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SaaS支出を最適化する方法：ステップバイステップガイド

著者： Pamela Martinsek, 戦略VP

監修者： George Ploaie, 最高執行責任者 (COO)

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SaaSの費用を最適化するには、可視性を向上させる体系的なプロセスを活用し ソフトウェアの利用状況、最大化し ライセンスの利用 クラウドの調達を効率化し ソフトウェアサブスクリプション.

 

この戦略は、〜の問題を解決します 分散化されたSaaS調達は、しばしばシャドーITや大幅なライセンスの低利用を招き、運用予算に影響を与える可能性があります。

 

SaaS業界の観測によると、組織内のライセンスのおよそ53%が低利用のままであり、これがコスト管理に影響を与える可能性があります。

 

このガイドでは、ソフトウェア支出を管理し、各サブスクリプション投資に対するリターンとの関係を構造化された方法論で示します。価格設定と成長に関するガイダンスを求めるスタートアップ企業は、以下のリソースを検討してください。 ソフトウェアのオンライン販売 および特定のインサイトについては、 スタートアップ.

ステップ1

包括的なSaaSディスカバリーと監査を実行する

すべてのものを体系的に特定する アプリケーション、その コスト、およびその オーナーシップ 組織全体で。このステップでは、公式に承認されたソフトウェアとシャドーIT（経費精算されたクレジットカードや分散化された部門予算を通じて購入されたアプリケーション）の両方を考慮する必要があります。

 

  1. 財務データの一元化: 経費報告書、買掛金記録、クレジットカード明細書など、すべての取引データソースを精査します。サブスクリプション契約を示唆する、繰り返し現れるベンダー名（例：Notion、Asana、Pipedriveなど）を探してください。
  2. 関係者とコミュニケーションを取る：各部門長（マーケティング、営業、エンジニアリング）と連携し、彼らが使用しているツールとその認識されている事業価値を理解する。
  3. インベントリログを作成する：データを単一の標準化された資産台帳に集約する。

 

必須のインベントリフィールド

利用目的

ベンダー名 & アプリケーション

使用されている正確なソフトウェア。

契約金額（年間/月間）

総コミット費用。これを追跡するための情報については、 年間契約額（ACV）.

更新日

事前交渉に不可欠（90日前から開始）。

購入済みのライセンス

支払い済みのシート総数。

技術責任者

そのツール管理を担当する特定のチームまたは個人。
注記

シャドーITは、企業の全アプリケーションの3分の1以上を占めます。これらのアプリケーションの可視性は、広範囲にわたるSaaSコスト最適化と、不正なソフトウェアに伴うセキュリティリスク軽減のために不可欠です。

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ステップ2

ライセンス利用率の測定と分析

各アプリケーションの実際の使用状況を特定し、無駄を測定します。利用データは、ライセンスの適正化とツールの投資収益率（ROI）の検証の基礎となります。

 

  1. 使用メトリクスの統合: 主要なアプリケーションについては、ベンダーの管理ダッシュボードまたはAPIを使用してユーザーアクティビティデータを抽出します。アクティブユーザー（過去30日または90日以内にログインした、または意味のあるアクションを実行したユーザー）を確認します。次のような指標を計算すると、  デイリーアクティブユーザー (DAU 優れた洞察が得られます。
  2. 利用率の測定: 購入したライセンス数とアクティブユーザー数を比較します。ライセンス利用率は、アクティブユーザー数／購入したライセンス数です。
  3. 低利用率のアプリを特定する: 確立されたしきい値（例えば50%）を下回る利用率のアプリケーションがどこに存在するかを特定します。これは、シェルフウェア（支払い済みだが未使用のライセンス）を示している可能性が高いです。
例

小規模なB2B製品チームは、年間費用8,000ドルの分析プラットフォーム用に40シートを購入しました。利用ログによると、過去四半期のアクティブなユニークユーザーは約18名で、利用率は18/40=45%となっています。したがって、ライセンスの適正化は次回の更新時にコスト削減の機会をもたらします。リソースについては SaaS メトリクス データ解釈のために。

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ステップ3

合理化フレームワーク（維持、廃止、置換）を使用してください。

インベントリ内の各アプリケーションの将来を決定するために、構造化され、データに基づいた手法を使用します。アプリケーションの最適化として知られるこのプロセスは、各ツールの戦略的価値、冗長性、費用対効果を評価することを目的としています。

