Cos'è la fatturazione SaaS prorata?

La fatturazione ripartita SaaS è un metodo in cui i clienti pagano solo per la porzione esatta del periodo di abbonamento che utilizzano. Ciò è particolarmente rilevante quando un cliente si iscrive, annulla, esegue l'upgrade o il downgrade del proprio piano a metà di un ciclo di fatturazione.

Questa pratica è importante perché stabilisce equità e trasparenza nella fatturazione, il che genera fiducia e fidelizzazione dei clienti. Offrendo la flessibilità di apportare modifiche in qualsiasi momento senza costi aggiuntivi, le aziende possono ridurre il tasso di abbandono dei clienti e creare un vantaggio competitivo significativo.

Il calcolo si basa su un principio semplice, in due fasi, che è rilevante per la maggior parte degli scenari dei clienti, inclusi i modelli di business a tariffa fissa e basati sull'utilizzo:

1. Innanzitutto, comprendere la tariffa giornaliera dividendo il costo totale dell'abbonamento (ad esempio, la tariffa mensile) per il numero esatto di giorni del piano di fatturazione specifico.
2. Quindi, determinare l'addebito moltiplicando la tariffa giornaliera per l'esatto numero di giorni in cui il servizio è stato utilizzato dal cliente a tale importo specifico.
   
   Di seguito sono riportate le spiegazioni di come questo metodo sia rilevante per le seguenti azioni di fatturazione comuni:
   

• Upgrade e downgrade: Quando un cliente cambia piano a metà ciclo, il costo si basa sui giorni trascorsi sul vecchio piano e viene eseguito un altro calcolo per il numero di giorni rimanenti sul nuovo piano. L'addebito o l'accredito finale sarà la somma di questi due importi.
• Cancellazioni: Lo stesso principio viene utilizzato per determinare un rimborso o un addebito finale. Ad esempio, se un cliente con un piano di **$60/mese** annulla il giorno 15 di un mese di 30 giorni, la tariffa giornaliera è di **$2** ($60 / 30 giorni). L'addebito finale sarebbe di **$30** (15 giorni × $2).
• Fatturazione basata sull'utilizzo: Anche in questo caso si applica la ripartizione proporzionale SaaS, che si basa su un monitoraggio accurato dell'utilizzo. I costi vengono calcolati proporzionalmente in base alle risorse utilizzate durante gli specifici periodi di tempo all'interno del ciclo di fatturazione dell'abbonamento, garantendo che la fattura finale armonizzi i costi con il valore.

Sebbene sia generalmente vantaggiosa, è importante tenere conto di alcuni ostacoli prima di decidere di integrare la ripartizione proporzionale nella vostra piattaforma:

• Complessità di Fatturazione: È necessario disporre di un sistema di fatturazione solido. Affidarsi a calcoli manuali o fogli di calcolo basilari non è possibile e probabilmente porterà a errori che si riveleranno costosi.
• Confusione del cliente: Se i calcoli non sono facilmente comprensibili e chiaramente visualizzati sulle fatture, ciò creerà confusione e danneggerà la fiducia che si sta cercando di costruire.
• Previsione delle entrate: Le previsioni di entrate a breve termine possono portare a maggiori difficoltà a causa della variazione dei piccoli importi variabili di fatturazione generati ogni mese.

L'implementazione del calcolo prorata va oltre la matematica perché utilizza i vostri strumenti e processi.

• Software di fatturazione: Il modo più affidabile per implementare il calcolo prorata è collaborare con una moderna piattaforma di gestione degli abbonamenti. Servizi come PayPro Global dispongono di motori di ripartizione automatica inclusi nel servizio, che gestiscono tutti i calcoli complicati per upgrade, downgrade e cancellazioni. Il calcolo manuale di questi non è scalabile ed è soggetto a errori e non verrà eseguito in modo accurato o istantaneo.
• Processi interni: Assicurati che tutto il tuo team sia allineato. Ciò richiede che il tuo staff di assistenza clienti e quello finanziario siano formati sulla politica di ripartizione proporzionale specifica della tua azienda, in modo che siano in grado di rispondere con sicurezza alle domande dei clienti e gestire correttamente i registri finanziari.

Non sempre. Sebbene la ripartizione proporzionale sia in genere considerata equa, è comunque necessario adottare una mentalità strategica riguardo alla propria politica, quindi sii trasparente riguardo alle tue regole nei termini di servizio.

• Riproporzionamento degli Upgrade: Di solito è buona norma riproporzionare gli upgrade. Questo invoglia i clienti a passare immediatamente a un livello superiore, ottenendo l'accesso immediato senza pagare per due piani contemporaneamente.
  
• Gestione di Downgrade o Cancellazioni: Questa è una questione di scelta. E alcune aziende decidono di non riproporzionare i downgrade o le cancellazioni. Al contrario, la modifica ha effetto alla fine del ciclo di pagamento in corso. Questo può aiutare a scoraggiare attritione e semplifica la fatturazione, ma attenzione, può essere percepita come meno flessibile dai clienti.

Il calcolo proporzionale influisce sul modo in cui si tiene traccia della propria salute finanziaria, in particolare del proprio Monthly Recurring Revenue (MRR).

• Fluttuazioni MRR: Gli addebiti ripartiti proporzionalmente causano una piccola rettifica una tantum al tuo MRR. Ad esempio, quando un cliente esegue l'upgrade, l'addebito ripartito proporzionalmente gonfierà il tuo MRR per quel mese, ma non si trasferirà alle entrate ricorrenti del mese successivo. Il tuo strumento di analisi finanziaria deve distinguere tra il vero entrate ricorrenti e queste rettifiche una tantum.
• Riconoscimento dei ricavi: Dal punto di vista contabile, gli addebiti e gli accrediti ripartiti devono essere calcolati correttamente nel periodo in cui maturano. Ciò mantiene l'integrità finanziaria sui rendiconti e riflette accuratamente le prestazioni dell'azienda, un requisito fondamentale per le revisioni contabili o i round di investimento.

La chiarezza nella fattura è il modo migliore per evitare ticket di assistenza clienti e controversie sulla fatturazione. Evitate di mostrare un unico numero confusionario. Piuttosto, suddividete gli addebiti in voci chiare e distinte.

Una fattura ideale dovrebbe mostrare esplicitamente l'accredito per il tempo non utilizzato sul vecchio piano e il nuovo addebito per il tempo sul nuovo piano.