di tipo S |
Responsabilità ridotta, tassazione passante, possibilità di stock option (limitate a 100 azionisti) |
Requisiti di ammissibilità restrittivi (solo cittadini/residenti negli Stati Uniti), limitato a una classe di azioni |
Piccole imprese che soddisfano i criteri della società di tipo S e desiderano evitare la doppia tassazione |
Se non hai chiaro quale struttura si adatti meglio alla tua attività ma devi iniziare a vendere rapidamente, collabora con un Merchant of Record (MoR). Lavoriamo con aziende e professionisti del settore SaaS e semplifichiamo notevolmente l'intero processo. Per iniziare, è necessario un sito web funzionante con un'informativa sulla privacy, una politica di rimborso e termini di servizio, nonché un ottimo prodotto.
Dai un nome al tuo bambino (ovvero, alla tua azienda)
La prima impressione è quella che conta, quindi non vorrai certo rovinarla! Qui puoi mostrare l'identità del tuo marchio scegliendo un nome che parli al tuo pubblico di riferimento. Prova quanto segue per iniziare:
- Fai brainstorming: Sii creativo e pensa fuori dagli schemi. Considera l'identità del tuo marchio e ciò che i tuoi acquirenti troveranno familiare.
- Verifica la disponibilità: Fai una piccola ricerca sul sito web del registro delle imprese del tuo stato e su Google per vedere se il tuo nuovo nome è già in uso.
- Assicurati il dominio: Una volta trovato il nome perfetto, assicurati di ottenere il nome di dominio corrispondente. Ciò aiuterà i clienti a trovarti più velocemente online e darà un'impressione di professionalità. Verifica la disponibilità del dominio su siti come GoDaddy o Namecheap.
Scegli un nome che ti piaccia e che sia in linea con il tuo marchio, senza pensarci troppo. Potrai sempre cambiarlo in seguito, se necessario.
Ottieni un numero di identificazione
Ora, per rendere le cose legali. La registrazione e l'ottenimento di un numero di identificazione stabiliscono formalmente la tua azienda come struttura legale: questo è necessario per aprire un conto bancario, pagare le tasse e tutelarsi dalla responsabilità personale.
Trova il sito web del Segretario di Stato del tuo stato e utilizzalo per presentare i documenti necessari. Se stai registrando una LLC, dovrai presentare Atto Costitutivo, mentre le società di capitali richiederanno Atto costitutivo. Poiché ogni stato ha le proprie tasse e requisiti, assicurati di seguire le istruzioni che ti vengono fornite.
Successivamente, procurati il tuo Numero di Identificazione del Datore di Lavoro (EIN) dall'IRS. Questo numero univoco di nove cifre verrà utilizzato ai fini fiscali ed è necessario per varie attività, come l'apertura di un conto bancario e la dichiarazione dei redditi. È facile richiedere un EIN online tramite il sito web dell'IRS gratuitamente. Se sei un residente non statunitense, puoi presentare domanda per telefono, fax o posta utilizzando il Modulo SS-4.
Ottieni Licenze e Permessi Necessari
Questo passaggio è molto simile alla creazione di un regolamento per la tua attività. Considera i tuoi documenti interni come una rete di sicurezza per evitare disaccordi in futuro. Certo, non è la parte più entusiasmante, ma comunque molto importante!
Informati sulle licenze e sui permessi necessari per gestire la tua attività SaaS nella tua località. Il sito web SBA offre risorse utili per ottenere licenze e permessi. Le licenze comuni includono una licenza commerciale generale, un permesso di imposta sulle vendite e licenze professionali (se applicabili).
- Per le LLC, un Accordo Operativo è necessario: questo documento specifica chi possiede quale percentuale della società, come vengono distribuiti profitti e perdite, chi è responsabile delle decisioni e la procedura da seguire se un membro desidera lasciare o entrare a far parte della società. Puoi trovare modelli gratuiti di accordi operativi per LLC su siti web come eForms o Forbes Advisor.
- Statuto: Se hai scelto di costituire una società di capitali, è necessario redigere uno Statuto. Lo Statuto definisce come viene gestita la tua azienda, i dettagli sulle assemblee degli azionisti, le procedure di voto e le responsabilità di amministratori e funzionari. Esistono risorse online che offrono modelli di statuto gratuiti, come ad esempio LawDepot e Rocket Lawyer.
- Contratto di Società: Questo accordo definisce i diritti e le responsabilità di ciascun socio, come vengono suddivisi gli utili e cosa succede se un socio recede dalla società. Esistono modelli di Contratto di Società gratuiti su siti web come PandaDoc e Docracy.