 

各アプリの決定は、ステップ1（コスト、ビジネス価値、技術担当者）とステップ2（利用率）で収集されたデータに基づいて行う必要があります。

 

1. 維持（保持 & 最適化）

 

アクション: アプリケーションを保持します。基準：

 

      • 高い利用率：ライセンス利用率は常に高いです（例：75%以上）。
      • 高い事業価値：そのツールは、主要な事業機能（例：主要なCRM、ERP、またはコードリポジトリ）に不可欠です。
      • 重複なし：その機能は独自のものであり、スタック内の他のツールと重複していません。

 

最適化の焦点： 維持するアプリについては、ライセンスの適正化（ステップ4）とより良い条件の交渉（ステップ5）に焦点が移ります。これは、潜在的に有益なツールのROI（投資収益率）に影響を与えるために努力が向けられる場面です。

 

2. 廃止（キャンセル＆排除）

 

アクション: サブスクリプションのキャンセルとユーザーのプロビジョニング解除プロセスを適用する必要があります。基準：

 

      • 利用率が低いまたはゼロ（シェルフウェア）： ライセンスが購入されているものの積極的に利用されず、ツールのアクセス頻度が低い場合。
      • 価値が低い、または陳腐化：そのアプリケーションはもはや重要なビジネスニーズを満たさないか、より優れたツールに置き換えられました。
      • 高コスト、低価値の重複：それは、すでに承認され、広く使用されているアプリケーションの主要な機能を重複しています（例：会社が集中型ソリューションを義務付けた場合のアドホックなプロジェクト管理ツール）。
ヒント

ツールの廃止時には毅然とした態度で臨みましょう。従業員が未承認の代替品（シャドーIT）をすぐに探すのを防ぐため、決定事項と承認された代替策を明確に伝えましょう。

3. 置き換え（統合&アップグレード）

 

アクション既存のアプリケーションを段階的に廃止し、ユーザーを新しい、標準化された、または統合されたツールへ移行させます。基準:

 

      • 機能の重複2つ以上のツールが同じ機能を実行している場合（例：2つの異なるクラウドストレージプロバイダーや、2つの異なる社内コミュニケーションプラットフォームを使用している場合など）。目標は、高いパフォーマンスを目指した標準化されたツールへ統合することです。
      • 費用対効果の考慮事項: 既存ツールのコスト、複雑さ、または機能セットは、より入手しやすく、潜在的により費用対効果の高い代替手段と比較される可能性があります。
      • セキュリティ/コンプライアンス要因: アプリケーション’のセキュリティ特性とコンプライアンスへの適合性は、必要な規制要件を満たすツールを検討する決定における要因となる可能性があります。
ヒント

無駄が多い、または利用度が低くコストが高いアプリケーションについては、Retire and Replace戦略を優先してください。企業は重複するツールを削減することで、即座にコスト削減を実感することがよくあります。

例

Slack vs. Microsoft Teams.

そのスタートアップのエンジニアリングチームとセールスチームは、異なる社内コミュニケーションプラットフォームを使用しており、それが個別のサブスクリプションコストにつながっていました。

合理化の決定は次の通りでした： 統合する (「置き換え」または「廃止」の一形態）を単一の標準化されたプラットフォームに移行し、これにより資金が解放され、コミュニケーションが効率化されました。

利用量に基づいた製品の場合、これには、～を持つ代替案の評価が関わってくる可能性があります。 使用量ベースの課金.

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ステップ4

ライセンスの適正化を実行し、未使用のシートを回収する

ステップ2で収集された利用データに基づき、購入済みライセンス数を積極的に削減し、サブスクリプションティアをダウングレードします。

 

  1. 非アクティブユーザーのプロビジョニング解除: ライセンスを付与されたが、90日間ログインしていないすべての従業員を特定します。これらのユーザーのプロビジョニング解除プロセスを開始します。
  2. ライセンスのダウングレード: チームが“Pro”または“Enterprise”プランの料金を支払っているにもかかわらず、“Standard“または“Basic”プランで利用可能な機能しか使用していない場合、実際の利用状況に合わせてサブスクリプションをダウングレードしてください。最適化について詳しくはこちら 階層型料金体系.
  3. プロビジョニングポリシーの実装定義された非活動期間（例：60日）後にユーザーを自動的にプロビジョニング解除する、自動化されたプロセスを構築します。
例