Anche se esistono modelli online, è consigliabile farli esaminare da un avvocato per assicurarsi che siano accurati e legalmente validi. Si tratta di un investimento che potrebbe evitare problemi in futuro.
Conservare copie di tutti i documenti di registrazione, codici fiscali, licenze e permessi in un luogo sicuro. Saranno necessari per riferimento futuro, soprattutto per fini fiscali e altre questioni legali.
Aprire un conto bancario
Le tasse non sono divertenti, ma fanno parte della vita; tuttavia, con una corretta pianificazione, è possibile ridurre al minimo il rischio di costose sorprese. Inizia analizzando le imposte federali, statali e locali applicabili alla tua attività SaaS. Strutture e sedi aziendali diverse comportano una serie di obblighi fiscali. Per saperne di più sulle imposte sulle vendite SaaS, consulta la nostra guida dettagliata. Capirai meglio quando, dove e come calcolare, dichiarare e versare le imposte sulle vendite.
Calcola l'importo delle imposte da versare e accantona periodicamente del denaro per evitare di dover affrontare difficoltà nel pagamento di un'imposta elevata. Se sei un lavoratore autonomo o un imprenditore, dovrai effettuare pagamenti delle imposte stimate trimestralmente o mensilmente.
Se non hai esperienza in materia fiscale, consulta un professionista per ricevere assistenza nella presentazione della dichiarazione dei redditi. Poiché ogni paese ha le proprie soglie e normative fiscali, un errore può avere gravi conseguenze. Avere un esperto garantisce la conformità e riduce il rischio di sanzioni.
Per evitare le complicazioni legate alla conformità fiscale sulle vendite, scegli un Merchant of Record (MoR). Un MoR gestisce il processo di fatturazione, inclusi il calcolo, la riscossione e il versamento dell'imposta sulle vendite e la conformità alle normative locali, dandoti il tempo di far crescere la tua attività SaaS.
Seleziona il tuo Gestore dei Pagamenti
Trovare una soluzione di pagamento affidabile e sicura è fondamentale per qualsiasi azienda che desideri essere pagata. Per le aziende SaaS, questo è particolarmente importante, perché dovrai gestire pagamenti ricorrenti e abbonamenti. Quindi, prima di iniziare a accettare pagamenti online:
- Scegli un Gestore dei Pagamenti: Esamina diverse soluzioni e trovane una che soddisfi tutte le esigenze della tua attività. Le opzioni più comuni si dividono in PSPs e MoR. Considera le commissioni sulle transazioni, i metodi di pagamento supportati, la facilità di integrazione con il tuo sito web o piattaforma e l'assistenza clienti.
- Integra: Dopo aver selezionato il tuo processore di pagamento, integralo nel tuo sito web o app. Testa il processo di pagamento per assicurarti che sia fluido e intuitivo, che visualizzi chiaramente i metodi di pagamento accettati e che disponga di un servizio clienti disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
- Proteggi i tuoi clienti: La sicurezza deve essere una priorità quando si tratta di elaborazione dei pagamenti. Per proteggere le informazioni finanziarie sensibili dei tuoi clienti, assicurati che il sistema scelto sia Livello 1 PCI DSS conforme.
Collaborare con un Merchant of Record (MoR) come PayPro Global semplifica l'elaborazione dei pagamenti, la gestione degli abbonamenti e la conformità globale, semplificando il pagamento e la scalabilità della tua attività. Offriamo checkout completamente personalizzati, integrazione no-code e garantiamo la conformità PCI DSS di livello 1.
Conformità e revisione
Dopo aver registrato la tua attività SaaS, c'è ancora molto da fare. Ora evita qualsiasi problema e mantieni la conformità per essere in regola con il governo. Imposta promemoria per le scadenze e prendi in considerazione l'utilizzo di professionisti per aiutarti con gli adempimenti di conformità.
- Depositi annuali: La maggior parte degli stati richiede relazioni annuali, quindi assicurati di essere sempre aggiornato per evitare sanzioni.
- Scadenze Fiscali: Utilizza un calendario per le scadenze fiscali importanti e presenta le tue dichiarazioni in tempo.
- Aggiornamenti Legali: Leggi e regolamenti possono cambiare, quindi tieniti informato sugli aspetti che influiscono sulla tua attività.
Conclusione
Avviare e gestire un'attività SaaS comporta la sua parte di scartoffie e ostacoli legali. Anche se può sembrare molto, ricorda che non devi fare tutto da solo. Trova l'aiuto di cui hai bisogno da avvocati, commercialisti e qualsiasi altro professionista quando necessario. Se hai bisogno di assistenza con la fatturazione SaaS e le imposte sulle vendite, siamo qui per aiutarti!
E, cosa più importante, non lasciare che le scartoffie oscurino il tuo entusiasmo per la costruzione del tuo impero SaaS. Concentrati sulla tua visione, crea un prodotto di qualità e guarda la tua attività prosperare. Ce la puoi fare!
FAQ
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Una Società a Responsabilità Limitata (SRL) combina due strutture per formarne una ibrida. Una società di capitali con i vantaggi fiscali e una società di persone o ditta individuale con la sua flessibilità creano la SRL. È una buona opzione per le startup SaaS perché è semplice e protegge i beni personali..
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Una S Corp è un tipo di società di capitali che utilizza la tassazione passante. I profitti e le perdite vengono trasferiti alle dichiarazioni dei redditi personali degli azionisti, il che consente di evitare la doppia imposizione. Presenta rigidi requisiti di ammissibilità, come la limitazione del numero di azionisti, che devono essere cittadini o residenti statunitensi, a meno di 100.
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La struttura societaria standard è denominata C Corp. È perfetta per le aziende che cercano capitale di rischio o che intendono quotarsi in borsa e offre una protezione a responsabilità limitata. Sfortunatamente, le C Corp sono soggette a doppia imposizione, il che significa che i profitti sono tassati sia a livello individuale che societario.
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Questa è la struttura aziendale più semplice in assoluto. L'imprenditore e l'azienda costituiscono la stessa entità giuridica. Non esiste una configurazione complessa, ma sfortunatamente non offre alcuna protezione della responsabilità personale, quindi è necessario essere consapevoli del fatto che i beni personali sono a rischio se l'azienda si trova ad affrontare problemi legali o finanziari.
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Dipende dalle esigenze e dagli obiettivi specifici della tua attività. Una SRL è un buon punto di partenza per le startup grazie alla sua semplicità e alla protezione della responsabilità. Ma se hai intenzione di cercare finanziamenti significativi da parte di venture capitalist o di quotarti in borsa, una C Corp potrebbe essere più adatta alle tue esigenze. Consulta un legale o un consulente finanziario per decidere quale sia la soluzione migliore per la tua situazione.
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La registrazione di una LLC comporta la scelta del nome commerciale, la presentazione degli Articoli di Organizzazione al Segretario di Stato del proprio stato, l'ottenimento di un EIN e la stesura di un contratto di gestione. Poiché i requisiti specifici variano da stato a stato, è possibile consultare le risorse del proprio stato o richiedere una consulenza professionale.
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È possibile costituire una LLC o una società negli Stati Uniti anche se non si risiede negli Stati Uniti. È necessario seguire la stessa procedura di registrazione dei residenti statunitensi, ma è importante tenere presente che potrebbe essere necessario nominare un agente registrato nello stato in cui viene costituita la LLC.
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Varia da stato a stato, ma in genere oscilla tra $50 e $500. Potrebbero esserci costi aggiuntivi per le spese dell'agente registrato, i costi di pubblicazione (in alcuni stati) e qualsiasi servizio professionale utilizzato.
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Le principali differenze riguardano la tassazione, le restrizioni sulla proprietà e gli aspetti formali. Le LLC offrono una tassazione passante e una proprietà flessibile, mentre le C Corp sono soggette a doppia tassazione, ma sono più interessanti per gli investitori. Le S Corp offrono una tassazione passante come le LLC, ma hanno requisiti di proprietà più rigidi.
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Non è obbligatorio per un'azienda SaaS con sede negli Stati Uniti. Tuttavia, la costituzione di una LLC comporta numerosi vantaggi. Ad esempio, è possibile vendere direttamente dalla propria attività canadese come ditta individuale. Tuttavia, potrebbe essere necessario presentare i moduli W8BEN ad alcuni fornitori (gestori dei pagamenti, affiliati, ecc.).
Se non si è sicuri di quale sia la struttura aziendale più adatta alle proprie esigenze, è consigliabile consultare un avvocato o un commercialista.
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Puoi vendere con un Merchant of Record (MoR). Agisce come un rivenditore sotto molti aspetti, gestendo il processo di fatturazione, inclusi tasse, pagamenti, abbonamenti e conformità. Avrai solo bisogno di un sito web funzionante con un'informativa sulla privacy, una politica di rimborso, Termini di servizio e il tuo prodotto!
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