成長段階のSaaS企業は、特定のアプリケーションカテゴリ（ID管理など）において、プロビジョニングされたユーザーのうち割り当てられたライセンスを利用していない割合が73%であることを発見しました。同社は、これらのユーザーのプロビジョニング解除後、運用能力に特筆すべき影響を与えることなく、当該アプリケーションのライセンスコストが削減されることを確認しました。

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ステップ5

調達の一元化とデータに基づいた更新交渉

ソフトウェア購入を一元化し、利用データを分析することで、更新時の交渉結果に影響を与える可能性があります。

 

  1. 一元的な承認を義務付ける：定義された金額しきい値を超える新規ソフトウェア購入または契約更新のすべてについて、中央の財務チームまたは調達チームからの承認を義務付ける方針を導入します。
  2. 交渉を早期に開始する：契約終了日の少なくとも90日前までに更新交渉を開始する。これにより自動更新が防止され、競合する代替案（貴社のBATNA—交渉合意に代わる最善の策）を調査する時間が確保されます。
  3. 利用状況のベンチマークを活用する：算出された利用率と冗長なツールに関するデータを使用し、より良い価格、契約期間割引、またはライセンス数の削減を要求する。データ優位性からの交渉は、主要な契約更新において15～25%のコスト削減を確実に実現できます。
  4. 能動的な契約条件：複数年割引（2～3年）を求め、ユーザー数が減少した場合に契約期間中にシート数を削減できる条項を交渉してください。
ヒント：オールインワンプラットフォームでソフトウェアの乱立を解消しましょう。

SaaS企業は、収益化のための断片化されたツール群に多額の費用を費やすことがよくあります（例：個別のプロバイダーで、 サブスクリプション請求、決済処理、税務申告、不正防止管理、 と 督促).

フルサービスのようなオールインワンプラットフォームを導入することで、 マーチャント・オブ・レコード（MoR） PayPro Globalのようなものを導入すれば、あなたは、この 不要な SaaSの乱立を解消できます。MoRは、グローバル決済、自動税務コンプライアンス（適切な当局への徴収および申告）、サブスクリプション管理、強固な不正防止といったすべての重要な機能を、追加費用なしで組み込みで提供します。この戦略により、複数の契約や統合コストが不要になり、運用コストを直接削減し、専門人材の必要性を減らします。

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ステップ 6

継続的な監視とガバナンスフレームワークを導入する

SaaS支出の最適化を維持するには、継続的なプロセスとツールが必要です。反復的かつ未管理な支出を防ぐための正式なSaaS管理機能を確立しましょう。

 

  1. 更新アラート: 全ての契約更新について、30日、60日、90日前の間隔でアラートを自動化します。
  2. アプリケーションの所有者を割り当てる全てのアプリケーションに機能的および財務的な所有者を割り当て、利用状況とコストに対する説明責任を保証します。
  3. ツール選定を標準化する一般的なビジネス機能（例：1つのCRM、1つのプロジェクト管理ツール）には承認されたソフトウェアを使用し、シャドーITの発生を未然に防ぎましょう。 
注記

自動化は効率性を高める重要な要因です。SaaS企業は、 SaaS管理のための自動化ソリューションを活用することで、 無駄な支出の大幅な削減と、よりシンプルで自動化されたサブスクリプション、請求、コンプライアンスプロセスを実現したと報告することがよくあります。

結論

効果的な SaaS支出の最大活用 は、〜に基づいて構築された継続的なプロセスであり、 可視性 と データドリブン と意思決定です。

全てのアプリケーションの徹底的な監査を開始し、慎重に測定することから始めます。 ライセンスの利用 無駄を明らかにするために。

次に、体系的な 合理化フレームワークを適用し、 （保持、廃止、置換）を用いて重複を排除し、ライセンス数を適正化します。

調達を集中化し、継続的なガバナンスフレームワークを活用することで、持続的なコスト管理を実現し、ソフトウェアポートフォリオ全体の戦略的価値を最大限に引き出すことができます。

よくある質問

準備はよろしいですか？

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